Frans Gooskens. NENNET. Project- en documentmanagement bij NEN met FRBR-logica en workflow

Frans is volgens zijn Linkedin profiel ook ‘promotie researcher at Tilburg University’ en daarnaast ‘de ocument manager at Netherlands Standardization Institute’ en we delen een groep: de Dutch Librarians and Information Specialists.

——————————

Frans is documentalist van opleiding.

Uitgevers willen documenten uitgeven, projectontwikkelaar willen aan projecten werken en deze afdeling zit daar tussenin.
Het beste is een ruisbestuiving tussen gebruikers, uitgevers en bibliothecarissen heeft voordelen : je hebt elkaar nodig.
Waarom Nennet?
Nennet is ontwikkeling  ism IFLA.

Er worden 5000 normen per jaar geproduceerd: 100 eigen normen, ca 80 vertalingen en de rest is allemaal internationaal.
Daarvoor heb je een systeem nodig dat het werkprogramma en het werkproces ondersteunt.
En dat export bestanden biedt voor interne en externe klanten.
Nennet maakt ook links tussen wetgeving, richtlijnen en normen.

(en toen maakte ik dit fotootje via de WordPress app, maar helaas is het schema op het scherm niet scherp 😉 )

 

Projecten worden in Nennet in combinatie met documenten er in opgeslagen.

Als een norm klaar is gaat hij via ESB naar Livelink en Nenconnect en de normshop.

Informatie moet stromen en dat systeem moet je begeleiden: er is sprake van een informatielogistiek.
Bedrijf heeft daar behoefte aan, op die manier voeg je wat toe en kom je vooraan in het bedrijfsproces in de plaats van achteraan wat vaak de plaats is van een documentatie afdeling. En dat is voor iedereen beter.

FRBR in een drie lagenmodel: projecten, documenten, en files in diverse formaten.
Een parent-child relatie.
Verschillende fases kunnen er van een project zijn: Open, frozen of future.
Dat heeft consequenties voor de synchronisatie.
In verschillende stadia kan er zo tegelijk gewerkt en gestopt worden met een project.
Zo komt er gemiddeld binnen drie jaar een norm uit.

In Nennet kunnen workflow opgezet worden, en het doel daarvan: ondersteunt processen en communicatie, rechtenbeheer, borging kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid.

Hoe zit het nou met die normen?

Nen-Iso wil zeggen dat de Iso norm ook door NEN is aanvaard.
Europese normen moeten aanvaard worden door NEN, maar Iso normen niet en als ze dat niet doen is dat omdat ze vinden dat ze zelf een betere norm hebben.

Normen krijgen trefwoorden en die zijn gekoppeld aan de classificatie code. Er is een tweetalige thesaurus.
Elke norm krijgt verplichte (meestal 2 -3), en optionele (5-6), trefwoorden.
Nieuwe trefwoorden houden ze zelf bij.
Normontwikkelaars spreken andere taal dan klanten: hemelwater afvoerpijpen vs regenpijpen.
Vaak zijn de Nederlandse trefwoorden de enige nederlandse termen die er nog inzitten.

Nenconnect doorzoekt ook de gehele tekst van de normen zelf, niet alleen trefwoord.

Imposant.