Sharepoint recordsmanagement Eric Burger #KBenP11

2 Reacties

Zomerevenement van KBenP in het Kurhaus te Scheveningen.
Aftrap : Eric Burger ‘RM  en governance met SharePoint’  daarna om 11.15u

Uitzicht vanuit zaaltje

E-mailmanagement.
In mesdag 2, een heel mooi zaaltje met uitzicht op zee! Het is heel druk: de zitplaatsen zijn in no-time vol, achterin de zaal staplaatsen.
Tweet:

En lees ook vooral het kakelverse onderzoeksrapport van #AIIM ‘Using #SharePoint for ECM’ http://t.co/p0weOvm #KBenP11 #recordsmanagement

Eric geeft cursussen en consulten over SP, voor GO, overheid en bedrijven. Cursus voor GO: veel organisaties duiken in SP alsof er geen morgen is … voor dat je het weet loopt het uit de hand, het nadenken vooraf ontbreekt. Steeds meer aandacht voor ‘governance’ als je dat niet doet is dat een ‘clear way for disaster’.

Vaak ligt de licentie in huis en gaat men maar aan de gang, aanvankelijke inrichting is heel gemakkelijk, en als je dat heel vrij laat en eerst maar eens laat experimenteren koers je aan op chaos.
Als je maar begint en later het beheer wil regelen zit je in de problemen.

Dit zijn wat negatieve kanten, maar SP is toch wel een systeem waar je de gebruikers mee lastig wilt vallen, en dat zijn de gemiddelde recordsystemen niet.
SP bevat veel functionaliteiten in een oplossing, en dat is prettiger dan wanneer er verschillende systemen naar elkaar bestaan.
De eenvoud heeft veel in zich.

Er zijn veel componenten in SP: hij gaat t over contentbeheer hebben, laat de andere zaken even liggen nu.

Verbeteringen in de 2010 versie:

  • in place records of gebruik records center
  • uni identifier (permanente URL)
  • content types
  • document sets
  • information management policy: bewaartermijnen, archivering, holds (wachtstand)

Aanvankelijk waren die zaken er niet: om zo zaakgericht te kunnen archiveren, in 2010 versie zijn aantal verbeteringen gekomen.

Documenten wegsturen naar archief, ook geautomatiseerd, leek aanvankelijk de gedachte, de 2007 optie voldeed niet, is later gewijzigd , zodat ook gearchiveerde documenten op dezelfde plek blijven. Voor gebruiker is dat voordeel, nadeel is er wel als je archiefgegevens met aparte toegangen wil regelen.

In 2007 start bewaartermijn op moment dat je zaak afsluit: maar dat bleek nog heel lastig om dat goed te regelen. In 2010 heel erg divers gemaakt, allerlei archiverinsgstadia kun je aanmaken: oude versies kun je bijv na jaar verwijderen en laatste versie laten staan. Je kunt nu ook vernietigingstermijn aanpassen.

In place records management is heel handig, heb je geen aparte archiefomgeving nodig maar is die ingebakken  in de dagelijkse SP omgeving. Er zitten wel heel veel gevolgen aan vast voor hoe de documenten beheerd worden, dus je moet er goed over nadenken wie er wat mee kan. Je geeft  de gebruikers immers zelf de vrijheid om te archiveren, wil je dat niet, dan moet je dat ‘in place management’ misschien wel niet doen.

Inhoudstype: bepaalde soort voor bepaalde termijn bewaren.
Sommige dingen zijn  in SP zo gemakkelijk dat het lijkt dat je er vooraf niet zo over hoeft na te denken.
SP gaat uit van hele grote gelijkvormige systemen, maar in de praktijk is er een veel grotere diversiteit. In een dossier kunnen heel verschillende stukken voorkomen. Een beschikking heeft een bepaalde termijn en alle stukken eromheen en andere. Vooraf bedenken, je moet goed weten wat je doet.

Kracht van het systeem dat je achter een documentsoort of een dossier een vaste routering aanmaakt. Je kunt een dossier uitzonderen van een termijn of van een procedure.
Termijn en fases kun je aan actieve documenten hangen of aan archiefdocumenten.

Document sets is een nieuwe feature. Zou een dossiervorming zijn; verschillende documenten ed onder een regiem verzamelen. Alles wat erbij hoort top je in een set. Nadeel is als je daarvan en record wil maken zit je met hoe je ‘in place recordsmanagement’ hebt ingericht en kun je niet op dezelfde plaats archiveren.  Raar eigenlijk:  je bent dan je vaste URL ook kwijt.

Out of the box?
Meestal moet je wel een aantal zaken zelf inrichten: email archivering moet je met aparte tool doen, want als je mensen vraagt dat zelf te laten doen, dan doen ze dat niet.
Microsft zegt wel dat Outlook helemaal geïncorporeerd is, maar geldt niet voor alles. Archivering van email zit er niet in. Middel zou zijn: Colligo: daarmee kun je mails toevoegen aan een archief en kun je in mail je archief zichtbaar maken.

Risico’s voor gebrekkige governacne.
Conflicten over beheer, chaos.
Maak een goed plan voor het beheer voordat je implementeert. Is best wel complex om dat te regelen; breng vertegenwoordigers uit heel organisatie bijeen om het blijvend voor de organisatie te regelen.

