Introductiecursus Sharepoint voor Informatieprofessionals GO middag

2 Reacties

vervolg van het ochtendprogramma

Samenwerken in sites
Bibliotheken en lijsten komen samen in sites: een site is opgebouwd uit pagina’s.
Een pagina bestaat uit bibliotheken, lijsten en webonderdelen.
Siteacties > site-instellingen. Hier stel je bijv in wie toegang heeft tot je site: personen en groepen. Groepen aanmaken zit op een hoger niveau. Jijzelf kunt gebruikers toevoegen. Er zijn Lezers (alleen lezen), Gebruikers/Leden (documenten toevoegen) en Eigenaren (webonderdelen aanpassen).
Er zijn heel erg veel kolommen al aanwezig: hier kun je er maken die je via de lijstinstellingen of bibliotheekinstellingen aan je eigen weergave kunt toevoegen vanuit de optie ‘Bestaande sitekolom toevoegen’ .

Lijsten
Een lijst is een soort documentbibliotheek, maar zonder de bestanden die je er aan koppelt: aan een lijst koppel je items, geen documenten, maar verder zien er wel soortgelijk uit.
Lijsten zijn o.a.:

  • takenlijst
  • aankondigingen
  • nieuwsberichten
  • discussielijsten
  • agenda
  • contactpersonen
  • links

Voor een lijst heb je lijstinstellingen: voor versiebeheer en kolommen bijv. Welke kolommen er komen te staan is afhankelijk van de soort lijst die je maakt.
In- en uitchecken is typisch voor documenten, dat zie je hier niet.
Er zijn ook lege lijsten: die kun je zelf helemaal maken, maar het is gemakkelijker een standaard te nemen en die aan te passen door er dingen uit te slopen.
Om een lijst toe te voegen aan een pagina, ga je naar die pagina, klik op siteacties en (bovenaan) Invoegen > Bestaande lijst >  <klik lijst aan> Toevoegen.
Je kunt ze omhoog en omlaag slepen om het naar je zin te maken.

Weergaves
Kun je aanpassen bv op de homepagina kun je alleen de laatste 5 items van je nieuwsberichten neer te zetten. Dat kan verwarrend zijn en men kan zich afvragen waar de rest van de documenten is: dit los je op door de naam van de  weergave te veranderen in bijv: ‘ Laatste 5 documenten’.
Je kunt een andere dan de standaard weergave maken bij de Lijst> Lijstinstellingen.  Als je er ene gemaakt heb ga je naar je homepagina van de  teamsite pagina, je klikt op de editknop van de betreffende lijst en kiest voor een andere weergave.
Let wel: als je een eigen gemaakte weergave later weer aanpast, moet je eerst op elke teamsite (!) waar je die in gebruik had een willekeurige andere weergave kiezen en daarna weer terug naar de aangepaste voorkeur weergave voor hij de gewijzigde versie oppikt …  😦   (daar word je ook niet vrolijk van).

Inhoudstypen
Bij de documentbibliotheek kun je de inhoudstypen definiëren. Het is belangrijk -en lastig- om dat al van te voren in te richten. Als je dat goed doet heb je er later veel profijt van.
Kan zowel op site niveau als op hoogste niveau vastgesteld worden. Standaard is de optie Inhoudstypen uitgezet, dus dat moet je -per bibliotheek- aanzetten: dat doe je door ‘beheer toestaan’ op Ja zetten. Het daadwerkelijk aanmaken zit onder de site-inhoudstypen: net zoals de sitekolommen is dat al vaak voorgekookt.
Meestal koppel je per bibliotheek een aantal inhoudstypes, maar dan moet je dus dat beheer wel eerst toestaan.

