Prissma Kijkje in de keuken van Amnesty International – informatiediensten

Laat een reactie achter

Rebecca Vlaun vertelt over de informatiediensten van Amnesty Int NL

20 mensen mogen 15 december  een kijkje komen nemen in de keuken van Amnesty International, een actie van Prissma.
Rebecca Vlaun is senior informatiespecialist van Amnesty. Thema van haar praatje:

Informatiediensten, Deel 1: Waar komen we vandaan?

Deel 2: Waar gaan we naar toe?

Amnesty aan de basis staat: onderzoek, aangestuurd door Londen. Daar komen rapporten uit voort waaruit weer acties uit volgen.
Centraal staat mensenrechten bevorderen. Ze doen ook aan lobbyen,  bewustwording, samenwerking.

Onder de directie vallen drie clusters, een ervan is interne bedrijfsvoering, waarvan de IT afdeling weer een onderdeel is.
De informatiediensten vallen daar onder de IT afdeling, in Nederland hebben ze 1.8 fte voor informatiediensten.

Taakgebieden : archief, bibliotheek, kennismanagement, documentmanagement, intranet.
Het bibliotheekonderdeel is maar heel beperkt.

Informatieplan 2012. 45k budget. Adviserende rol. Redacteur intranet.
Wat ze hier doen is erg op Nederland gericht.
Er wordt internationaal nog niet heel erg veel samengewerkt met ander locaties : de behoeften liggen erg uiteen.
Erg gewaardeerd is de knipselkrant,  die wordt alleen intern uitgegeven, de licenties zijn afgekocht.
er is ook monitoring op voor Amnesty interessante zaken vanuit de kant van  communicatie.

2 Waar willen we naar toe.

Bibliotheek
Omdat er geen leestafel is, werd de bibliotheek ook maar matig gebruikt. Digitale informatie heeft toch de voorkeur.
Is het het waard om bibliotheek in stand te houden? Antwoord is “Nee”op de collectie die ze hebben staan.
Boeken op afdelingen in decentrale opstelling zijn wel zinvol, maar die worden nooit uitgewisseld, dus waarom zou je ze registreren?
Aanschaf van titels heeft ook voorkeur boven IBL van boeken.
IBL van artikelen is wel veel gevraagd.

De papieren exemplaren kunnen wel weg.
Het AV materiaal dat hadden is naar het systeem ADAM over gehaald: videobanden kunnen daar ook in.
Tijdschriften kunnen ook omgezet naar digitale versie via EBSCO.
De eigen collectie kun je net zo goed opzeggen, want na zoeken in databases zijn mensen al afhaakt.
De bibliotheek catalogus kan een dus ook weg.

Intranetportal
Een van de ambities is om alle systemen (archief – expertsysearch en document managementsysteem) die ze hebben via een enkel systeem doorzoekbaar maken.
Er is vrij weinig overlap tussen de systemen.

Document Management
Heeft lange geschiedenis. Vanaf 2002 zouden alle beleidsdocumenten digitaal verzameld worden, maar dat was een vrij gebruiksonvriendelijk en dat is dan ook gestopt in 2008.
Voor een nieuwe opzet is zo’n voorgeschiedenis  vanwege het imagoprobleem wel rampzalig …
Daarom proberen ze nu een beetje onderhands voorzichtig verder te komen, bijv via een Doorkijksysteem.

Doorkijksysteem
Daar bedoelen ze een systeem mee dat een document dat gepubliceerd wordt in een map zet, zonder dat men dat ziet.
Op die map zit een RSSfeed. Vanaf de intranet pagina van de informatiediensten is die dan een week te raadplegen.
Workflow verder is niet geïmplementeerd.

Slimme uitsmijter:

Aan te raden is om niet te hoge ambities in begin te hebben, maar met veel kleine stapjes daarmee kom je ook een eind.

Advertisements

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s