Joyce van Aalten, zelfstandig adviseur van Invenier zoomt in op de do’s en do not’s van metadateren in het algemeen, en binnen SharePoint in het bijzonder.
ZIN bijeenkomst 24 maart.

Joyce heeft al meer geschreven over dit onderwerp op haar blog:

• Importeren van taxonomieën in SharePoint 2010
• Zoeken met metadata in SharePoint 2010
• Metadata toekennen in SharePoint 2010
• Taxonomieën maken en beheren in SharePoint 2010
• SharePoint 2010 en managed metadata: een introductie

… dus ik ben benieuwd!

———————

Invenier is van t latijnse invenire = vinden (de informatie)

Metadata is weer helemaal in: lange tijd is dat t domein van de bibliothecarissen geweest. Met opkomst van Google vond men metadateren niet meer zo van belang, met Google kon je immers ook zonder dat alles doorzoeken. Maar dat bleek uiteindelijk toch niet zo handig.
Redenen waarom metadata weer terugkwam in de belangstelling:

• tagging kwam op, gebruikers gingen zelf trefwoorden toekennen: daarmee werd ook de gedachte aan metadata weer geintroduceerd.
• facetnavigatie heeft metadata nodig
• semantisch web : daar zitten thesauri, ontologieen achter, netwerken van metadata
• linked open data

De helft van de aanwezige mensen werkt al met SP, de andere helft gaat ermee beginnen.

Sharepoint is een platform van Microsoft voor het samenwerken met documenten, een platform waarmee je ook websites en wiki’s ed kunt maken.
Er is een groot verschil met de 2007 versie: daarmee kon je met metadata zowat niets: je kon wel wat ‘properties’ aangeven, maar geen hiërarchische relaties. Al snel bleek dat een flinke tekortkoming van het systeem en met 2010 is een ‘term store’ geintroduceerd.
Sharepoint kun je zien als een bak met veel ongestructureerde documenten, en daarmee kan het goed werken, maar SP is niet geschikt voor het ‘handlen’ van een processysteem: het is geen vervanger voor SAP.
Je kunt mensen rechten geven op bibliotheken, zonder dat je ze CRM in laat gaan, en dat scheelt je licenties (geld).
Verschil tussen gestructureerde en ongestructureerde data.
In de 2010 versie is er een gedeelte waar het centrale beheer van de metadata zit, maar daarnaast is er een mogelijkheid tot het toekennen van vrije trefwoorden (tags).
Centraal beheer van metadata:

1. hiërarchie
2. synoniemen
3. scope note

————————————–

Do’s en don’ts

Opbouw:
Het gaat niet goed gaat als je denkt dat installeren = implementeren. Of wanneer je vooraf niet hebt nagedacht over metadata
Wat je beter wel kunt doen is een informatie-architectuur opstellen en het beheer regelen.

Folders:
Een klassieke fout is het werken in folders: folders je kun je wel maken documentbibliotheken en vaak zie je dan ook dat mensen hun hele mappenstructuur kopiëren naar de nieuwe omgeving, want dat systeem is vertrouwd.
Beter is het echter om inspiratie voor metadata uit de bestaande folderstructuur te halen, en de documenten zelf niet in folders op te bergen.
(note to self: waarom eigenlijk?)

Hoeveelheid
Je kunt het invoeren van heel veel metadata verzinnen, maar dat is niet aan te bevelen: de gebruikers gaan die niet invullen.
Beter is het om te bedenken waar de gebruiker op wil zoeken, en metadata aan content types (informatiesoorten: offerte, boek, rapport) te koppelen: maak de metadata daarvan afhankelijk. Daardoor kun je het aantal beperken.
Je kunt de metadata van de klant eraan vast hangen.
Metadata die aan PDF/a hangt wordt niet automatisch opgenomen in Sharepoint: MS heeft dat niet mogelijk gemaakt (controverse met Adobe). Externe metadata aan foto’s worden wel opgenomen.

Als je een taxonomie hebt met een hiërarchische structuur kan SP die wel overnemen, maar de synoniemen neemt hij dan niet mee. Het aantal nivo’s is ook gelimiteerd: max 7 nivo’s. (dat is sowieso al heel veel trouwens)

Verplicht stellen van metadata kun je beter niet teveel doen. De gebruikers zijn heel slim in het omzeilen van dit soort zaken: ze doen dat gewoon niet, of ze vullen ‘overig’ in, of ze slaan het document zelf lokaal op.
Beter is het om heel goed na te denken over welke metadata beslist nodig is en alleen kritische metadata verplichten.
Maak het zo gemakkelijk mogelijk om dat te doen: bv koppeling met Word.

Terugzoeken
Toekennen van metadata heeft een doel: terugvindbaar maken. Maar er zijn meer mogelijke doelen: gebruik de metadata niet alleen voor zoeken, maar ook voor de navigatie. Zet metadata slim in voor filtering en of zoekschermen. Zodat bv synoniemen worden meegenomen.

Taxonomie en tagging
Beter niet een van de twee kiezen, maar beiden. Vooral niet de gemakkelijkst weg kiezen en de gebruiker alles zelf te laten invullen en dan denken dat het wel goed zal komen, dat is nl niet het geval.
Beter is het om slimme combinaties te maken: het ene veld vrij, het andere uit een taxonomie. Sluit aan bij het type gebruikers dat je hebt, de content en het type organisatie. Dat is bij elke organisatie anders.
Afhankelijk van het domein kan bv de taal snel veranderen, in dat geval kun je beter taggen dan met een taxonomie werken.

Ten slotte
Er zijn kansen voor de informatieprofessional rondom dit thema: de IPer is bij uitstek iemand die van metadata verstand heeft, maar deze moet zich wel in SP verdiepen. IT denkt er vaak niet aan om je/ een IPer in te schakelen: biedt je aan!
Neem een rol bij inrichting en beheer. (Metadata moet beheerd worden en blijven)

Er komt een opleiding op dit gebied, in de zomer can 2011 vanuit de GO. (Joyce gaat dat doen): ‘Sharepoint voor de informatieprofessional.’

Teamsites kun je aanmaken: iedereen kan er een aanmaken op elk gewenst moment voor elk project. Maar wat doe je ermee als het project afgesloten is? Daar moet iets van beheer op komen.

SP kan veel, maar van alles maar een beetje.

Tip: zorg dat Sharepoint geen IT feestje wordt want dan mislukt het gegarandeerd.

Presentatie Joyce op Slideshare

Joyce vertelt, zaal luistert, D blogt 😉 :