Een zoekactie in Scopus kun je bewaren en je kunt je voor toezending van de nieuwe resultaten daarvan opgeven via een alert: dan krijg je elke week (of maand, afhankelijk van wat je hebt aangegeven) een mail toegestuurd met daarin de laatste resultaten van die zoekactie. In die mail zitten maar een deel van de resultaten: er zit een link bij en als je daarop klikt, start hij Scopus op en doet de hele zoekactie, beperkt tot die tijdsperiode, opnieuw. Vanuit die zoekset  kun je ook doorklikken naar de full-text, en krijg je je Linkresolver icoontje in beeld.

Het was ons opgevallen dat het voor kan komen dat er in de link staat: “Access all xxx new results”  maar als je daar op klikt krijg je soms minder hits dan die xxx in beeld. Hoe kan dat nu?

In de link die je meegestuurd krijgt zit een tijdsperiode. Heb je opgegeven dat je wekelijks een alert wilt, dan zit in die link ook een periode van een week: zeg maar van maandag tot maandag, in deze vorm:

ORIG-LOAD-DATE AFT 1216897671 AND ORIG-LOAD-DATE BEF 1217502381

Deze datumcodering staat voor een periode tussen 24 juli 2008 13.07 en 31 juli 2008 13.06 uur GMT+2. Daarmee wordt voorkomen dat alerts elkaar overlappen: de alerts kun je immers bewaren en later aanklikken: dan krijg je per alert toch de resultaten van die periode te zien. Dat resultaat hoort altijd stabiel te zijn, tenzij er een artikel dubbel ingevoerd is en uit de database is verwijderd, dat kan een enkele keer voorkomen.

Maar het is ons herhaaldelijk overkomen dat men bij een aangekondigd resultaat van zeg maar 19, er maar 15 vindt, en dat verschil is wel groot.

Ik heb Elsevier naar een verklaring daarvan gevraagd, en die blijkt erin te zitten dat van sommige titels de pre-publicaties (Articles in press)  zijn opgenomen. Heb je dan een e-alert op bijv de inhoudsopgave van een tijdschrifttitel, dan kan het voorkomen dat er veel pre-pubs van die speciale titel in het bestand zitten. En als de titels inmiddels zijn uitgekomen, worden de pre-pubs uit het bestand verwijderd: ziedaar de reden van het grote schil tussen aangekondigde en daadwerkelijk gevonden titels.