Beheerde trefwoordenlijsten
Sharepoint 2010 heeft mooie mogelijkheden voor taxonomieën, en folksonomy, al is t niet perfect.
Tagging kun je aanzetten: dat heet hier ‘ondernemingstrefwoorden’.  Die moet je dus enablen bij Bibliotheek > Bibliotheekinstelling> Instellingen voor ondernemings-metagegevens en trefwoorden.
Je moet dat per bibliotheek instellen, maar de IT kan dat voor de gehele site aangeven.
Alle termen die je hier invoegt onthoudt hij, over alle bibliotheken bij elkaar; zodra je bij een document begint te typen geeft hij suggesties op basis van de eerste letter.
Je kunt de lijsten opschonen, maar reeds gegevens tags blijven bij het document. Als ze uit de lijst zijn, worden ze dus ook niet meer gesuggereerd.
De taxonomie optie vind je bij Site beheer > Site-instellingen > Termenopslag beheren  en hij heet: ‘Managed Metadata Service’. Je maakt een groep aan met daarbinnen een termenset en daarbinnen termen.
Een termenset is bijv een regio. Aan een term zelf kun je synoniemen en/of een Scope Note hangen, een term mag op meerdere plaatsen voorkomen.
Je koppelt op niveau van een termenset.
Als je een item aan een lijst, of een document aan een bibliotheek toevoegt krijg je bij het opslaan een vakje voor die trefwoorden of taxonomie-items en wanneer je daarin begint te tikken krijg je een suggestie.  Tik je het synoniem, dan komt hij ook met de juiste term.
Je kunt een eigen lijst invoeren via Excel.
Eenmaal ingevoerde termen kun je wel wijzigen in de beheerssite, maar ze blijven aan de documenten zelf hangen.  Je kunt ze ook niet verwijderen en/of zoek/vervangen. (Waarom nemen ze niet een informatiespecialist in dienst bij Microsoft he …)

Sitenavigatie
Linksboven heb je een mappenstructuur (sic!) icoontje waar je naar de ‘home’ kunt komen. Zo kom je op de onderliggende teamsites die de bovennavigatie vormt, genaamd de  ‘bovenste koppelingsbalk’.  De teamsites waar je bijkunt zie je dan: als je daarop klikt kom je op onderliggende teamsites en bibliotheken.
De volgorde waarin die gepresenteerd worden kun je aanpassen via Team site > Site instellingen > Uiterlijk > Bovenste koppelingsbalk.
Die bovenste koppelingsbalk kun je laten overerven bij andere teamsites
Linkernavigatie kun je ook aanpassen: dat onderscheid in lijsten en bibliotheken is voor de gebruiker helemaal niet interessant.
Advies: voeg ze samen.
Siteacties > Site-instellingen > Uiterlijk > Snel starten
Dan kun je bijv ‘Lijsten’ veranderen in ‘Overzichten’ . Of de Lijsten bij de Bibliotheken toevoegen: afhankelijk van wat je handig vindt.
Voor elke site (of teamsite?)  moet je dat afzonderlijk doen.
Linksonder in de navigatie vindt je ‘Alle site inhoud’ : ook wel handig als je niet meer weet waar welke bibliotheek stond.
Structuurweergave staat standaard uitgeschakeld, maar die kun je wel inschakelen. Is niet aanpasbaar. Laat de inhoud van de gehele site zien: volgens mij heet dat ene site-map …
Als je een taxonomie hebt kun je die in de linkernavigatie opnemen en uitklappen.
Toegekende tags kun je toevoegen aan de taxonomie via ‘verplaats’.

Sleutelfilter werkt iets anders: is eigenlijk zoeken in de taxonomie. Zoekt maar op 1 term, combinaties zijn niet mogelijk, en ‘Explode’ al helemaal niet.

Tips:
Versienummer in kolommen krijg je via  Bibliotheekinstellingen > weergave > alle documenten.
Als je een kolom hebt aangemaakt in de lijst: ga naar weergave, daar kun je hem dan aanvinken.
Onder ‘Alle site inhoud‘ vind je vaak items terug die je kwijt bent en die ergens zweven.

NB
Veel organisaties die van 2007 overgaan naar 2010 vinden het gemakkelijker om het helemaal opnieuw op te zetten dan om te migreren …

Advertenties

2 thoughts on “Introductiecursus Sharepoint voor Informatieprofessionals GO middag

  1. Pingback: Haal meer uit Sharepoint : GO cursus – ochtend deel 1 | Dee'tjes

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s