Prissma had op 7 oktober 2010 een kijkje in de keuken van de Tweede Kamer geregeld -en we hebben die keuken even in voorbijgaan ook echt gezien- maar we kwamen natuurlijk voor de informatievoorziening -en de borrel, want die mocht er ook wezen.  Ruim 40 leden stonden in de rij om hun spullen door de scanner laten gaan bij de entree, en mochten mee.

Agenda:

15.00   Welkom door Gert-Jan Lodder; Hoofd dienst Informatievoorziening
15.05   Presentatie over producten en werkprocessen van de Dienst informatievoorziening door Jan Keukens, Herbert Degens en Jos van der Velden
15.40     Strategie van DIV nu en in de toekomst door Gert Jan Lodder
16.00   Dienstverlening aan grote en kleine burgers door Herbert Degens en Caroline Buser
16.30   Dienstverlening door Ministeries aan burgers en demo van Rijksportaal door Margot Lagendijk
17.00   Rondleiding in twee groepen
17.30   Borrel

Inleiding

 

 

De bibliotheek is in 1814 opgericht – heel klassiek in prachtig chinees-rood met hele oude banden die nooit meer iemand inkijkt, maar die wel imposant zijn.  Ze hebben er ook informatie vanuit Pruisen: om een of ander reden daar beland en nooit weggegaan. Dikke folianten met Handelingen uit 1867 zag ik tijdens de rondleiding. Kleine drakenkopjes en groene franje langs de randen van de planken,  een wenteltrap als staart van de draak, en een onderste rail om op te staan zodat je de bovenste boeken kon pakken.
In 2001 werd het archief en bibliotheek samengevoegd tot afdeling DIV :  de informatiedrager is immers niet meer zo van belang,  gaat om informatie zelf.
Sinds 2009 zijn ze meer

• klantgericht (relatiebeheer)
• pro-actief  en op maat leverend
• gericht op inhoudelijke ondersteuning van BOR  (bureau onderzoek rijksuitgaven) en kamerleden
• gericht op flexibiliteit
• en de doelstelling is nu: alles digitaal

De organisatorische aanpassingen van de 65 fte (wordt ca 60 door de komende bezuinigingen) zijn:

• geen onderscheid in front en backoffice meer
• 3 hoofdtaken:  invoer collectie / vraag-beantwoording / relatiebeheer
• minder leidinggevenden en meer professioneel management
• bureau informatiebeheer professionaliseren en uitbreiden VIP (Virtueel informatiepunt)

Alles van de Kamer is openbaar en er is dus relatief weinig archief.

De collectie bevat 40.000 monografieën en 100.000 -vaak historische- banden, 700 tijdschriftabonnementen en 40 kranten
Ze maken veel gebruik van kranten via LexisNexis (LN), en halen daar ook de ‘webbronnen’ vandaan.
Als interne bestanden hebben ze VIP en Parlis (hoewel je Parlis ook via internet kunt benaderen trouwens). Via Rijksweb kopen de departementen gezamenlijk in, zodat iedereen die bij overheid werkt bij de Kluwer en SDU informatie kan.

Hun klanten:

• 150 kamerleden (elke kamerlid heeft een eigen medewerker, het kamerlid mag zelf zeggen wat diens specialiteit moet zijn)
• 600 pm’ers en  fm’ers
• 600 ambtenaren
• 150 parlementariërs (euh, zijn dat geen kamerleden eigenlijk?  heb ik misschien verkeerd genoteerd)
• lobbyisten (er zijn er honderden)
• burgers (voorheen werkten ze uitsluitend voor leden, nu ook voor burgers)

Producten

• Informatie-vragen bij het Centraal informatiepunt (CIP) : dat loopt terug, dankzij/ondanks dat ze pro-actief vragen klaar zetten. Ze slaan vragen op: kun je later terugzoeken
• Dynamische dossiers op beleidsterreinen
• Dynamische dossiers voor spoeddebatten. Aanvankelijk werd er aan getwijfeld of ze dat wel moesten doen:  het gaat immers om incidenten. Maar het blijkt toch dat deze toch heel vaak aangeklikt te worden. Ze kunnen heel snel een nieuw dossier maken
• Individuele alert service op basis van topics via LN
• Digitale dossiers voor internet
• Readers voor commissies en delegatie bezoeken
• Fact sheet op verzoek
• Ondersteuning BOR en commissies: proberen zoveel mogelijk mee te werken en deel van analyse samen met hen te maken

