Introductiecursus Sharepoint voor Informatieprofessionals GO ochtend

De GO opleidingen zijn met een nieuwe cursus begonnen: Introductiecursus sharepoint voor informatieprofessionals. Eind van het jaar wordt deze gevolgd door Haal meer uit Sharepoint. Maar laten we bij t begin beginnen.

De GO heeft sinds mei een nieuw gebouw in Voorburg betrokken: bij KBenP. Het ziet er allemaal heel mooi uit en gelukkig hebben ze DE koffie 😉 . Een hands-on cursus wordt het, met 11 deelnemers en Joyce van Aalten als docent. Joyce ken ik al van de ZIN bijeenkomst.
Eerst even insjekken bij foursquare … er is nog niemand eerder ingesjekt -bij de GO althans- dus een plaats toevoegen.

Zal proberen te bloggen, maar met hands-on lukt dat mogelijk niet zo goed, we zien wel.

Sharepoint is een platvorm waarop je een DMS kunt bouwen, een intranet kunt inrichten en kunt samenwerken. Het is in feite een doos lego maar zonder gebruiksaanwijzing. Wel van belang om vooraf na te denken hoe je het gaat inrichten. Als je eenmaal hebt opgebouwd wordt het heel lastig om achteraf nog een laag toevoegen. Er is niet een beste manier om het in te richten.

Sharepoint kan van alles wat -al zijn er op onderdelen vaak wel betere systemen- en dat van alles wat is juist de kracht.

Document management. Een echt DMS gaat vaak verder dan Sharepoint kan
Samenwerken in teams
Enterprise search (Fast zoekmachine levert wel op maar kost extra geld)
Web content management (intranet en websites)
Record management
Business intelligence

Afhankelijk van hoe je het inricht krijg je een goed systeem …

Versies
Verbeterd in 2010 tov 2007 is: office integratie, interface -dat lint, taxonomieën en tagging, zoekfunctionaliteit. Met name die metadata opties zijn een stuk verbeterd ten opzichte van 2007.
De 2010 versie is er in een foundation en een serverstandard/enterprise versie. Een mooie tabel met vergelijkingen vindt je op: SharePoint 2010 Feature Comparison (SharePoint Foundation 2010 Vs SharePoint 2010 Standard/Enterprise)

Documenten
In de documentbibliotheek zie je aan icoontje wat het voor soort document is, de eigenschappen kun je via pijltje rechts van titel opvragen.
Je kunt ze meteen openen en bewerken, voor zover het office documenten zijn. Met uitchecken zet je hem even vast zodat een ander het niet kan bewerken: lezen kun je het wel.
PDF wordt niet standaard ondersteund in Sharepoint: is wel aan te passen door een extra pack te installeren. Je moet PDF eerst opslaan en dan kun je hem openen.
Nieuw document openen in de teamsite zelf: niet eerst Word openen en dan document maken en opslag plaats kiezen.
‘Opslaan als’ <een andere naam> in dezelfde teamsite kan wel, maar dan moet je de plaats van de server wel zoeken via Windows.

Mappenstructuur.
Waarom kopiëren we de mooie mappenstructuur niet naar Sharepoint?
In mappen structuren ben je snel de weg kwijt waar je zit.
In Sharepoint heb je juist de metadata die je helpt om dat goed in te richten: in de mappenstructuur moet je kiezen voor een bepaalde plaats van opslag, via metadata kun je het koppelen aan meerdere ‘insteken’.
Hoe krijg je mensen zover dat ze afzien van die mappenstructuur? Klein beginnen, laat het in een project zien dat het goed werkt met de metadata. Dat vasthouden aan de mappen is een cultuuromslag die moeilijk te overwinnen is, je krijgt het er bijna niet uit. Adviseer ze wel om vooral niet teveel te nesten.
Je kunt het aanmaken van mappen wel uitzetten, maar niet beperken tot een beperkt aantal niveaus.

Bibliotheken
Als je de juiste rechten hebt, kun je ook instellingen aanpassen: bijv versiebeheer. Standaard worden er geen versies bijgehouden, maar je kunt ervoor kiezen ook met versies (primair) en zelfs concept (secundaire) versies te werken. Waar je wel op bedacht moet zijn: als alle versies bewaard blijven dat er gigantisch veel kunnen zijn. Als je dit heb aan gezet zie je dat ook in je overzicht, en ook wanneer je een document wilt bewerken kun je aangeven als welke versie je dit wilt bewaren.
Al dan niet uitchecken kun je hier verplichten.
Als een document is uitgecheckt moet je er wel om denken dat weer in te checken: aan het groene pijltje in het overzicht kun je zien dat het uitgecheckt is. Een uitgecheckt document blijft wel gewoon in dezelfde map staan, komt niet in je eigen documentenbibliotheek. Via ‘Bestanden beheer waarvan geen ingecheckte versie bestaat‘ kun je zien welke dat zijn en kun je ook eigenaar worden van een selectie: daarmee kun je als beheerder een document dat iemand anders heeft uitgecheckt terugzetten.

Kolommen
Aanmaken kolommen: bibliotheken > bibliotheekinstellingen > aanmaken bibliotheekkolom.
Via de optie kolommen kun je allerlei zaken aanklikken die je wilt zien. Als ergens voor kiest en dat aanklikt aanklikt krijg je detail menu waarop je voorkeuren wilt aangeven. Je kunt hier ook zelf een eenvoudig keuzemenuutje maken, dat je later kunt aanpassen. Wees er wel op bedacht dat dat niet retrospectief voor eerder ingevoerde documenten geldt.
Achteraf wijzigen in de documenten kan ook niet: dat kun je wel in een taxonomie regelen.
In de kolom: met als optie ‘Beheerde metagegevens’ leg je de koppeling met de taxonomie.

Bibliotheken aanmaken
Site acties: nieuwe documentbibliotheek > naam geven.
Er zijn verschillende smaken bibliotheken: afbeeldings- formulieren- documentenbibliotheek, maar ook een wikipaginabibliotheek.
Die maak je binnen een teamsite.
Bibliotheek = een verzameling documenten die dezelfde eigenschappen hebben.
Als je een nieuwe gemaakt hebt komt die links in de navigatie op je teamsite te staan.

Inhoud
Wat zet je in Sharepoint: niet alle kleine memo’s, beoordelingsgesprekken e.d.
Nadenken over doel van Sharepoint: wat gaat er wel in, wat niet. Bijv. alleen projectdocumenten.
Wat je niet moet doen is alles migreren.
Door de zoekmachine zou je ertoe kunnen komen om juist wel meer erin te zetten.

… en nu gaan we zelf aan de slag, straks verder …

Literatuur