In juni had ik de GO introductiecursus gevolgd : zie het verslag van het ochtend en van het middag programma.
Vandaag deel 1 van het vervolg: haal meer uit Sharepoint deel 1. Deel 2 komt over twee weken.

Ga dit doen met een nieuw toetsenbord, SwiftKey  X, en daar moet ik nog wat aan wennen,  dus maar hopen dat dat goed gaat*
____________

12 deelnemers, maar paar (vaag) bekenden van de introductiecursus.

Elektronische leeromgeving LoGO aangemaakt. Login met naam en cursistennummer.
Werkt meteen, dat is leuk: daar staan sheets en komt er later aanvullende informatie bij te staan.

Agenda

Dag 1
Strategie en planning
Wensen en eisen
Informatiearchitectuur
Dag 2
Implementatie
Beheer
Huiswerkopdracht
Optimalisatie functionaliteiten

Strategie en planning
Doelstelling is altijd belangrijk.
Je kunt er van alles van maken, maar als je maar de bouwstenen op een goede manier bijeenvoegt.
SP gebruiken op zich is geen doel.
Je moet doel niet richten op de functionaliteiten van Sharepoint zoals ‘team sites gebruiken’, maar op  ‘samenwerken’ en ‘informatie delen’. Als die bereidheid er niet is gaat t niet lukken.

Mogelijk doel
Inzetten voor corporate intranet.
Delen van interne documenten
Samenwerken in teams en aanprojecten
Exranet (samenwerken met externen)
Doorzoekbaar maken van kritische bedrijfsinformatie

Doelstellingen
Aandacht voor : Stakeholders / bedrijfsprocessen / informatiesystemen

Stakeholders: it, afdeling communicatie, contentleveranciers (iedereen kan zelf informatie toevoegen, waarmee contentleveranciers de eindgebruikers zijn die vaak geen zin in metadateren hebben, met alle gevolgen van dien) , beheerders, eindgebruikers.
Uiteindelijk doe je het voor de eindgebruikers.

Bedrijfsprocessen
Rekening houden met bedrijfscultuur : is die heel hiërarchisch of gericht op delen.

Informatiesystemen
Gaat er alles in of alleen de eindversies :  dat is een keuze.
IT landschap: vaak is het handiger als je een documentsysteem laat communiceren met SP dan het er helemaal in knutselen.
Als er al gekozen is voor SP,  zit je er alvast, maar maar als je nog kunt kiezen kun het beter eerst kijken of SP wel geschikt is voor je doel.

Wanneer is SP geschikt?
SP is geschikt als het aansluit bij eindgebruikers, past binnen budget (implementatie van SP is veel duurder dan de aanschaf ervan) en past binnen de IT  infrastructuur.

Inhoudstypen
Per inhoudstype varieer je in aantal zaken als kolommen, werkstromen, beleidsregels.
SP heeft er standaard al een aantal, maar je kunt er zelf aan toevoegen.
Gebruik maken van inhoudstypen is een krachtige manier om -als je met metadata  wilt werken-  in een keer een aantal metadata toe te voegen zonder de gebruiker ermee te vermoeien.
Het lijkt gemakkelijk om velden verplicht te tellen, maar wees er voorzichtig mee: mensen gaan dat niet doen.

Documenten sets
Niet in 2007.
Soort dossiers maken: binnen een documentbibliotheek een set van documenten maken om te delen, apart inhoudstype met daarin andere inhoudstype .
Metadata zit daaraan vast en die kun je laten overerven: ‘Gedeelde kolommen’, daar vink je ‘gedeeld’ aan en daarmee laat je de inhoud van die metadata meeneemt.
Moet wel in de kolommen voorkomen dus.
Addertje: documenten verplicht upload vanuit de documentset. (Raar van Microsoft dat hier niet een optie ‘Toevoegen nieuw document’ onder de andere documenten staat, wat overal wel aanwezig is, maar dat je via de ribbbon een optie aan moet klikken om een document up te loaden. Het hele systeem zit vol met dit soort inconsequenties: dan weer boven, dan weer beneden klikken, je zoekt je gek)

Eindgebruiker bepaalt uiteindelijk het succes.
Kun je in kaart brengen met persona’s: essentieel is dan de vraag: kan zo’n type gebruiker ermee werken.
Let daarbij op de verschillen:

• Verschillen in zoekgedrag zowel wat betreft search expertise als domein expertise.
• Situaties verschillen: je weet dat iets bestaat en waar t is / Dat t bestaat maar niet waar te is / Niet weet dat te bestaat.
• Precision en recall: afhankelijk van gebruikers moet je daar keuze in maken: niets willen missen / niet te veel willen vinden
• Samenwerken: hoe definieer je dat?  collaborate /create / communicate

Vertaling requirements
Wensen en eisen van gebruikers meenemen.
Geavanceerde gebruikers kunnen niet bouwen maar wel de experts vertellen wat er nodig is.

Van wens naar functionaliteit
– als je zeker wilt weten dat je meest recente versie hebt: Versiebeheer
– facetten kunnen gebruiken: faceted search / fast

Wireframes handig als je requirements duidelijk hebt: hoe gaat het er uit zien.
– visio
– intranetfactory speciaal gericht op sharepoint

Geavanceerde functionaliteiten
Records declareren
Beleidsregels

Records declareren
Je zet het document vast, zegt dat dit de definitieve versie is,  je maakt er een archiefstuk van.
Op basis van dat declareren komen er dan eventueel andere bewaartermijnen aan. Dit is ‘in place record’ archiveren.
Dit werkt alleen op document zelf, niet op dossier.
Helaas is dat zo’n rare naam dat de eindgebruikers dat niet zelf gaan gebruiken, maar meer voor de afdeling archief.
Je kunt het niet meer ongedaan maken.
Herkenbaar aan het hoe slotje.

Beleidsregels
Bewaartermijnen erop zetten op basis van inhoudstypen
Records en niet-records worden verschillende behandeld.
Standaard staat deze uit: kun je aanzetten. Op basis van tijdsperiode acties laten uitvoeren.
Ook voor automatisch records declareren.
Maar ook oude versies verwijderen, verplaatsen naar een andere bibliotheek of naar het ‘record centrum’.
Of voor alles wat vijf jaar niet geopend is een werkstroom opstarten met de vraag wat je ermee wilt doen.
Vernietigen of naar de prullenbak: in het laatste geval kunnen ze nog teruggehaald worden, in t eerste niet.

– wordt vervolgd,  even lunchen, vanmiddag verder

(die autoaanvuller/corrector van Swiftkey zet toch nog vaak woorden neer die er niet horen ;-0)