  • backend (hardware, platformsoftware, maatwerk add-ons
  • frontend (metadata, vrijheden, classificatie, functionele en retentie governance

Certificeren en archiefwet
Onderscheid kwaliteit product en kwaliteit implementatie wordt vaak niet gemaakt.
Audit-trail kun je vaak uitzetten, zodat je achteraf niet gelogd hebt.
In SP : hierachisch file-plan ….(en nog aantal nadere zaken)
SP2010 is niet gecertificeerd cf NEN 2082,een SP implementatie kan wel gecertificeerd zijn bv die  Gemeente Nieuwegein)
GimmalSoft aanvullende software wordt ontwikkeld.
Vrag is of je dat moet willen.

Aantal links; zie de ppt

In oktober en november is er een tweedaagse cursus over recordsmanagement

Lees Genuanceerd rapport van AIIM

SharePoint als ondersteunend platform voor virtueel werken met teams en portfolio management #AIN020

1 Reactie

SharePoint als ondersteunend platform voor virtueel werken met teams en portfolio management door Dennie Heye, global knowledge manager bij Shell International B.V.  Zijn website met een overzicht van zijn presentaties en artikelen  en niet te vergeten zijn blog: the obnoxious librarian from hades!

Shell HR IT (de centrale IT afdeling die alle human resources applicaties beheert) heeft begin 2010 SharePoint geimplementeerd om virtueel werken te faciliteren en het portfolio management proces te stroomlijnen. Dennie Heye zal uitleggen hoe dit tot stand kwam, met een focus op de praktijk ervaring en waarom de vaardigheden van informatie professionals bij SharePoint trajecten van belang zijn.

Belangrijke conclusies:

– De veelzijdigheid van SharePoint vereist goede kennis van het systeem om het bruikbaar in te zetten
– SharePoint is een platform, maar aandacht voor het proces en de mensen blijven even belangrijk voor succes
– Informatie professionals hebben de vaardigheden om SharePoint projecten tot een succes te maken

En om alvast een voorproefje te geven heb ik een korte podcast met mijn ideeën waarom informatieprofessionals een belangrijke rol kunnen spelen in SharePoint projecten.

Vakperspectief: Als je nagaat wat we nog kunnen doen zitten we de komende 25 gebakken.

  • Een tool gaat geen probleem oplossen
  • Je moet mensen meekrijgen en er moet een proces omheen zitten.
  • Informatiemanagement skills zijn cruciaal om het goed te laten werken: luisteren naar klant!

Achtergrond

  • Kennis vloeit weg na verloop van tijd als je dat niet bijhoudt
  • Knowledge sharing strategy mensen bewust maken dat je kennis moet delen: Kennis zit in hoofden van mensen; eerst nakijken of iemand al wat gedaan heeft,  je leert terwijl je doet en daarna deel je (Ask – Learn – Share)
  • Knowlegde sharing is onderdeel van je werk, is logisch onderdeel, moet vanzelf gaan
  • Eerst praten met mensen, dan pas praten over tools

Business assessment -> Technology assessment -> Roadmap (design etc)

Primair proces bekijken: vaak zijn er koninkrijkjes  ontstaan en door die eilandjes zijn dingen moeilijk terug te vinden. Vaak spreek je ook over veel verschillende bronnen: bij hen waren dat veel spreadsheets door even zovele eigenaren op eigen wijze beheerd. Stuk voor stuk alle spreadsheets die er al waren werden door de ‘eigenaar’ in SP ingevoerd en zo samengevoegd. Daarmee heb je een centrale poolan data: die kun je bijhouden en daarop lijsten baseren. Afhankelijk van doel zie je ze anders en zo kun je ze vanuit een centraal punt bijwerken.
Op basis van die lijsten kun je dan mooie plaatjes (Charts) voor management maken.
Scheduling overview.
Zo kun je garanderen dat informatie die op een bepaalde plaats staat klopt, en daarop verder bouwen.

Gestandaardiseerde metadata: nu men ziet dat het werkt is men eerder bereid het te doen.

Virtual teams

My Workspace program
Shell heeft wel zo’n 6000 blogs draaien, maar dat zie je niet.

Rol IPer:

  • er moet government komen: iemand moet site bijhouden
  • communicatie
  • content: migreren? Wat wel wat niet
  • design: site design and taxonomis / usability and information architecture
  • technology: ranking

3 leestips

kijk naar de ppt van hem, komt op de site

Toelichting Sharepoint – het Communicatieportaal en het Projectenportaal #AIN020

Laat een reactie achter

Tweede van de drie AIN items over Sharepoint: Toelichting SharePoint aan de hand van 2 voorbeelden door Rutger Wetzels van onze sitesponsor AnchorMen, die zich bezighoudt met het implementeren van Sharepoint toepassingen. De twee voorbeelden zijn:  Het Communicatieportaal: ‘een uiterst krachtige portaal om interne en externe communicatie in uw organisatie te optimaliseren’  en Het Projectenportaal: ‘ samen efficiënter en effectiever aan projecten werken en altijd up-to-date zijn’

SharePoint vergemakkelijkt de samenwerking tussen mensen. Met SharePoint kunnen werknemers websites opzetten waar ze informatie delen met anderen, documenten van begin tot eind beheren en rapporten publiceren waarmee iedereen betere beslissingen kan nemen. SharePoint brengt kennis en personen dichter bij elkaar en door integratie met diverse kantoortoepassingen als zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint zorgt SharePoint 2010 voor een productiviteitsverbetering. Samen met Business Partner ETTU kan AnchorMen nu een tweetal portalen aanbieden aan organisaties. Deze portalen zijn ontwikkeld bovenop bestaande SharePoint technologie en zijn al succesvol geïmplementeerd bij een groot aantal organisaties. 