—————–
Jos van der Velden bureau informatiebeheer
Demo dossiers

Tot 2001 waren er papieren dossiers: de 9/11 aanslagen waren aanleiding om ze nu echt digitaal aan te gaan leveren. Aanvankelijk via Netscape en later via een CMS. Dat samenstellen was evengoed erg arbeidsintensief.
Vanaf 2007 stellen ze ze dynamisch samen via Autonomy op basis van een query, daarna de ruis eruit filteren. Dat is weinig arbeidsintensief zo : kan in een paar minuten, als je niet teveel hoeft te schonen.
Bronnen die ze hiervoor gebruiken zijn Lexis Nexus, eigen document management systeem, parlementaire stukken, internet informatie van LN.
Indrukwekkend, jaloers, dat wil ik ook wel kunnen leveren…

——————
Bestanden / werkprocessen

Omdat er gebruik gemaakt wordt van allerlei bestanden moet je eigenlijk weten wat je wilt, van welke jaren je wat wilt, en of je al dan niet de metadata nodig hebt, om te weten in welk bestand je moet zoeken. Het is een verwarrende hoeveelheid.

VIP virtueel informatie punt
Meer dan 30 jaar zijn hier boeken en artikelen uit eigen collectie ingevoerd en het wordt nog steeds bijgehouden.
Zoekt ook in parlementaire informatie.
Sommige primaire info is nog steeds op microfiche aanwezig: de balie kan die uitprinten, en de nieuwere info linkt door naar de PDF. Het oude Parlando gaf een motie weer zoals in kamerstuk, maar in VIP wordt er veel metadata aangehangen, die je vervolgens weer op allerlei manieren kunt combineren , waardoor er weer nieuwe -statistische- informatie verkregen wordt.
VIP is niet openbaar.

Staten Generaal digitaal gaat straks alle alle parlementaire informatie van 1814 tot 1995 bevatten en is wel openbaar.

U vindt hier alle Handelingen (Kamerverslagen, Kamerstukken en Kamervragen) van het zittingsjaar 1866-1867 tot 1 januari 1995. Het complete materiaal vanaf 1814 wordt in 2010 stap voor stap aan deze website toegevoegd. De Handelingen vanaf 1995 zijn digitaal beschikbaar via de website Overheid.nl.

Parlis: alles wat bij een stuk hoort ‘hangt’ hier aan elkaar.
Het is niet echt heel gebruiksvriendelijk systeem, en dat komt omdat het  niet gebouwd is door/voor informatiespecialisten: het is een processysteem, dat voor de griffie is gemaakt. Er komt  nieuwe versie van die veel gebruiksvriendelijker is en die straks ook op internet komt.
————————–
Gert-Jan Lodder met een snelle blik vooruit:

Dat het belang van de informatievoorziening toeneemt wordt erkent door de kamer. Dat is een groot pre (zeker, want dat is lang niet overal zo…). De kwaliteit van dienstverlening nu is hoog, maar dit houden ze niet vol, oa. vanwege de groei van de hoeveelheid info en de toename van het aantal typen en bronnen, denk bijv aan sociale media.
Daarnaast is er een verandering in de informatiebehoefte van klantgroepen: steeds meer gericht op actualiteit en met een grotere complexiteit van de vraag. Steeds meer mensen van buiten zien de kamer als informatiebron: er ontwikkelt zich een andere rol bij de burgers.
De taakstelling in informatie wijzigt en noopt tot steeds meer efficiëntie. De Kamer is trendvolger, dus wordt ook gekrompen. Gelukkig zijn er veel mogelijkheden tot innovatie met ICT.

De ontwikkelingen willen ze ook te lijf gaan met het inzetten op ICT, vastgelegd in het i-visie document. Spraaktechnologie kun je inzetten en het procesmangagement doorlichten.
De samenwerking met BOR en kamercommissies -die vraag is groot- kan nog versterkt: daar zou kwaliteitsverbetering uit voort kunnen komen.
De beheersorganisatie – allerlei systemen moeten in de lucht gehouden worden- krijgt een sterkere nadruk, mn  functioneel en technisch applicatiebeheer

Er is een document i-visie: daaraan ligt ten grondslag de gedachte dat

de burger moet over alle informatie kunnen beschikken

daar komen aantal programma’s uit voort waaronder verbeteren van de toegankelijkheid van het beeldmateriaal van de vergaderingen, die worden nu door de omroepen beheerd. Ze gaan zelf AV materiaal ontsluiten in samenwerking met het Instituut voor beeld en geluid.

