Erik de Maijer vertelt over het Achief project van Amnesty Interntional NL

.
“Tijdens dit project zijn de beschikbare archieven bij het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) van 1968 tot 1997 geschoont, beschreven en geordend met als resultaat een inventaris op internet; het papieren archiefmateriaal van Amnesty International van 1997 tot 2009 is verzameld, beschreven en overdragen aan het IISG. Ook zijn de rechten voor foto’s en posters om op deze wijze (her)gebruik mogelijk te maken geregeld en wordt dit materiaal gekoppeld aan het papieren archief.”

Het was een wens vanuit de organisatie om het archief dieper te ontsluiten.
Oorspronkelijk was er een DIV afdeling, maar bij het opstarten van de nieuwe afdeling Informatiediensten is het archief een tijdje niet zo in de picture geweest.
Doordat ze onder IT vallen, is het ook wat natuurlijker om meer digitaal te willen doen.
Ze zijn heel tevreden over de samenwerking met / binnen  IT :

“IT kan systemen maken, wij kunnen ze inrichten. “

Papieren archief
Voor het schonen was er een paar honder meter archief.
Uiteindelijk is  59m aan IISG overgedragen en ook nog eens 53m bestuurlijk archief wat eerst in Rijksarchief zat.
Aanvankelijk was het onduidelijk wat er nu  precies in het archief zat: het moest dringend uitgezocht worden.
Ook omdat Amnesty eerdaags 50jaar bestaat moest het ook goed beschreven worden, en van de foto’s moest copyright duidelijk worden.
Dit project duurde anderhalf jaar en er was een budget van een ton voor beschikbaar.
Medewerking bestond uit allerlei afdelingen van informatiediensten, maar ook de audiovisuele dienst, er was een klankbord groep, en het  IISG.
Er hebben ongeveer vier mensen aan het project gewerkt, en er is veel advies gevraagd aan mensen die er lang werken.

Archief
Uiteindelijke ontsluiting nu is op stuk nivo in Adlib: voorheen was ontsluiting op dossier nivo, maar dat vond ze teweinjg.
Veel gedigitaliseerd in Alfresco een Sharepoint alternatief.
De beschrijving van de stukken deden ze in Adlib en digitale archiefstukken zelf in Alfresco, voor affiches  gebruiken ze ADAM.
Er is een Internationale trefwoordenlijst, maar is niet gekoppeld aan het interne kennismanagementsysteem Hestia.
De archiefinventaris van het IISG.
Uiteindelijk willen ze wel naar een systeem.
Foto’s en affiches worden wel internationaal samengevoegd en ter beschikking gesteld in Adam.

Er is al wel wat online via IISG.

Heden
Zaken die nu de deur uitgaan worden niet automatisch gearchiveerd, zijn wel al digitaal, maar moeten nog door de afdeling informatiediensten in het archief gestopt worden.