Wel, let see, laten we hopen dat t niet alleen een verkooppraatje is.

Van plan vnl demo te laten zien.

Doel vna SP: samenwerking tussen mensen mogelijk te maken en interne communicatiekanaal te bieden. Je kunt ook een goede ‘branded’ site opbouwen, met de 2010 versie. Zelfs samenwerken met de office 2003 kan nog.
Je betaalt een pittige licentie en dan heb je nog niets: als er nog weinig kennis is in de organisatie moet je al veel doen en wordt de agenda veel te ambitieus. En dan krijg je veel extra maatwerk erbij, scoop wordt veel te breed …  Zij proberen het zo aan te bieden dat dat wat in de hand te houden is.

Tips:

  • SP kun je heel goed inzetten voor Werkstroomondersteuning en Archivering
  • Wat ze leveren dekt al 70/80% van de behoefte, rest is maatwerk
  • Als je SP gaat gebruiken als fileserver structuur ga je niet alles eruithalen wat erin zit
  • De omslag van een fileserver-structuur naar een metadata-structuur is fors
  • Via aggregatiemechanismen (zijn er heel veel) kun je er best wat uithalen

Vraag: ben je er nog wat kritisch over? Zie de opmerkingen van Daan in vorige sessie..
Antwoord: een aantal dingen komt nog langs, en in 2010 gaan een aantal van die dingen beter dan in 2007

De homepage kan  gegevens van MySites laten zien via allerlei aggregatiemechanismen: verjaardagen, nieuws, agenda etc.

Autorisaties; wel tonen, niet wijzigen.

3 hoofdelemementen waarom je SP zou moeten gebruiken (welke dan?)

Folders vs metadata
Fileserver verdeelt hiërarchisch, tijd dat je bezig bent om iets te zoeken neemt toe, servers lopen vol, structuur rammelt.
Op 1 plek kun je hier geen versiebeheer toepassen. Mappen zijn alleen aan te raden om daar autorisaties op te zetten.
Nadeel is dat daar geen overzicht over te krijgen is:  het is moeilijk om transparant te krijgen hoe om te gaan met vertrouwelijke informatie. In SP kun je dat ondervangen door een container te maken met alles (duizenden in een bibliotheek) en die labellen met metadata: dan kun je weergaves te maken om juiste selectiedocmenten te vinden en daarmee krijg je wel versiebeheer op 1 plek.
vraag: hoe dwing  je dat metadata geven af?
anwt: meestal max 5-6 in laten vullen, aantal wordt er automatisch toegekend, op basis van plaatsing van een document in een bibliotheek (overerving)

DMS / SP
Een echt DMS kan veel dingen die SP niet kan.
Bijv aantal metadata in een keer wijzigen. Dat soort dingen heb je voor kennismanagement vaak wel nodig, maar gaat erg lastig in SP.

Laat Wiki zien uit de standard versie: ziet er idd archaïsch uit met die vierkante haken.
Afbeeldingen invoeren is stuk gemakkelijker geworden dan in 2007 versie, maar linken naar andere pagina’s is nog steeds lastig.

MySite
Is heel erg uitgebreid in verhouding tot 2007.

Sharepoint een zegen of een vloek? #AIN020

Laat een reactie achter

Het Amsterdams informatiennetwerk AIN heeft 9 juni 2011 een Sharepoint sessie, gehost door Deloitte.

Steeds meer organisaties zetten SharePoint in om de interne communicatie te stroomlijnen. Wat biedt dit veelzijdige platform en hoe optimaliseer je het gebruik ervan? Welke rol kunnen informatieprofessionals daarbij vervullen? Wat zijn de punten waar je op moet letten?

Een drietal sprekers treden op, de eerste van de drie is getiteld  “Sharepoint een zegen of een vloek?” : een Skype-contact met Daan Boom van het ICIMOD  vanuit Katmandu, Nepal.

16.00-16.30 Eerst aan de koffie.
Volle bak, 60 belangstellenden, grappig dat ik er bijna niemand van ken, al woon en werk ik al 30 jaar hier.
Zo’n verbinding opzetten is nog een gedoetje. Gelukkig is er een gasten-wifi.

16.30 opening.
Tineke IJtsma heet ons welkom, 2 nieuwe bestuursleden AIN.
Peter Evers heeft 1 sheet over Sharepoint (Intranet Focus Impact of SP 2010 on the world of Information management) : in veel gevallen komt het er gewoon, en  Informatiespecialisten hebben daar geen zeggenschap over.

16.30 Daan Boom

Hij is goed te verstaan. KM in heel Katmandu bestaat uit (extern) 2 personen.
Daan vertelt wat over zijn organisatie: is daar 4 jaar gestationeerd.

Wat ze daar doen: Informatietechnologie / leren en praktijk ervaringen bundelen / communicatie / geo-informatie. De onderwerpen waar ze zich mee bezig houden zijn Waterbeheersing, Biodiversity, en Armoedebestrijding.
Ze werken  daar met 57 man aan KennisManagement.

Vanuit pragmatische overwegingen heeft Daan voor SP gekozen: out-of-the-box, in begin weinig ICT support nodig en relatief goedkoop. Ze werken nog met versie 2007. Als kennismanagementsysteem is het vrij matig, maar voor projectwerk is het goede tool; de vakmensen zijn erg tevreden, en het werkt relatief intuïtief.

