Maarten van den Dungen, Information Worker Consultant bij Macaw

SharePoint kan gezien worden als een uitgebreid platform met standaard een heleboel mogelijkheden aan boord. Het bevat bijvoorbeeld een integraal
document management systeem, inclusief versiebeheer, in- en uitchecken, inhoudstypes en metadata voorzieningen die het zoeken naar de informatie weer kunnen vergemakkelijken en de traditionele  mappen’-issues kunnen oplossen.
Het venijn zit hem alleen in de staart van deze zin, bij het woord ‘kunnen’.
Namelijk, ondanks dat het SharePoint platform verhoudingsgewijs eenvoudig uit te rollen is en alle out-of-the-box mogelijkheden snel en zonder relatieve zware IT inspanningen gebruikt zouden moeten kunnen worden, constateren we dat SharePoint projecten, eenmaal in productie, in het begin vaak goed gaan, maar dat na verloop van tijd de groei dusdanig explosief is, dat er problemen ontstaan.

De Macaw Sharepoint blog en zijn Twitter account

—————–

Maarten gaat demo’s geven

• werken zonder metadata (en waarom je dat niet moet doen)
• informatie met veel metadata
• dossiers
• eindgebruikers centraal

Opbouw in lagen van van onder naar boven

• Operating system
• Sharepoint 2010
• Content type hub  (laag waar alle metadata ed gedefinieerd wordt. Abstractie laag. Lagen die daarboven zitten kunnen er gebruik van maken: 1 plaats waar je het definieert, wordt doorgevoerd op alle andere plaatsen.  Is nieuw in 2010)
• Portal-teams-samenwerking – kennis – dms-archief
• zoeken en vinden

Meteen al bij implementeren moet je een ‘content type hub’ invoeren: las je dit meteen niet zo doet, dan kun je niet meer terug: die content type hub kun je later  wel aanvullen, maar als je hem niet hebt aangemaakt heb je een probleem. Dat is ook een van de redenen dat omzetten van 2007 naar 2010 zo’n probleem wordt.

Sharepoint zonder metadata
Als je een bibliotheek aanmaakt in SP zie je je documenten met ongeveer dezelfde data als je in de Windows verkenner ook ziet: dat is de standaard metadata die aan een document hangt (titel, datum, grootte ed). Als je op deze manier heel veel documentbibliotheken hebt is de toegevoegde waarde van SP nihil. Dan kun je net zo goed een fileserver systeem gebruiken.
Zonder extra metadata  kun je alleen filteren op dit soort standaard data (titel, grootte) of ze daarop sorteren maar meer kun je niet. Het enige is dat je iets gemakkelijker kunt dan de gewone verkenner is zoeken in alle documenten.

Sharepoint met meer metadata
Je kunt allerlei metadata formuleren bv taal, rating, classificatie, trefwoorden etc. Als je dat doet, kun je ook een metadata navigatie aan de rechterkant krijgen wat je ook wel ziet met die cluster-zoeksystemen. Zo kun je snel filteren: de reviewed documenten bv. eruit halen.
Door metadata die je toevoegt kun je ook ‘views’ toevoegen en binnen die views dingen zoeken. Zo kun je snel en gericht mensen documenten laten zien/vinden.
Dat komt ook terug in de search: SP weet in de zoekmachine dat een eigenschap van een document bv de Taal is, endaarop kun je verfijnen.
In de lijst wordt niets met de content gedaan: de search kijkt echt in de documenten zelf.

Toevoegen document
Als je een document toevoegt of  uploadt vraagt het systeem welke metadata je wilt toevoegen. Je kunt dee velden verplicht maken of niet. en je kunt een default aan een veld geven (taal – engels bv).
Je kunt een taxonomie zo instellen dat je een bericht aan de eigenaar van de taxonomie stuurt met vraag term toe te voegen mocht iemand het gevoel hebben dat er wat ontbreekt..
Vrije termen: zodra je gaat tikken geeft het systeem je suggesties van de vrije termen die anderen hebben toegevoegd en die met dezelfde letters beginnen.

Beheer taxonomie
Niet iedereen mag items toevoegen
Zodra de term is toegevoegd door de beheerder  (is vrij simpel) is de term meteen toe te kennen.
Het is wel aan te bevelen vooraf goed na te denken over welke termen je in de taxonomie hebt.
Meestal worden die vastgesteld door een beperkt groepje,en in  het gebruik komen andere weer zaken tegen die ze erbij willen hebben. Je kunt het beste het systeem zo inrichten dat dat oo kan, voorkom, zeker als je onderwerpen heel specifiek zijn, dat je er niets aan mag veranderen. Dialoog met de gebruiker blijft nodig.
Je moet het maken van een taxonomie zo inrichten dat je het samen met de deelnemers doet.

