Heterdaad RWS : Sharepoint DMS + RMA TRIM #DIM13

Laat een reactie achter

Trim is het archief van RWS.
Begonnen in 2009 en is vrij goed product. Maar wel solitair systeem.
Dim was er tevreden over r, is robuust en digitale authenticiteit.
Maar Trim is nogal statistisch, je kunt de gebruikers niet zelf laten Metadateren. Voor gebruikers is Trim helemaal niet gebruiksvriendelijk.
HP leverancier ziet de functionaliteit beter door SP gedaan worden dus ze stoppen met verdere door ontwikkeling.

Gebruikerseisen:
Gemakkelijk beheer, overdracht naar archief automatisch, moet bedrijfsvoering ondersteunen, uitgaan van RWS medewerker = kenniswerker, state-of-art.
Alle medewerkers moeten bij alle kennis kunnen.
Er moet een duidelijk versie beheer zijn.
Alle informatie is openbaar tenzij.
Of iets openbaar is of niet ligt bij de proceseigenaar. Dim adviseert over hoe ze daarmee om moeten gaan.
Document life cycle als kapstok gebruikt voor ontwikkeling systeem.
90% gebruikerswensen konden door SP worden voldaan. Geen maatwerk, wr zijn niet zoveel anders dan andere organisaties.

Indeling : Afdeling / programma / project persoonlijk / team
Enige dat maatwerk is is afdeling.

Documentbeheer: werkwijze die net goedgekeurd was door bestuur, kon als linker navigatie fungeren.
Zo krijg je startpagina van project met alle stappen, centrale agenda, projectplandossier ed.
Rechts product link (presence, namen van mensen, chatfunctie ed)
Projectplandossier is een website (SP library) met daarin alle documenten.

Ene deelproces kan andere metadata hebben dan andere. Dan is t handig om dat afzonderlijk op te slaan.
Overerving : metadata van documenten wordt automatisch toegevoegd. Op een plek wordt die metadata onderhouden.
Wijzigingen in tags kan 2013 blijkbaar doorvoeren in documenten.
Verplaatsen van documenten naar ander dossier heeft consequenties voor metadata.
Ze gebruiken Docgen om documenten aan tw maken.
Als je sjablonen neerzet voor gebruiker moet je zorgen dat zoveel mogelijk metadata al ingevoerd is.

Per document ongeveer 30 velden metadata, 5-8 zelf in te vullen door gebruiker, als men tenminste via aanmaak documenten in de juiste site opent.

—–

Presentatie: SharePoint DMS en TRIM RMA.pdf / Ron Spierings + Robert-Jan van Leeuwen

Advertisements

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s