Een van de problemen is dat men vaak een eigen browser wil gebruiken: Firefox of Chrome. om gewoon te tonen gaat dat wel, maar het werkt niet echt lekker.  Zowel in de 2007 als in  de 2010 versie heb je dus echt IE nodig, anders heb je de volledige functionaliteit niet.

Tegen SP als documentmanagement systeem pleit dat het systeem documenten in silo’s / folders oplaadt; eigenlijk hetzelfde als een fileserversysteem. Dat beperkt meteen de navigatie: om naar andere onderwerpen te komen is een behoorlijke navigatie nodig en als je een uitgebreid foldersysteem hebt is dat niet gemakkelijk.
Ook de Trefwoorden werken onvoldoende in 2007: dat maakt je wel  verplicht de folderstructuur te gebruiken.

Metadata
Als je velden niet verplicht maakt vullen mensen de metadata niet in: vindt iedereen te lastig. Alle projectinformatie vind je terug in foldergroepen: dat is de gemakkelijkst manier voor vakmensen om hun informatie terug te vinden.
In 2010 is dat ondervangen, maar daar heeft Daan nog geen ervaring mee.
Jongeren zijn wat eerder geneigd tot metadata te gebruiken dan de oudere generatie.

Voordelen voor het werken met  SP zijn: het werkt naadloos met andere officeprogramma’s samen, je kunt documenten  meteen aanmaken met de metadata die er dan al inzitten wanneer je uit een bepaalde folder start. Maar ook dat werkt niet zoals t zou moeten: de meeste mensen werken liever off-line en slepen later de documenten in de folders, en dan mis je dus de metadata.

Vanuit knowledge sharing opzicht kun je allen maar t beste eropletten dat namen duidelijk zijn.

De Wiki’s en Blogfunctionaliteit is erg omslachtig. Het zou voor blogs iets beter zijn in 2010, maar nog steeds niet echt goed.

een ander nadeel van SP is dat je  zoveel out of the box applicaties kunt gebruiken dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

Backups in SP maken is heel omslachtig, zeker als je samenwerkt met anderen: dat vergt erg veel IT ondersteuning en op internet zijn betere systemen aanwezig voor collaborative work. Zeker als je veel extern gaat samenwerken kun je beter niet voor SP kiezen.

vraag:ga je nou echt minder emailen met SP?

antw: nee. We hebben wel de shared drives waar mensen documenten op konden dumpen afgesloten, dat heeft nogal commotie opgeleverd.

Introductiecursus Sharepoint voor Informatieprofessionals GO middag

2 Reacties

vervolg van het ochtendprogramma

Samenwerken in sites
Bibliotheken en lijsten komen samen in sites: een site is opgebouwd uit pagina’s.
Een pagina bestaat uit bibliotheken, lijsten en webonderdelen.
Siteacties > site-instellingen. Hier stel je bijv in wie toegang heeft tot je site: personen en groepen. Groepen aanmaken zit op een hoger niveau. Jijzelf kunt gebruikers toevoegen. Er zijn Lezers (alleen lezen), Gebruikers/Leden (documenten toevoegen) en Eigenaren (webonderdelen aanpassen).
Er zijn heel erg veel kolommen al aanwezig: hier kun je er maken die je via de lijstinstellingen of bibliotheekinstellingen aan je eigen weergave kunt toevoegen vanuit de optie ‘Bestaande sitekolom toevoegen’ .

Lijsten
Een lijst is een soort documentbibliotheek, maar zonder de bestanden die je er aan koppelt: aan een lijst koppel je items, geen documenten, maar verder zien er wel soortgelijk uit.
Lijsten zijn o.a.:

  • takenlijst
  • aankondigingen
  • nieuwsberichten
  • discussielijsten
  • agenda
  • contactpersonen
  • links

Voor een lijst heb je lijstinstellingen: voor versiebeheer en kolommen bijv. Welke kolommen er komen te staan is afhankelijk van de soort lijst die je maakt.
In- en uitchecken is typisch voor documenten, dat zie je hier niet.
Er zijn ook lege lijsten: die kun je zelf helemaal maken, maar het is gemakkelijker een standaard te nemen en die aan te passen door er dingen uit te slopen.
Om een lijst toe te voegen aan een pagina, ga je naar die pagina, klik op siteacties en (bovenaan) Invoegen > Bestaande lijst >  <klik lijst aan> Toevoegen.
Je kunt ze omhoog en omlaag slepen om het naar je zin te maken.

Weergaves
Kun je aanpassen bv op de homepagina kun je alleen de laatste 5 items van je nieuwsberichten neer te zetten. Dat kan verwarrend zijn en men kan zich afvragen waar de rest van de documenten is: dit los je op door de naam van de  weergave te veranderen in bijv: ‘ Laatste 5 documenten’.
Je kunt een andere dan de standaard weergave maken bij de Lijst> Lijstinstellingen.  Als je er ene gemaakt heb ga je naar je homepagina van de  teamsite pagina, je klikt op de editknop van de betreffende lijst en kiest voor een andere weergave.
Let wel: als je een eigen gemaakte weergave later weer aanpast, moet je eerst op elke teamsite (!) waar je die in gebruik had een willekeurige andere weergave kiezen en daarna weer terug naar de aangepaste voorkeur weergave voor hij de gewijzigde versie oppikt …  😦   (daar word je ook niet vrolijk van).

