Toelichting Sharepoint – het Communicatieportaal en het Projectenportaal #AIN020

Laat een reactie achter

Tweede van de drie AIN items over Sharepoint: Toelichting SharePoint aan de hand van 2 voorbeelden door Rutger Wetzels van onze sitesponsor AnchorMen, die zich bezighoudt met het implementeren van Sharepoint toepassingen. De twee voorbeelden zijn:  Het Communicatieportaal: ‘een uiterst krachtige portaal om interne en externe communicatie in uw organisatie te optimaliseren’  en Het Projectenportaal: ‘ samen efficiënter en effectiever aan projecten werken en altijd up-to-date zijn’

SharePoint vergemakkelijkt de samenwerking tussen mensen. Met SharePoint kunnen werknemers websites opzetten waar ze informatie delen met anderen, documenten van begin tot eind beheren en rapporten publiceren waarmee iedereen betere beslissingen kan nemen. SharePoint brengt kennis en personen dichter bij elkaar en door integratie met diverse kantoortoepassingen als zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint zorgt SharePoint 2010 voor een productiviteitsverbetering. Samen met Business Partner ETTU kan AnchorMen nu een tweetal portalen aanbieden aan organisaties. Deze portalen zijn ontwikkeld bovenop bestaande SharePoint technologie en zijn al succesvol geïmplementeerd bij een groot aantal organisaties. 

Wel, let see, laten we hopen dat t niet alleen een verkooppraatje is.

Van plan vnl demo te laten zien.

Doel vna SP: samenwerking tussen mensen mogelijk te maken en interne communicatiekanaal te bieden. Je kunt ook een goede ‘branded’ site opbouwen, met de 2010 versie. Zelfs samenwerken met de office 2003 kan nog.
Je betaalt een pittige licentie en dan heb je nog niets: als er nog weinig kennis is in de organisatie moet je al veel doen en wordt de agenda veel te ambitieus. En dan krijg je veel extra maatwerk erbij, scoop wordt veel te breed …  Zij proberen het zo aan te bieden dat dat wat in de hand te houden is.

Tips:

  • SP kun je heel goed inzetten voor Werkstroomondersteuning en Archivering
  • Wat ze leveren dekt al 70/80% van de behoefte, rest is maatwerk
  • Als je SP gaat gebruiken als fileserver structuur ga je niet alles eruithalen wat erin zit
  • De omslag van een fileserver-structuur naar een metadata-structuur is fors
  • Via aggregatiemechanismen (zijn er heel veel) kun je er best wat uithalen

Vraag: ben je er nog wat kritisch over? Zie de opmerkingen van Daan in vorige sessie..
Antwoord: een aantal dingen komt nog langs, en in 2010 gaan een aantal van die dingen beter dan in 2007

De homepage kan  gegevens van MySites laten zien via allerlei aggregatiemechanismen: verjaardagen, nieuws, agenda etc.

Autorisaties; wel tonen, niet wijzigen.

3 hoofdelemementen waarom je SP zou moeten gebruiken (welke dan?)

Folders vs metadata
Fileserver verdeelt hiërarchisch, tijd dat je bezig bent om iets te zoeken neemt toe, servers lopen vol, structuur rammelt.
Op 1 plek kun je hier geen versiebeheer toepassen. Mappen zijn alleen aan te raden om daar autorisaties op te zetten.
Nadeel is dat daar geen overzicht over te krijgen is:  het is moeilijk om transparant te krijgen hoe om te gaan met vertrouwelijke informatie. In SP kun je dat ondervangen door een container te maken met alles (duizenden in een bibliotheek) en die labellen met metadata: dan kun je weergaves te maken om juiste selectiedocmenten te vinden en daarmee krijg je wel versiebeheer op 1 plek.
vraag: hoe dwing  je dat metadata geven af?
anwt: meestal max 5-6 in laten vullen, aantal wordt er automatisch toegekend, op basis van plaatsing van een document in een bibliotheek (overerving)

DMS / SP
Een echt DMS kan veel dingen die SP niet kan.
Bijv aantal metadata in een keer wijzigen. Dat soort dingen heb je voor kennismanagement vaak wel nodig, maar gaat erg lastig in SP.

Laat Wiki zien uit de standard versie: ziet er idd archaïsch uit met die vierkante haken.
Afbeeldingen invoeren is stuk gemakkelijker geworden dan in 2007 versie, maar linken naar andere pagina’s is nog steeds lastig.

MySite
Is heel erg uitgebreid in verhouding tot 2007.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s