Vervolg van 1 november, dit keer over zoeken, migratie,  implementatie, metadata.
En de rol van de informatie professional.

Opmerkingen
Sharepoint neemt informatie uit het document over: als je bijv een Word document gaat hergebruiken, komt de oude titel weer terug in je overzicht / list. Of de datum dat het aangemaakt of gepubliceerd is: dat maakt ook uit bij presentatie.

Metadatamodel
Meerdere inhoudstypen kun je, als ze dezelfde metada / kolommen hebben,  samenvoegen.
Bepaal voor het model:  welke site-inhoudstype, site kolommen, eigenschappen van sitekolommen (vrije trefwoorden, numeriek,  persoon, een of meerdere tekstregels, keuzelijst, hyperlink) , en per inhoudstype welke sitekolommen van belang zijn.
Als je een model maakt,  kun je de kolommen anders invullen per inhoudstype  en in een schema ziet dat er naar mijn mening onoverzichtelijk uit, maar tenzij het heel belangrijk is, zou je ze wel het beste dezelfde volgorde op de site kunnen aanhouden. Voor het model zelf kun je ze wel door elkaar zetten.

Valkuil van velden verplicht maken is dat veel mensen gewoon de eerste de beste term nemen.

Metadatamodel voor documenten die geen definitieve status hebben zou je eenvoudiger kunnen houden dan voor definitieve documenten.
Zelf gemaakte trefwoorden kun je je laten groeien door ze te verplaatsen. (Zie ook de blogpost Meta data voorzieningen van Maarten van Dungen)
Aan aantal trefwoorden per document is geen limiet.

Als je een kolom aanmaakt met beheerde metagegevens moet je daarna nog koppelen met een set uit de groepen of taxonomieën .

In- en uitchecken en versiebeheer doe je per bibliotheek, en dat  kun je daar bepalen, dus dat hoef je eigenlijk niet in Metadatamodel op te nemen om t overzichtelijk te houden.
Importeren is goed te doen als je hem op een goede manier -csv- hebt opgebouwd: importeren is het probleem niet, netjes opbouwen wel. Bijhouden moet daarna wel in Sharepoint.

Migratie
Te vergelijken met een gewone verhuizing : eerst omgeving bouwen, dan spullen pakken wat je wel en niet meeneemt en dan de daadwerkelijke verhuizing. Klinkt logisch, maar in de  Sharepoint praktijk is dat vaak toch niet zo logisch.
Vanuit een bestaand DMS  naar sharepoint migreren is lastiger dan enkel vanuit een fileserver systeem. Nog lastiger is het om vanuit verschillende systemen te migreren.
Van SP2007 naar SP 2010 is eigenlijk upgraden en niet migreren.

ROT: redundant, outdated en triviale moet eruit.

Alleen overgaan van 2007 naar 2010 als er reden voor is. Je moet wel office 2010 hebben voor sp2010,  anders gaat t geheid niet goed.

Aandachtspunten
Plannen!
Verantwoordelijkheid en eigenaars: wie doet wat, wie voor welke content.
Content op orde: inventariseer bronnen en content en verder per bron welke documenten je hebt. Leg dat vast in een inventarisatierapport.
Bepaal nieuwe locatie.
Gebruik migratie tools.

Content opruimen : maak ROT criteria, dat helpt je gebruikers.
Bijv alleen definitieve of laatste versie.
Dan heb je minder te migreren en minder vervuiling in de zoekmachine.

Nieuwe locatie nieuwe informatie architect moet helder zijn,  inclusief inhoudstypen, metadata structuur,  site en navigatiestructuur.
Migratie : zowel verplaatsen als metadata toekennen, bevriezen oude data.
Er zijn diverse migratietools als Xillio, Tzunami, AvePoint, MetaVis etc.

Implementatie
Wel experimenteren maar weet tot wanneer, laat het niet aan elkaar hangen van pilots.
Niet te snel, eenvoudig, maar hou vaart erin.
Eerste release moet een wow factor hebben en/of kritische bedrijfsinformatie bevatten.
Manage verwachting, communiceer en train. (dat wordt nog wel eens vergeten.)
Niet de techniek, maar het afhaken van gebruikers is grootste probleem bij het succes van Sharepoint.
Biedt training aan op diverse niveaus, en de op diverse manieren, zoek ambassadeurs.
aan training moet je bij blijven spijkeren, zeker met nieuwe functionaliteit of release. Of als je ziet dat er verkeerd gebruik van gemaakt wordt.
Communiceer op diverse tijden er over, hoeft niet altijd klassikaal, gebruik Yammer, luister naar klachten, inloophelpdesk, korte video’s, tips en trucs, lunchsessies, nieuwsbrieven.
Training niet alleen van het hoe,  maar ook over waarom: dat vergroot de gebruikersacceptatie.
Zorg voor draagvlak, beloon goed gedrag, maak het visueel, laat effect zien op zoekmachine van gebruik van metadata.
Geef goed voorbeeld: communiceer via SP.
Betrek gebruikers, richt je op degene die willen, laat zien al het oplevert.

—————————
Vanmiddag deel 2

zie ook de andere posts over de GO cursus Sharepoint.