Inhoudstypen
Bij de documentbibliotheek kun je de inhoudstypen definiëren. Het is belangrijk -en lastig- om dat al van te voren in te richten. Als je dat goed doet heb je er later veel profijt van.
Kan zowel op site niveau als op hoogste niveau vastgesteld worden. Standaard is de optie Inhoudstypen uitgezet, dus dat moet je -per bibliotheek- aanzetten: dat doe je door ‘beheer toestaan’ op Ja zetten. Het daadwerkelijk aanmaken zit onder de site-inhoudstypen: net zoals de sitekolommen is dat al vaak voorgekookt.
Meestal koppel je per bibliotheek een aantal inhoudstypes, maar dan moet je dus dat beheer wel eerst toestaan.

Beheerde trefwoordenlijsten
Sharepoint 2010 heeft mooie mogelijkheden voor taxonomieën, en folksonomy, al is t niet perfect.
Tagging kun je aanzetten: dat heet hier ‘ondernemingstrefwoorden’.  Die moet je dus enablen bij Bibliotheek > Bibliotheekinstelling> Instellingen voor ondernemings-metagegevens en trefwoorden.
Je moet dat per bibliotheek instellen, maar de IT kan dat voor de gehele site aangeven.
Alle termen die je hier invoegt onthoudt hij, over alle bibliotheken bij elkaar; zodra je bij een document begint te typen geeft hij suggesties op basis van de eerste letter.
Je kunt de lijsten opschonen, maar reeds gegevens tags blijven bij het document. Als ze uit de lijst zijn, worden ze dus ook niet meer gesuggereerd.
De taxonomie optie vind je bij Site beheer > Site-instellingen > Termenopslag beheren  en hij heet: ‘Managed Metadata Service’. Je maakt een groep aan met daarbinnen een termenset en daarbinnen termen.
Een termenset is bijv een regio. Aan een term zelf kun je synoniemen en/of een Scope Note hangen, een term mag op meerdere plaatsen voorkomen.
Je koppelt op niveau van een termenset.
Als je een item aan een lijst, of een document aan een bibliotheek toevoegt krijg je bij het opslaan een vakje voor die trefwoorden of taxonomie-items en wanneer je daarin begint te tikken krijg je een suggestie.  Tik je het synoniem, dan komt hij ook met de juiste term.
Je kunt een eigen lijst invoeren via Excel.
Eenmaal ingevoerde termen kun je wel wijzigen in de beheerssite, maar ze blijven aan de documenten zelf hangen.  Je kunt ze ook niet verwijderen en/of zoek/vervangen. (Waarom nemen ze niet een informatiespecialist in dienst bij Microsoft he …)

Sitenavigatie
Linksboven heb je een mappenstructuur (sic!) icoontje waar je naar de ‘home’ kunt komen. Zo kom je op de onderliggende teamsites die de bovennavigatie vormt, genaamd de  ‘bovenste koppelingsbalk’.  De teamsites waar je bijkunt zie je dan: als je daarop klikt kom je op onderliggende teamsites en bibliotheken.
De volgorde waarin die gepresenteerd worden kun je aanpassen via Team site > Site instellingen > Uiterlijk > Bovenste koppelingsbalk.
Die bovenste koppelingsbalk kun je laten overerven bij andere teamsites
Linkernavigatie kun je ook aanpassen: dat onderscheid in lijsten en bibliotheken is voor de gebruiker helemaal niet interessant.
Advies: voeg ze samen.
Siteacties > Site-instellingen > Uiterlijk > Snel starten
Dan kun je bijv ‘Lijsten’ veranderen in ‘Overzichten’ . Of de Lijsten bij de Bibliotheken toevoegen: afhankelijk van wat je handig vindt.
Voor elke site (of teamsite?)  moet je dat afzonderlijk doen.
Linksonder in de navigatie vindt je ‘Alle site inhoud’ : ook wel handig als je niet meer weet waar welke bibliotheek stond.
Structuurweergave staat standaard uitgeschakeld, maar die kun je wel inschakelen. Is niet aanpasbaar. Laat de inhoud van de gehele site zien: volgens mij heet dat ene site-map …
Als je een taxonomie hebt kun je die in de linkernavigatie opnemen en uitklappen.
Toegekende tags kun je toevoegen aan de taxonomie via ‘verplaats’.

Sleutelfilter werkt iets anders: is eigenlijk zoeken in de taxonomie. Zoekt maar op 1 term, combinaties zijn niet mogelijk, en ‘Explode’ al helemaal niet.

Tips:
Versienummer in kolommen krijg je via  Bibliotheekinstellingen > weergave > alle documenten.
Als je een kolom hebt aangemaakt in de lijst: ga naar weergave, daar kun je hem dan aanvinken.
Onder ‘Alle site inhoud‘ vind je vaak items terug die je kwijt bent en die ergens zweven.

NB
Veel organisaties die van 2007 overgaan naar 2010 vinden het gemakkelijker om het helemaal opnieuw op te zetten dan om te migreren …

Introductiecursus Sharepoint voor Informatieprofessionals GO ochtend

2 Reacties

De GO opleidingen zijn met een nieuwe cursus begonnen: Introductiecursus sharepoint voor informatieprofessionals.  Eind van het jaar wordt deze gevolgd door Haal meer uit Sharepoint.  Maar laten we bij t begin beginnen.

