Eric Burger E-mailarchivering- en management

Eric Burger E-mailarchivering en -management: Hoe bedenk je voor een organisatie een zo goed mogelijke strategie hiervoor.

foto Ron Wessels

Presentatie is een aansporing om een cursus over dit onderwerp te gaan volgen (komt in november 2011) 😉 .

Hoe kun je het beste digitaal materiaal organiseren en vasthouden.

DMS en RM zie je steeds meer samenkomen in applicaties: mensen zelf documenten opslaan in systemen waar ze ook langere tijd bewaard moeten / kunnen worden. Aparte applicaties komen steeds meer in grote platforms bij elkaar.
Wel aan dacht voor documenten archivering en social media zijn wel een hot probleem voor archivering, maar aan de mail wordt te weinig aandacht besteed.

Untold story of the bush white house emails aug 2010: rapport ontluisterend verhaal om witte huis email te laten archiveren. daar kun je zien welke strategieën ze achtereen volgens gekozen hebben en wat mislukt is: lessons learned hoe het niet te doen dus. overgang van lotus notes naar outlook; bleek veel daarin niet te kunnen. E-mails opslaan in .PST file dat is eigenlijk een noodoplossing en is rampje om ze later terug te vinden.

Meeste organisaties werken met Outlook: Outlook is een programma voor individueel gebruik dat goed geschikt is om te zenden en te ontvangen maar helemaal niet om te archiveren.

E-mail berichten worden niet zorgvuldig bewaard, maar ook niet zorgvuldig vernietigd.
Rechter kan email accepteren als bewijs.
Disclaimers werken niet.
E-mail printen is geen garantie voor correcte weergave van de technische metadata
In wet en regelgeving is er wel allerlei over besloten: 7 jaar. Eigenlijk is dat helemaal niet zo gemakkelijk om dat voor een langere periode te bewaren.

Als je een email verwijdert, is hij niet helemaal weg, al denken we dat vaak van wel.

Is email archivering wel een issue in de organisatie? Als je een oplossing gaat bedenken kost het waarschijnlijk geld.

Rapport: Gartner. Building an e-mail retention strategy (july 2010)
Op basis daarvan kun je een strategie maken: aanbevelingen hoe hou je je bewaarstrategie eenvoudig.

Vaak bouwt men mogelijkheden het DMS in om mails toe te voegen, maar ze zijn vaak zo lastig uitgevoerd dat mensen dat helemaal niet doen.

Wil je dat wel doen:

Maak team uit verschillende afdelingen : gebruikers / ict / juridsich / recordmanagement
Strategie in-box klein houden : Beperken omvang , automatishc legen default mappen, attatchment stripping (heeft allemaal niets met archivering te maken)
backup email (is geen archivering, overschrijft oudere versies, houdt geen rekening met bewaartermijnen
opslagbehoefte berekenen; transitory mail alternatieve opslag, cloud? (meeste willen niet in cloud archiveren maar houden het liever binnen de deur)
opslag opties: locale archieven …
classificatie: iemand moet zeggen waar t bijhoort, tagging, filteren, slepen naar archief
vastleggen door eindgebruikers bv in SP via Colligo contributor
drag en drop vanuit outlook naar sp (zie microsoft site)

Je moet het zo eenvoudig mogelijk maken, anders doen gebruikers het niet.

Gartner; Automatische classificatie (zender, rol, onderwerpsregel, trefwoord, type attach) is vaak succesvoller dan mensen zelf te laten indelen.. Risico is wel een te ingewikkeld og gediversifieerd geheel van bewaartermijnen en uitzonderingen. Wordt in NL eigenlijk niet zoveel gedaan.

—

Elementen email archivering