Zomerevenement van KBenP in het Kurhaus te Scheveningen.
Aftrap : Eric Burger ‘RM  en governance met SharePoint’  daarna om 11.15u

E-mailmanagement.
In mesdag 2, een heel mooi zaaltje met uitzicht op zee! Het is heel druk: de zitplaatsen zijn in no-time vol, achterin de zaal staplaatsen.
Tweet:

En lees ook vooral het kakelverse onderzoeksrapport van #AIIM ‘Using #SharePoint for ECM’ http://t.co/p0weOvm #KBenP11 #recordsmanagement

Eric geeft cursussen en consulten over SP, voor GO, overheid en bedrijven. Cursus voor GO: veel organisaties duiken in SP alsof er geen morgen is … voor dat je het weet loopt het uit de hand, het nadenken vooraf ontbreekt. Steeds meer aandacht voor ‘governance’ als je dat niet doet is dat een ‘clear way for disaster’.

Vaak ligt de licentie in huis en gaat men maar aan de gang, aanvankelijke inrichting is heel gemakkelijk, en als je dat heel vrij laat en eerst maar eens laat experimenteren koers je aan op chaos.
Als je maar begint en later het beheer wil regelen zit je in de problemen.

Dit zijn wat negatieve kanten, maar SP is toch wel een systeem waar je de gebruikers mee lastig wilt vallen, en dat zijn de gemiddelde recordsystemen niet.
SP bevat veel functionaliteiten in een oplossing, en dat is prettiger dan wanneer er verschillende systemen naar elkaar bestaan.
De eenvoud heeft veel in zich.

Er zijn veel componenten in SP: hij gaat t over contentbeheer hebben, laat de andere zaken even liggen nu.

Verbeteringen in de 2010 versie:

• in place records of gebruik records center
• uni identifier (permanente URL)
• content types
• document sets
• information management policy: bewaartermijnen, archivering, holds (wachtstand)

Aanvankelijk waren die zaken er niet: om zo zaakgericht te kunnen archiveren, in 2010 versie zijn aantal verbeteringen gekomen.

Documenten wegsturen naar archief, ook geautomatiseerd, leek aanvankelijk de gedachte, de 2007 optie voldeed niet, is later gewijzigd , zodat ook gearchiveerde documenten op dezelfde plek blijven. Voor gebruiker is dat voordeel, nadeel is er wel als je archiefgegevens met aparte toegangen wil regelen.

In 2007 start bewaartermijn op moment dat je zaak afsluit: maar dat bleek nog heel lastig om dat goed te regelen. In 2010 heel erg divers gemaakt, allerlei archiverinsgstadia kun je aanmaken: oude versies kun je bijv na jaar verwijderen en laatste versie laten staan. Je kunt nu ook vernietigingstermijn aanpassen.

In place records management is heel handig, heb je geen aparte archiefomgeving nodig maar is die ingebakken  in de dagelijkse SP omgeving. Er zitten wel heel veel gevolgen aan vast voor hoe de documenten beheerd worden, dus je moet er goed over nadenken wie er wat mee kan. Je geeft  de gebruikers immers zelf de vrijheid om te archiveren, wil je dat niet, dan moet je dat ‘in place management’ misschien wel niet doen.

Inhoudstype: bepaalde soort voor bepaalde termijn bewaren.
Sommige dingen zijn  in SP zo gemakkelijk dat het lijkt dat je er vooraf niet zo over hoeft na te denken.
SP gaat uit van hele grote gelijkvormige systemen, maar in de praktijk is er een veel grotere diversiteit. In een dossier kunnen heel verschillende stukken voorkomen. Een beschikking heeft een bepaalde termijn en alle stukken eromheen en andere. Vooraf bedenken, je moet goed weten wat je doet.

Kracht van het systeem dat je achter een documentsoort of een dossier een vaste routering aanmaakt. Je kunt een dossier uitzonderen van een termijn of van een procedure.
Termijn en fases kun je aan actieve documenten hangen of aan archiefdocumenten.

Document sets is een nieuwe feature. Zou een dossiervorming zijn; verschillende documenten ed onder een regiem verzamelen. Alles wat erbij hoort top je in een set. Nadeel is als je daarvan en record wil maken zit je met hoe je ‘in place recordsmanagement’ hebt ingericht en kun je niet op dezelfde plaats archiveren.  Raar eigenlijk:  je bent dan je vaste URL ook kwijt.

Out of the box?
Meestal moet je wel een aantal zaken zelf inrichten: email archivering moet je met aparte tool doen, want als je mensen vraagt dat zelf te laten doen, dan doen ze dat niet.
Microsft zegt wel dat Outlook helemaal geïncorporeerd is, maar geldt niet voor alles. Archivering van email zit er niet in. Middel zou zijn: Colligo: daarmee kun je mails toevoegen aan een archief en kun je in mail je archief zichtbaar maken.

Risico’s voor gebrekkige governacne.
Conflicten over beheer, chaos.
Maak een goed plan voor het beheer voordat je implementeert. Is best wel complex om dat te regelen; breng vertegenwoordigers uit heel organisatie bijeen om het blijvend voor de organisatie te regelen.

• backend (hardware, platformsoftware, maatwerk add-ons
• frontend (metadata, vrijheden, classificatie, functionele en retentie governance

Certificeren en archiefwet
Onderscheid kwaliteit product en kwaliteit implementatie wordt vaak niet gemaakt.
Audit-trail kun je vaak uitzetten, zodat je achteraf niet gelogd hebt.
In SP : hierachisch file-plan ….(en nog aantal nadere zaken)
SP2010 is niet gecertificeerd cf NEN 2082,een SP implementatie kan wel gecertificeerd zijn bv die  Gemeente Nieuwegein)
GimmalSoft aanvullende software wordt ontwikkeld.
Vrag is of je dat moet willen.

Aantal links; zie de ppt

In oktober en november is er een tweedaagse cursus over recordsmanagement

Lees Genuanceerd rapport van AIIM