De GO heeft sinds mei een nieuw gebouw in Voorburg betrokken: bij KBenP. Het ziet er allemaal heel mooi uit en gelukkig hebben ze DE koffie 😉 . Een hands-on cursus wordt het, met 11 deelnemers en Joyce van Aalten als docent. Joyce ken ik al van de  ZIN bijeenkomst.
Eerst even insjekken bij foursquare … er is nog niemand eerder ingesjekt -bij de GO althans- dus een plaats toevoegen.

Zal proberen te bloggen, maar met hands-on lukt dat mogelijk niet zo goed, we zien wel.

Sharepoint is een platvorm waarop je een DMS kunt bouwen, een intranet kunt inrichten en kunt samenwerken.  Het is in  feite een doos lego maar  zonder gebruiksaanwijzing. Wel van belang om vooraf na te denken hoe je het gaat inrichten. Als je eenmaal hebt opgebouwd wordt het heel lastig om achteraf nog een laag toevoegen. Er is niet een beste manier om het in te richten.

Sharepoint kan van alles wat -al zijn er op onderdelen vaak wel betere systemen- en dat van alles wat is juist de kracht.

  • Document management. Een echt DMS gaat vaak verder dan Sharepoint kan
  • Samenwerken in teams
  • Enterprise search (Fast zoekmachine levert wel op maar kost extra geld)
  • Web content management (intranet en websites)
  • Record management
  • Business intelligence

Afhankelijk van hoe je het inricht krijg je een goed systeem …

Versies
Verbeterd in 2010 tov 2007 is: office integratie, interface -dat lint, taxonomieën en tagging, zoekfunctionaliteit. Met name die metadata opties zijn een stuk verbeterd ten opzichte van 2007.
De 2010 versie is er in een foundation en een serverstandard/enterprise versie. Een mooie tabel met vergelijkingen vindt je op: SharePoint 2010 Feature Comparison (SharePoint Foundation 2010 Vs SharePoint 2010 Standard/Enterprise)

Documenten
In de documentbibliotheek zie je aan icoontje wat het voor soort document is, de eigenschappen kun je via pijltje rechts van titel opvragen.
Je kunt ze meteen openen en bewerken, voor zover het office documenten zijn. Met uitchecken zet je hem even vast zodat een ander het niet kan bewerken: lezen kun  je het wel.
PDF wordt niet standaard ondersteund in Sharepoint: is wel aan te passen door een extra pack te installeren. Je moet PDF  eerst opslaan en dan kun je hem openen.
Nieuw document openen in de teamsite zelf: niet eerst Word openen en dan document maken en opslag plaats kiezen.
‘Opslaan als’ <een andere naam> in dezelfde teamsite kan wel, maar dan moet je de plaats van de server wel zoeken via Windows.

Mappenstructuur.
Waarom kopiëren we de mooie mappenstructuur niet naar Sharepoint?
In mappen structuren ben je snel de weg kwijt waar je zit.
In Sharepoint heb je juist de metadata die je helpt om dat goed in te richten: in de mappenstructuur moet je kiezen voor een bepaalde plaats van opslag, via metadata kun je het koppelen aan meerdere ‘insteken’.
Hoe krijg je mensen zover dat ze afzien van die mappenstructuur? Klein beginnen, laat het in een project zien dat het goed werkt met de metadata.  Dat vasthouden aan de mappen is een cultuuromslag die moeilijk te overwinnen is, je krijgt het er bijna niet uit.  Adviseer ze wel om vooral niet teveel te nesten.
Je kunt het aanmaken van mappen wel uitzetten, maar niet beperken tot een beperkt aantal niveaus.

Bibliotheken
Als je de juiste rechten hebt, kun je ook instellingen aanpassen: bijv versiebeheer. Standaard worden er geen versies bijgehouden, maar je kunt ervoor kiezen ook met versies (primair)  en zelfs concept (secundaire) versies te werken.  Waar je wel op bedacht moet zijn: als alle  versies bewaard  blijven dat er gigantisch veel kunnen zijn.  Als je dit heb aan gezet zie je dat ook in je overzicht, en ook wanneer je een document wilt bewerken kun je aangeven als welke versie je dit wilt bewaren.
Al dan niet uitchecken kun je hier verplichten.
Als een document is uitgecheckt moet je er wel om denken dat weer in te checken: aan het groene pijltje in het overzicht kun je zien dat het uitgecheckt is. Een uitgecheckt document blijft wel gewoon in dezelfde map staan, komt niet in je eigen documentenbibliotheek. Via ‘Bestanden beheer waarvan geen ingecheckte versie bestaat‘ kun je zien welke dat zijn en kun je ook eigenaar worden van een selectie: daarmee kun je als beheerder een document dat iemand anders heeft uitgecheckt terugzetten.

Kolommen
Aanmaken kolommen: bibliotheken > bibliotheekinstellingen > aanmaken bibliotheekkolom.
Via de optie kolommen kun je allerlei zaken aanklikken die je wilt zien. Als ergens voor kiest en dat aanklikt aanklikt krijg je detail menu waarop je voorkeuren wilt aangeven. Je kunt hier ook zelf een eenvoudig keuzemenuutje maken, dat je later kunt aanpassen.  Wees er wel op bedacht dat dat niet retrospectief voor eerder ingevoerde documenten  geldt.
Achteraf wijzigen in de documenten kan ook niet: dat kun je wel in een taxonomie regelen.
In de kolom: met als optie ‘Beheerde metagegevens’  leg je de koppeling met de taxonomie.

