Haal meer uit Sharepoint : GO cursus – middag deel 1

1 Reactie

Informatiearchitectuur
Strategie en plan om informatie op te slaan en terugvindbaar maken.
Navigatie, classificeren en metadateren.

Site architectuur  / Metadata architectuur Pagina / Pagina architectuur

Site architectuur
Plaatsing site binnen sites
Ondergrond (basissite) met daarop bibliotheken en lijsten. Binnen lijsten werk je met kolommen: die kolommen kun je op diverse niveaus aanmaken. Handigste om deze op het hoogste niveau aan te maken, dan kun je ze op meer manieren gebruiken.
Inhoudstypen kun je ook op meerdere niveaus aanmaken.
Per inhoudstype horen bepaalde site-kolommen
Een site is een verzameling van een hoofdsite  met daaronder meerdere sites. Waar eventueel weer andere sites onder komen, de navigatie structuur wordt bepaald door deze structuur.
Advies: maak de navigatie max 7 niveaus breed (over de horizontale breedte van het scherm) en 5 diep. Beterschap is nog 3 diep.
Een van de grote valkuilen van een organisatie die is dat afdelingen de navigatiestructuur gaan bepalen : doe dat niet, want als je gaat reorganiseren moet je ook je intranet op de schop nemen. Een uitzondering is er wanneer de afdelingen ook functies zijn.
Met het mappenstructuurtje helemaal links bovenaan kom je weer hoger de boom in.
Landingspagina’s: zijn voor website gebruikelijk, maar  zorg dat ieder pagina nuttige context bevat en maak geen sites alleen voor logische navigatiestructuur.
NB: Niveau van diepte van de  pagina is van invloed op de ranking van het zoekresultaat!

Teamsites
Meestal op aanvraag. Niet aan te raden dat iedereen zelf te laten doen. Zorg voor overzicht in de structuur, en denk erom: het groeit explosief, zorg dus voor inbedding en borging bij de rest van de content.
Bedenk wat te doen na afsluiting van het project/team.
SP kan zelf geen sitemap maken : maak daarom een pagina een lijst met namen en beheerders van sites met bijvoorkeur ook de metadata en stel die voor iedereen ter beschikking.
Gebruik is dat iedereen mag lezen en alleen teamleden mogen toevoegen en editten.

Metadata architectuur
Dat gaat over inhoudstype, site kolommen, koppeling met bibliotheken / lijsten en hun onderlinge afhankelijkheid
Dit is de basis van hoe je documenten vindbaar zijn.
Iteratief.
Op hoogste niveau bepalen soorten documenten (houd aan max ongeveer 20soorten) , en welke sitekolommen daarbij horen.
Bepaal ‘beheerde metadata’ en keuzelijsten
Koppel inhoudstypen en sitekolommen
Bepaal bibliotheken en lijsten
Koppel inhoudstypen en bibliotheken en lijsten

Site-inhoudstype
Dit is een voorgedefinieerde manier om instellingen, gedrag en metadata te hergebruiken, niet te verwarren met bestandstype
Ongeveer 20 max, zorg voor overerving.
Onderscheid zich voor wat betreft metadata,  beleidsregels werkstromen

Site-kolommen
Eigenschappen van documenten
Niet verwarren met soort documenten
Bijv locatie, afdeling, onderwerp, taal
Aanvullende gegevens als soort kolom tekst, mail datum, plaats auteur, beheerders metadata
Hergebruik waar mogelijk bestaande SP kolommen

Keuzemenu of beheerde metadata
Je vindt de optie bij siteacties de linksboven dan termen opslag beheren.

Keuze als
– Beperkt aantal
– Plat, maar gn NT of BT
– statisch

Beheerde metadata als
– hiërarchie
– meerdere waarden
– sterk aan verandering onderhevig
Standaard kan SP wel synoniemen aan, maar maar geen hiërarchische relaties.
Je kunt wel een bestaande taxonomie importeren: csv file. Daarmee importeer je geen synoniemen.
Maatwerk nodig als je dat zou willen. De beheren moet dan ook hierin:  je kunt hem niet elders beheren.
Datafacet biedt kant en klare taxonomie aan,  deels (general business taxonomy in het Engels ) gratis importeren. Ervaring leert dat t nogal Amerikaans is.
Iemand moet het beheren, beste is om het eenvoudig te houden.
Kan max 7 niveaus inlezen, problemen met RTs.

Inhoudstypen en sitekolommen
Bepaal per inhoudstype de relevante sitekolommen
Bv rapporten : onderwerp taal klant
Notulen : onderwerp afdeling datum overleg
Max 5 kolommen per inhoudstype

Bibliotheken en lijsten
Regel niet op dit niveau wat je op site niveau kunt regelen
Bepaal per bibliotheek de relevante inhoudstypen
Zoveel mogelijk documenten in een bibliotheek zetten. De max is 3000.

Pagina architectuur
hoe inrichten mt bibliotheken lijsten ed
Een pagina bepaalt wat je van een bibliotheek ziet.

Weergaven
Bepalen welke kolommen getoond worden. De volgorde,  sorteren, filteren, aantal te tonen items.
Een bibliotheek kan als webonderdeel een andere weergave hebben. Bijv als je een vast aantal documenten wilt tonen, of bepaalde metadata niet wilt tonen, wil  filteren op afdeling, onderwerp regio, etc.
Je wijzigt niets aan document an sich maar alleen de blik erop.

Nu aan de slag met de opdrachten: verbazingwekkend hoe Microsoft het voor elkaar krijgt om het systeem zo onhandig in elkaar te zetten. Ik word er niet vrolijk van …

literatuur
– how to de everything microsoft sharepoint 2010
– essential sharepoint 2010 overview governance and planning
– managing and implementing microsoft sharepoint 2010 projects
– handbook sharepoint 2010. P van de der Woude
– sharepoint  2010 consultants handbook a practical field guide to manager metadata service. McNulty

Advertenties

One thought on “Haal meer uit Sharepoint : GO cursus – middag deel 1

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s