Het Amsterdams informatiennetwerk AIN heeft 9 juni 2011 een Sharepoint sessie, gehost door Deloitte.

Steeds meer organisaties zetten SharePoint in om de interne communicatie te stroomlijnen. Wat biedt dit veelzijdige platform en hoe optimaliseer je het gebruik ervan? Welke rol kunnen informatieprofessionals daarbij vervullen? Wat zijn de punten waar je op moet letten?

Een drietal sprekers treden op, de eerste van de drie is getiteld  “Sharepoint een zegen of een vloek?” : een Skype-contact met Daan Boom van het ICIMOD  vanuit Katmandu, Nepal.

—

16.00-16.30 Eerst aan de koffie.
Volle bak, 60 belangstellenden, grappig dat ik er bijna niemand van ken, al woon en werk ik al 30 jaar hier.
Zo’n verbinding opzetten is nog een gedoetje. Gelukkig is er een gasten-wifi.

—

16.30 opening.
Tineke IJtsma heet ons welkom, 2 nieuwe bestuursleden AIN.
Peter Evers heeft 1 sheet over Sharepoint (Intranet Focus Impact of SP 2010 on the world of Information management) : in veel gevallen komt het er gewoon, en  Informatiespecialisten hebben daar geen zeggenschap over.

—

16.30 Daan Boom

Hij is goed te verstaan. KM in heel Katmandu bestaat uit (extern) 2 personen.
Daan vertelt wat over zijn organisatie: is daar 4 jaar gestationeerd.

Wat ze daar doen: Informatietechnologie / leren en praktijk ervaringen bundelen / communicatie / geo-informatie. De onderwerpen waar ze zich mee bezig houden zijn Waterbeheersing, Biodiversity, en Armoedebestrijding.
Ze werken  daar met 57 man aan KennisManagement.

Vanuit pragmatische overwegingen heeft Daan voor SP gekozen: out-of-the-box, in begin weinig ICT support nodig en relatief goedkoop. Ze werken nog met versie 2007. Als kennismanagementsysteem is het vrij matig, maar voor projectwerk is het goede tool; de vakmensen zijn erg tevreden, en het werkt relatief intuïtief.

Een van de problemen is dat men vaak een eigen browser wil gebruiken: Firefox of Chrome. om gewoon te tonen gaat dat wel, maar het werkt niet echt lekker.  Zowel in de 2007 als in  de 2010 versie heb je dus echt IE nodig, anders heb je de volledige functionaliteit niet.

Tegen SP als documentmanagement systeem pleit dat het systeem documenten in silo’s / folders oplaadt; eigenlijk hetzelfde als een fileserversysteem. Dat beperkt meteen de navigatie: om naar andere onderwerpen te komen is een behoorlijke navigatie nodig en als je een uitgebreid foldersysteem hebt is dat niet gemakkelijk.
Ook de Trefwoorden werken onvoldoende in 2007: dat maakt je wel  verplicht de folderstructuur te gebruiken.

Metadata
Als je velden niet verplicht maakt vullen mensen de metadata niet in: vindt iedereen te lastig. Alle projectinformatie vind je terug in foldergroepen: dat is de gemakkelijkst manier voor vakmensen om hun informatie terug te vinden.
In 2010 is dat ondervangen, maar daar heeft Daan nog geen ervaring mee.
Jongeren zijn wat eerder geneigd tot metadata te gebruiken dan de oudere generatie.

Voordelen voor het werken met  SP zijn: het werkt naadloos met andere officeprogramma’s samen, je kunt documenten  meteen aanmaken met de metadata die er dan al inzitten wanneer je uit een bepaalde folder start. Maar ook dat werkt niet zoals t zou moeten: de meeste mensen werken liever off-line en slepen later de documenten in de folders, en dan mis je dus de metadata.

Vanuit knowledge sharing opzicht kun je allen maar t beste eropletten dat namen duidelijk zijn.

De Wiki’s en Blogfunctionaliteit is erg omslachtig. Het zou voor blogs iets beter zijn in 2010, maar nog steeds niet echt goed.

een ander nadeel van SP is dat je  zoveel out of the box applicaties kunt gebruiken dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

Backups in SP maken is heel omslachtig, zeker als je samenwerkt met anderen: dat vergt erg veel IT ondersteuning en op internet zijn betere systemen aanwezig voor collaborative work. Zeker als je veel extern gaat samenwerken kun je beter niet voor SP kiezen.

—

vraag:ga je nou echt minder emailen met SP?

antw: nee. We hebben wel de shared drives waar mensen documenten op konden dumpen afgesloten, dat heeft nogal commotie opgeleverd.