Bibliotheken aanmaken
Site acties: nieuwe documentbibliotheek > naam geven.
Er zijn verschillende smaken bibliotheken: afbeeldings- formulieren- documentenbibliotheek, maar ook een wikipaginabibliotheek.
Die maak je binnen een teamsite.
Bibliotheek = een verzameling documenten die dezelfde eigenschappen hebben.
Als je een nieuwe gemaakt hebt komt die links in de navigatie op je teamsite te staan.

Inhoud
Wat zet je in Sharepoint: niet alle kleine memo’s, beoordelingsgesprekken e.d.
Nadenken over doel van Sharepoint: wat gaat er wel in, wat niet. Bijv. alleen projectdocumenten.
Wat je niet moet doen is alles migreren.
Door de zoekmachine zou je ertoe kunnen komen om juist wel meer erin te zetten.

… en nu gaan we zelf aan de slag, straks verder …

Literatuur

Sharepoint 2010: metadata voorzieningen

3 Reacties

Maarten van den Dungen, Information Worker Consultant bij Macaw

SharePoint kan gezien worden als een uitgebreid platform met standaard een heleboel mogelijkheden aan boord. Het bevat bijvoorbeeld een integraal
document management systeem, inclusief versiebeheer, in- en uitchecken, inhoudstypes en metadata voorzieningen die het zoeken naar de informatie weer kunnen vergemakkelijken en de traditionele  mappen’-issues kunnen oplossen.
Het venijn zit hem alleen in de staart van deze zin, bij het woord ‘kunnen’.
Namelijk, ondanks dat het SharePoint platform verhoudingsgewijs eenvoudig uit te rollen is en alle out-of-the-box mogelijkheden snel en zonder relatieve zware IT inspanningen gebruikt zouden moeten kunnen worden, constateren we dat SharePoint projecten, eenmaal in productie, in het begin vaak goed gaan, maar dat na verloop van tijd de groei dusdanig explosief is, dat er problemen ontstaan.

De Macaw Sharepoint blog en zijn Twitter account

—————–

Maarten gaat demo’s geven

  • werken zonder metadata (en waarom je dat niet moet doen)
  • informatie met veel metadata
  • dossiers
  • eindgebruikers centraal

Opbouw in lagen van van onder naar boven

  • Operating system
  • Sharepoint 2010
  • Content type hub  (laag waar alle metadata ed gedefinieerd wordt. Abstractie laag. Lagen die daarboven zitten kunnen er gebruik van maken: 1 plaats waar je het definieert, wordt doorgevoerd op alle andere plaatsen.  Is nieuw in 2010)
  • Portal-teams-samenwerking – kennis – dms-archief
  • zoeken en vinden

Meteen al bij implementeren moet je een ‘content type hub’ invoeren: las je dit meteen niet zo doet, dan kun je niet meer terug: die content type hub kun je later  wel aanvullen, maar als je hem niet hebt aangemaakt heb je een probleem. Dat is ook een van de redenen dat omzetten van 2007 naar 2010 zo’n probleem wordt.

Sharepoint zonder metadata
Als je een bibliotheek aanmaakt in SP zie je je documenten met ongeveer dezelfde data als je in de Windows verkenner ook ziet: dat is de standaard metadata die aan een document hangt (titel, datum, grootte ed). Als je op deze manier heel veel documentbibliotheken hebt is de toegevoegde waarde van SP nihil. Dan kun je net zo goed een fileserver systeem gebruiken.
Zonder extra metadata  kun je alleen filteren op dit soort standaard data (titel, grootte) of ze daarop sorteren maar meer kun je niet. Het enige is dat je iets gemakkelijker kunt dan de gewone verkenner is zoeken in alle documenten.

Sharepoint met meer metadata
Je kunt allerlei metadata formuleren bv taal, rating, classificatie, trefwoorden etc. Als je dat doet, kun je ook een metadata navigatie aan de rechterkant krijgen wat je ook wel ziet met die cluster-zoeksystemen. Zo kun je snel filteren: de reviewed documenten bv. eruit halen.
Door metadata die je toevoegt kun je ook ‘views’ toevoegen en binnen die views dingen zoeken. Zo kun je snel en gericht mensen documenten laten zien/vinden.
Dat komt ook terug in de search: SP weet in de zoekmachine dat een eigenschap van een document bv de Taal is, endaarop kun je verfijnen.
In de lijst wordt niets met de content gedaan: de search kijkt echt in de documenten zelf.

Toevoegen document
Als je een document toevoegt of  uploadt vraagt het systeem welke metadata je wilt toevoegen. Je kunt dee velden verplicht maken of niet. en je kunt een default aan een veld geven (taal – engels bv).
Je kunt een taxonomie zo instellen dat je een bericht aan de eigenaar van de taxonomie stuurt met vraag term toe te voegen mocht iemand het gevoel hebben dat er wat ontbreekt..
Vrije termen: zodra je gaat tikken geeft het systeem je suggesties van de vrije termen die anderen hebben toegevoegd en die met dezelfde letters beginnen.

Beheer taxonomie
Niet iedereen mag items toevoegen
Zodra de term is toegevoegd door de beheerder  (is vrij simpel) is de term meteen toe te kennen.
Het is wel aan te bevelen vooraf goed na te denken over welke termen je in de taxonomie hebt.
Meestal worden die vastgesteld door een beperkt groepje,en in  het gebruik komen andere weer zaken tegen die ze erbij willen hebben. Je kunt het beste het systeem zo inrichten dat dat oo kan, voorkom, zeker als je onderwerpen heel specifiek zijn, dat je er niets aan mag veranderen. Dialoog met de gebruiker blijft nodig.
Je moet het maken van een taxonomie zo inrichten dat je het samen met de deelnemers doet.

