Vervolg van het ochtend programma

Werkstromen
Dit gebruik je als je een bepaalde site, documenten sets, folders of documenten door de organisatie wilt laten gaan.
Er zijn er een aantal standaard ingevoerd (bijv goedkeuring,  feedback of handtekening verzamelen ), maar je kunt ze ook op maat maken.
Handmatig of automatisch starten : bijv bij upladen van een document komt er dan  een  melding dat je er iets mee moet doen. Die melding komt meestal bij takenlijst, wil je dat niet dan kun je daar een alert opzetten zodat het in je email komt.
Werkstoom formulieren worden snel heel groot en complex.
Dikwijls is er kennis van Visual Studio, maar SP designer en/of Infopath nodig.
Combinatie met formulieren is aan t bevelen.

Werkstromen maak je  in een bibliotheek via Hulpmiddelen voor bibliotheken > bibliotheek > werkstroom instellingen.
Je wijst taken van aan een site.
Kan heel handig zijn.

Beheer
Daar ga je al wel eerder over nadenken dan aan het einde van het traject.
Nodig om te voorkomen dat het een zootje wordt.
Moet in lijn zijn met de organisatiecultuur en de strategie van het SP traject.
Al teveel flexibiliteit kan ongeorganiseerdheid in de hand werken, en de gebruiker van SP is ‘in control’ dus dat ligt op de loer.
Governance model is altijd van belang.

Beheermodel
Vastleggen : welke mensen, (rollen en verantwoordelijkheden), beleid (wat mag wel wat niet) en processen (gebruikelijke gang van zaken)
Onderwerpen : content, informatie architectuur, aanpassingen, beveiliging en toegang, technische architectuur, gebruikerstoegang.
Van belang is om wel het doel van SP in de gaten te houden : wil je het alleen als intranet gebruiken of alleen als ‘collaboration’ tool. Op basis daarvan dien je dan bepaalde zaken af te wijzen: bijv geen menulijst als SP primair een samenwerkingstool is en geen intranet.
Beslis of SP het systeem dat alle andere systemen gaat vervangen of gaat het er naast draaien.
Belangrijk om daar vooraf over na te denken en dat ook te communiceren.

Daaruit volgt dan antwoord of vragen als:
– welke documenten mogen wel en welke niet in sp
– bewaartermijnen en wat gebeurt er dan daarna mee
– maatwerk of niet
– verhouding tot andere systemen
– gebruikersondersteuning
– wie krijgt toegang
– wanneer teamsite en wanneer niet

Implementatie beheermodel: behandel als deelproject, communiceer je er over, bedenk sancties, zorg voor periodiek onderhoud.

Zoekmachine
Afhankelijk van de versie: Foundation,  Server standard, Server enterprise, Fast search.
Verschillende prijzen en verschillende functionaliteiten: hoe meer functionaliteit hoe duurder het wordt.
De meesten hebben Enterprise.
Wanneer Fast : betere performance, heel veel documenten, meerdere bronnen,  echt factet-navigatie, snellere preview. De zoeksuggesties zijn geavanceerder, maar het kost wel ca 130k.

Er is meer aan te passen aan de gewone zoekmachine dan je aanvankelijk zou denken.

Zoekbox op ieder pagina maar ook als aparte site.
Zoekbereik : in zoekbox kun je bereik aangeven : alle sites, this site of people. In een lijst zou je ook tot de aparte lijst moeten kunnen beperken.
Basiszoekcentrum je moet daar een aparte site voor aangeven in de navigatiestructuur. Wordt standaard niet getoond.
De relevantie bepaling van deze Zoekbox kan anders zijn: de relevantie bepaling is nl afhankelijk van de pagina waar je staat,  dus de resultaten kunnen anders zijn! Ook als je basiszoekcentrum in je linkernavigate opneemt kan het resultaat anders zijn.
Booleaans en wildcard aan einde van het woord.

Voorkeuren daar kun je weinig mee. Kan helpen als je op stopwoorden wilt zoeken. Bijv woord als ‘in’ zit in NL stopwoordenlijst, maar maar als je er toch op wilt zoeken kan dat via andere browsertaal.