Folksonomie promoveren tot taxonomie is hele krachtige methode: het kan zijn dat het maken van een taxonomie vooraf zo lastig is, dat je er niet uit komt .Wat dan een methode is om mensen termen te laten invullen die ze zelf willen. Door een iteratief proces van steeds een taxonomie te proberen te maken van de ingevoerde termen toegevoegd kom je van daaruit tot een geheel dat de gebruikers aanspreekt : dat stimuleert het gebruik ook.
Je moet een heel strak beheer hierin hebben: 1 of 2 mensen die hier steeds mee bezig zijn en dat onderhouden. Werkt anders niet.

Facetnavigatie is het zoeken op meerdere termen; dat bestaat niet in SP, je kunt maar op 1 term inperken.

Content type = daarin definieer je allerlei zaken als: naam document, metadataeigenschappen (site klommen), informatiebeleid, workflow. Door bewaartermijnen te definiëren kun je de hoeveelheid informatie hiermee binnen de perken houden: bewaar alleen wat zinvol is.
Audit logging hoort hier ook bij: daaraan kun je zien wanneer document geopend wordt, door wie etc.
Barcodes zitten hier: dat is ideaal voor binnenkomende post.

Vraag: Kan SP postscanning aan?
Antwoord: dat ligt aan scansofware. Zo’n postocument kan wel in SP ingevoerd worden via de scansoftware en in een documentlibrary geplaatst worden (een projectmap bijvoorbeeld) en dan kan op basis van die projectmap automatische alerts verstuurd worden aan de mensen die zich bij die library hebben opgegeven.
Het zwakke van het systeem is dat het alleen een Pull heeft: de Push hebben ze eruit gehaald. Dat wil zeggen dat je zelf je informatie moet halen (lees je moet jezelf actief abonneren op een map) , je kunt het een ander niet aanbieden.

Dossiers
In dossierbeheer kun je zelf metadata beheren die je daarvoor nodig hebt: zo kun je aan een bibliotheek meerdere dossiers hangen.
Je kunt ook externe systemen koppelen en inlezen als metadata.
Aan een dossier kun je documenten toevoegen. Bv offerte + bijlage.
Dan krijg je een lijst als in verkenner bv met daarboven de dossier info.
In de metagegevens van een dossier kan ook een beperking staan van de document types die je mag toevoegen aan dat dossierbepaalde dossier.
De metadata is afhankelijk van wat je toevoegt, en bij elk type inhoud kunnen anderen gegevens horen. Aan een klantdocument wil je misschien andere gegevens toevoegen dan aan een offerte:  Metadata kan dus afhankelijk zijn van de soort content.
Document set.

Het ids mogelijk een Template te maken (in Word bv) en dat in een dossier stoppen, en daarmee kun je dan he nieuwe documenten maken.
Voor de eindgebruikers kun je het op deze manier zo gemakkelijk mogelijk maken: als je vanuit het dossier Word opstart zie je de metadata velden die daarbij horen. bovenaan staan. Als je de gegevens in de tekst gaat invullen, zet de template die als metadata weg in de velden erboven. Wanneer je het document bewaard zet Word het ook op de goede plek in het dossier neer, over de mappenstructuur -waar je het gaat bewaren- hoef je niet meer over te denken. Je hebt een project met een dossier: als je daarop klikt om documenten aan te maken zit je meteen in de goede structuur met de juiste templates. wanneer het tenminste tevoren goed is ingesteld
In Windows 7 is SP helemaal geïntegreerd: vanuit verkenner kun je meteen naar dossier toe zonder eerst SP te hoeven starten. Die documenten staan dus NIET lokaal. Alles wat je normaal met verkenner kan doen, kun je hier ook doen.

Meest krachtig onderdeel van de integratie: kies een nieuw document en voeg meteen in een klap de metadata al toe bij het openen van het document.  Voorheen nam men bij voorbeeld een oud document en wijzigde daarin de gegevens: dat is dus niet meer nodig en zeer af te raden. Op deze manier heb je snel het nieuwe document volgens de juiste template.
Werkt in Excel precies hetzelfde.

Workflow die bij dat document hoort kun je aan dat Word document hangen.

Het duurt lang voor het goed gaat werken: de mensen zijn gewend aan het werken met filesysteem.
Eigenlijk zeg je dat je geen folders moet maken, maar dan ga je vervolgens weer dossier maken die op fileserver systemen lijken. Dat is een beetje tegenstrijdig..
Invoeren SP is 20% implementatie, 80% cultuuromslag.

• Metadata kun je aan alles hangen wat je toevoegt
• Profielen maken, je kunt ratings toevoegen, en bij ranking wordt daarmee rekening gehouden.
• SP is een DMS voor de massa: daarnaast wil het management een goed beheerssysteem, SP knoopt die twee aan elkaar
• Volgens Maarten kun je SP zeker gebruiken als archiefsysteem!
• Je hebt een technisch beheerder en een IT beheerder nodig.

Volgens mij is hij de eerste ITer die ik tegenkom die volmondig zegt dat metadata (en het verrijken van gegevens) belangrijk is (zijn)

————

Een interessante avond, gevolgd door een gezellig tapas etentje.
Wel veel geleerd.

Presentatie van Maarten

Maarten laat demo’s zien, zaal luistert, D blogt door :