Heterdaad sessie : Rijskwaterstaat digitaal #DIM13

De Papieren Tijger organiseert regelmatig sessie bij diverse organisaties waar een boeiende document- of kenniscentrum is. Op 9 april was dat bij rijkswaterstaaat.De belangstelling daarvoor was zo groot dat er een tweede sessie is uitgeschreven op 28 mei 2013.
Ik had er goede dingen van gehoord, dus ga vanmiddag eens kijken!

Dit is het programma: tekst integraal overgenomen van:

Rijkswaterstaat Digitaal: een DIM-visie voor de toekomst

Het Nieuwe Werken op ruim 100 vestigingen, van hoofdkantoor tot zoutloodsen, vergt meer dan alleen digitaal beschikbare documenten. 9.000 RWS-ambtenaren bij zo’n 16 diensten moeten ze ook nog eenvoudig met één systeem kunnen benaderen. Dat is een stevige overgang voor intern geproduceerde documenten, maar ook voor die van extern. Benodigdheden? Digitaal Archief, Digitale Bibliotheek, Digitale Ambtenaren…

Boeiend? Zeker! Daarom gaan we er kijken, op dinsdagmiddag 28 mei: in het fenomenale pand van Rijkswaterstaat in Utrecht (inclusief ‘triltoren’). Op Heterdaad!

Wat daar speelt is niet mis. Niet voor niets werd RWS Overheidsorganisatie 2.0 in 2012. Wat dacht je van Digibib, Sharepoint/TRIM als DMS + RMA, Social Media en nieuwsvoorziening, Metadatering modellen, Substitutie, Content integratie + databases en natuurlijk Projectarchivering?

RWS beheert en ontwikkelt ons nationale netwerk van wegen en vaarwegen. Projecten, projecten, projecten. Projecten in samenwerking met andere overheidorganisaties en marktpartijen, inspecteurs, handhavers. Dat is nog eens een mobiele zwerm van bezige bijen. Trouwens: 7000 van de 9000 medewerkers van Rijkswaterstaat hebben een Yammer-account om actief hun kennis en expertise te delen en samen te werken

Digitale Bibliotheek

Niet elke uitgever heeft er zin in, maar alle voor RWS relevante vaktijdschriften komen digitaal beschikbaar. Niet gewoon als pdf, maar zonder wachtwoorden op praktisch elke werkplek te benaderen. Ook de eigen rapporten, Rijksbrede contracten, de onvermijdelijke NEN-normen en allerlei andere van oorsprong papieren kennisbronnen komen nu beschikbaar. Digitaal èn via één zoekparaplu, op trefwoorden èn full text. De met EBSCO discovery service ontwikkelde proefomgeving wordt binnenkort uitgerold.

Het aardige is dat die externe aanbieders die het koude digitale water vreesden, inmiddels enthousiast zijn of worden. Het moet ook boeiend zijn om in overleg met één van je grootste klanten – RWS is een grootafnemer van technische tijdschriften, normen e.d. – een digitale variant te ontwikkelen van je eigen product, inclusief bijvoorbeeld de benodigde toegang, verdienmodellen, mogelijkheden voor kennisdeling, portaal etc. De tijd van de machtige uitgever in zijn ivoren toren lijkt voorbij, goed luisteren naar de klant staat centraal.

De NEN-normen zijn een voorbeeld, zoals traditionele bouwvoorschriften. RWS kocht ze vroeger in pakken van 100 (en vervolgens werden die door de hele organisatie verspreid en doken ze later soms verouderd overal op). Nu staat er een gezamenlijk ontwikkeld digitaal portaal, beheerd door de uitgever en altijd toegankelijk. Bovendien: er was bij RWS een volle FTE bezig om de normen up-to-date te houden. Nu zijn ze altijd actueel. Gebruikers hebben automatisch toegang op basis van IP-herkenning, zonder wachtwoorden.

Digitaal Archief

Ken je dat? Een organisatie met 9.000 medewerkers, die allemaal een (beetje) informatieprofessional moeten zijn? Rijkswaterstaat is hard op weg, gebaseerd op SharePoint (inderdaad) en TRIM. Iedereen archiveert zelf. En voor projectdocumenten is dat nu ook gestart. Hoe anders regel je Het Nieuwe Werken binnen ruim 100 vestigingen? Het Bestuur van Rijkswaterstaat heeft beslist, dus het gebeurt. Een fors project. De centrale cluster DIM, Documentair InformatieManagement, staat volop in de schijnwerpers.

Als echte projectorganisatie produceert RWS stapels papier die ook na 100 jaar nog nodig zijn voor onderhoud en reparatie van de aangelegde wegen, bruggen e.d. Maar het was niet ongebruikelijk om elk groot miljoenenproject als een nieuwe organisatie te zien, met een eigen – misschien wel externe – archivaris en idem archiefsysteem. Het Bestuur heeft besloten daar een streep doorheen te zetten. Er komt één uniform systeem (SharePoint 2010 gekoppeld aan TRIM 7.3). Alle andere systemen worden uitgefaseerd en geconverteerd.

De consequentie? De ambtenaar moet wennen aan zèlf projectdocumenten metadateren en archiveren. En voor DIM en de circa 100 – meestal decentrale – archiefmedewerkers: aanpassing van gedrag en houding. Tools bieden. Adviseren. Regisseren. Ondersteunen. Veel minder uitvoeren. Dat betekent bijscholen, trainen en misschien ook nieuwe mensen. Hiertoe is een stevige (hoe kan het ook anders:) projectorganisatie opgetuigd.

Meerdere projecten zijn inmiddels aangemeld om op de gekozen manier te gaan werken. De eerste die volledig aan de eisen voldoet, is inmiddels gestart.

Bij de afdeling Advies & Projecten is een centrale DIM-cluster met 9 medewerkers, inclusief 3 adviseurs die gericht zijn op de digitale bibliotheek. In de regio zijn ca.100 medewerkers als DIM-er aan de slag, onder wie 6 die de traditionele bibliotheekdiensten leveren.