Folksonomie promoveren tot taxonomie is hele krachtige methode: het kan zijn dat het maken van een taxonomie vooraf zo lastig is, dat je er niet uit komt .Wat dan een methode is om mensen termen te laten invullen die ze zelf willen. Door een iteratief proces van steeds een taxonomie te proberen te maken van de ingevoerde termen toegevoegd kom je van daaruit tot een geheel dat de gebruikers aanspreekt : dat stimuleert het gebruik ook.
Je moet een heel strak beheer hierin hebben: 1 of 2 mensen die hier steeds mee bezig zijn en dat onderhouden. Werkt anders niet.

Facetnavigatie is het zoeken op meerdere termen; dat bestaat niet in SP, je kunt maar op 1 term inperken.

Content type = daarin definieer je allerlei zaken als: naam document, metadataeigenschappen (site klommen), informatiebeleid, workflow. Door bewaartermijnen te definiëren kun je de hoeveelheid informatie hiermee binnen de perken houden: bewaar alleen wat zinvol is.
Audit logging hoort hier ook bij: daaraan kun je zien wanneer document geopend wordt, door wie etc.
Barcodes zitten hier: dat is ideaal voor binnenkomende post.

Vraag: Kan SP postscanning aan?
Antwoord: dat ligt aan scansofware. Zo’n postocument kan wel in SP ingevoerd worden via de scansoftware en in een documentlibrary geplaatst worden (een projectmap bijvoorbeeld) en dan kan op basis van die projectmap automatische alerts verstuurd worden aan de mensen die zich bij die library hebben opgegeven.
Het zwakke van het systeem is dat het alleen een Pull heeft: de Push hebben ze eruit gehaald. Dat wil zeggen dat je zelf je informatie moet halen (lees je moet jezelf actief abonneren op een map) , je kunt het een ander niet aanbieden.

Dossiers
In dossierbeheer kun je zelf metadata beheren die je daarvoor nodig hebt: zo kun je aan een bibliotheek meerdere dossiers hangen.
Je kunt ook externe systemen koppelen en inlezen als metadata.
Aan een dossier kun je documenten toevoegen. Bv offerte + bijlage.
Dan krijg je een lijst als in verkenner bv met daarboven de dossier info.
In de metagegevens van een dossier kan ook een beperking staan van de document types die je mag toevoegen aan dat dossierbepaalde dossier.
De metadata is afhankelijk van wat je toevoegt, en bij elk type inhoud kunnen anderen gegevens horen. Aan een klantdocument wil je misschien andere gegevens toevoegen dan aan een offerte:  Metadata kan dus afhankelijk zijn van de soort content.
Document set.

Het ids mogelijk een Template te maken (in Word bv) en dat in een dossier stoppen, en daarmee kun je dan he nieuwe documenten maken.
Voor de eindgebruikers kun je het op deze manier zo gemakkelijk mogelijk maken: als je vanuit het dossier Word opstart zie je de metadata velden die daarbij horen. bovenaan staan. Als je de gegevens in de tekst gaat invullen, zet de template die als metadata weg in de velden erboven. Wanneer je het document bewaard zet Word het ook op de goede plek in het dossier neer, over de mappenstructuur -waar je het gaat bewaren- hoef je niet meer over te denken. Je hebt een project met een dossier: als je daarop klikt om documenten aan te maken zit je meteen in de goede structuur met de juiste templates. wanneer het tenminste tevoren goed is ingesteld
In Windows 7 is SP helemaal geïntegreerd: vanuit verkenner kun je meteen naar dossier toe zonder eerst SP te hoeven starten. Die documenten staan dus NIET lokaal. Alles wat je normaal met verkenner kan doen, kun je hier ook doen.

Meest krachtig onderdeel van de integratie: kies een nieuw document en voeg meteen in een klap de metadata al toe bij het openen van het document.  Voorheen nam men bij voorbeeld een oud document en wijzigde daarin de gegevens: dat is dus niet meer nodig en zeer af te raden. Op deze manier heb je snel het nieuwe document volgens de juiste template.
Werkt in Excel precies hetzelfde.

Workflow die bij dat document hoort kun je aan dat Word document hangen.

Het duurt lang voor het goed gaat werken: de mensen zijn gewend aan het werken met filesysteem.
Eigenlijk zeg je dat je geen folders moet maken, maar dan ga je vervolgens weer dossier maken die op fileserver systemen lijken. Dat is een beetje tegenstrijdig..
Invoeren SP is 20% implementatie, 80% cultuuromslag.

  • Metadata kun je aan alles hangen wat je toevoegt
  • Profielen maken, je kunt ratings toevoegen, en bij ranking wordt daarmee rekening gehouden.
  • SP is een DMS voor de massa: daarnaast wil het management een goed beheerssysteem, SP knoopt die twee aan elkaar
  • Volgens Maarten kun je SP zeker gebruiken als archiefsysteem!
  • Je hebt een technisch beheerder en een IT beheerder nodig.

Volgens mij is hij de eerste ITer die ik tegenkom die volmondig zegt dat metadata (en het verrijken van gegevens) belangrijk is (zijn)

————

Een interessante avond, gevolgd door een gezellig tapas etentje.
Wel veel geleerd.

Presentatie van Maarten

Maarten laat demo’s zien, zaal luistert, D blogt door :