Geavanceerd zoeken.
Lijkt beetje op Google.
Booleaans vereenvoudigt in bovenste regels.
Beperken tot bepaald document type. De pdf moet je aanpassen.
Specifieke veldnamen.
Als je wilt zoeken op trefwoorden moet je die hier apart aan toevoegende komen niet automatisch ‘op puppen’.

De managed metadata vind je wel in de linkernavigatie als verfijningsoptie.
Is niet echt facet zoeken : je ziet bv de aantallen niet.
Reden daarvan : snelheid,  de facetten worden gebaseerd op eerste 50 resultaten.
Dat kan behoorlijk verwarrend werken, is op te lossen met de nauwkeurigheidsindex in het verfijningsdeelvenster. Dat gaat wel ten koste van de snelheid dus. Tot max 500 kun je dat verhogen, wil je meer dan heb je Fast nodig.
Als je klikt op Alle Sites in de navigatie klapt deze uit naar teamsites, maar dat nodigt in eerste instantie niet uit om erop te klikken.
Auteurs: als je extern document toevoegt, krijg je die ook bij de auteurs te staan.
Verschil tussen titel en bestandsnaam geeft ook veel verwarring : die zou je over kunnen laten nemen, dan moet dat wel geprogrammeerd worden.

Geavanceerd zoeken pagina kun je aanpassen met zoektips bijv.
De talen kiezer kun je uitzetten.
Aanpassen door naar de pagina te gaan, en via Pagina > pagina bewerken.

Resultaten pagina aanpassen. Kan alleen beheerder.
Eerst zoekopdracht dan Pagina en Pagina bewerken: zit vol webparts die je kunt bewerken.
Bijv categorieën om t verfijnen en de nauwkeurigheidsindex.
Je kunt schermen eenvoudig en geavanceerd samenvatten, want veel mensen willen niet geavanceerd zoeken.

Zoekbereiken
Ook voor teamsites kun je Zoekbereik aanpassen

Indexering wordt op bepaalde tijd gedaan, hier kun je zelf instellen hoe vaak en wanneer je dat wilt

Zoektrefwoorden.
Op hoogste niveau kun je dat aangeven met welke woorden je bepaalde termen wilt laten uitbreiden.
Synoniemen lijstje dus.
‘Best bed’: een vaste pagina leveren op een bepaald zoekwoord.
Aan te bevelen is om dat naast de ‘managed terms’ te gebruiken, want als men de termen niet opgeeft als trefwoord dan vind je ze zo toch.

Extra zoeken
Je kunt de zoekmachine uitbreiden door te zoeken in andere bestanden of bijv de fileserver.
Business connectivity center daarmee kun je ook een extern systeem als bijv je catalogus doorzoeken.
PDF op een fileshare zetten: als je die laat indexeren kun je ze laten doorzoeken met een apart zoekbereik. IT moet daarvoor wat aanpassen maar dat gaat wel.
Dat is handiger dan ze zelf in sp opnemen en geeft zo ook minder ruis in de gewone zoekacties.

Rol informatie professional
Je bent expert ‘zoeken en terugvindbaar’ maken, maar hoe zorg je dat ze dat zien?
Probeer vroeg in het traject aansluiting te vinden, meedoen aan piloten, stuurgroep, doe kennis op en etaleer deze.
Neem leiding of geef input rondom in kaart brengen gebruikers behoeften, toekennen metadata, migratie model, training, functioneel beheer.

Overerving rechten
Volgt ouder kind relatie,  neemt automatisch rechten bovenliggende site over.
Je kunt het doorbreken maar dan is later die breuk moeilijk vindbaar, regel daarom zoveel mogelijk op hoogste niveau.

Groepen en personen.
Een groep koppel je aan een site of bibliotheek.
Aan die groep voeg je personen toe.
Elke site heeft drie groepen : eigenaren, leden, bezoekers.
Kan snel uit de klauwen lopen als je daarin gaat wijzigen, omdat sp er altijd drie aanmaakt.
Zelfs op document niveau kun je dat aanpassen.

Sjablonen
Kun je ook van een site maken en die kun je daarna weer inlezen als voorbeeld voor een andere site.
Ook van externen kan dat, maar mogelijk via IT omdat die op een bepaalde plaats neergezet moet worden om ingelezen te kunnen worden.

———————–

Zie ook andere blogposts over GO cursus Sharepoint