—————
Informatie architectuur
Uit bovenstaande is duidelijk dat er nu veel afzonderlijke systemen zijn: een systeem dat over al in zoekt is wel aanwezig (Autonomy) maar dat moet nog aangescherpt. En er is veel metadata aanwezig in VIP.
Nu dat nog uniform zien  te krijgen: een ambitieus project voor de komende 5 jaar hebben ze voor ogen om een systeem te ontwikkelen met behulp van

• taaltechnologie (automatische classificatie / abstracts)
• webbronnen (LN en Infolook)
• ontsluiting AV materiaaal
• linked data
• topic maps (grotendeels geautomatiseerd)

en dat aan buitenwereld aan te bieden -bv aan 3rd parties- om de content te hergebruiken.
Daar is iedereen blij mee:  zowel de overheid als de buitenwereld en zelf zijn ze af van veel heen en weer gekopieer.

——————————————————-
Informatievoorziening aan burger
Vroeger was dat alleen Parlando, tegenwoordig is er een site met veel  completere informatie: www.tweedekamer.nl.  Deze site bevat informatie over de geschiedenis van de 2e kamer,  over hoe een wet ontstaat.  4-5 keer per week zet DIV er  een informatiedossier op. DIV kijkt daarvoor naar actualiteit en verzamelt info die ze vervolgens aanbiedt via steeds eenzelfde schema  (inleiding – vergaderingen – relevante stukken – artikelen uit de media). Het is een overzichtspagina met links: achter de links zit het volledige artikel, ook van kranten. Die dossiers blijven 2 weken online staan, dan moeten ze eraf. Dat heeft te maken met auteursrecht, ze mogen maar korte tijd online beschikbaar zijn. Daar wordt evengoed ook veel voor betaald (NB: link daar dus niet naar)

De plenaire vergaderingen zijn te volgen (procedure vergaderingen niet). De bedoeling is dat er over twee jaar er ook een ‘debat gemist’ komt.
De volgende dag staat er al een ongecorrigeerd verslag op de site.
Vragen kun je stellen via een formulier: 21% van de vragen komt van extern en dat percentage neemt toe.

———————–
De publieksvoorlichting loopt via de afdeling communicatie

Vragen komen via website binnen of via telefoon. Ze beantwoorden vragen of verwijzen bij complexe zaken door naar CIP.  De antwoorden houden ze politiek neutraal.
Op Teletekst worden de pagina’s  140, 141 (commissie) en 142 (stemmingslijsten) continue update gehouden.
Via de draadomroep – tweedekamer lijn radiofrequentie- kun je debatten life volgen.

Communicatie verzorgt de rondleidingen, en die zijn er veel, vaak met grote groepen.
Specifieke groepen rondleidingen op maat. Cineac

De Jongerencommmunicatie heeft speciale aandacht: ambitie is om alle jongeren voor hun 18e in de kamer te krijgen om ze duidelijk te maken dat democratie compromissen maken is, rekening houden met anderen. Ze hebben er speciale ‘kamers’ voor ontwikkeld :  ‘Derde kamer’ voor basisonderwijs, een koffertje met lesboekjes,  en de ‘Jongerenkamer’ voor het voortgezet onderwijs.  ‘Polderen voor beginners’ en debattrainingen bijv voor PABO leerlingen: de gedachte is dat als ze leren debatteren ze dat  ook in de klas kunnen meenemen.

De Tentoonstellingen: zijn vaak toegespitst op jongeren maar dienen ook voor anderen aantrekkelijk te zijn. Thema’s zijn natuurlijk ‘Hoe werkt het parlementair proces’, maar ook bijv HIV/AIDS is ook mogelijk. Er zijn diverse organisaties die graag een expositie bij publieke tribune  willen hebben en dat kan wel, maar blijft beperkt tot 4 per jaar.

——————————————————–
Margot Lagendijk.
Rijksoverheid.nl
Margot is usability expert en betrokken bij : ‘Overheidscommunicatie nieuwe stijl’, een programma dat nog tot eind 2010 loopt. Hieronder valt een aantal onderdelen waaronder Rijksportaal (=een gezamenlijk intranet voor alle 13 departementen) en Rijksoverheid.nl
Rijksoverheid.nl wil ook alle openbare sites samenvoegen, te beginnen bij de departementen: er moeten er nog 4. Het doel is efficiency verbeteren.
Niet iedereen weet het verschil tussen overheid.nl en rijksoverheid.nl (euh….. tsja, oeps, mij is het ook even niet duidelijk)
De rijksoverheid heeft heeft veel sites: wel 1600!
De mensen komen vaak indirect bij de site, het gaat om een doelgroep van een zeer grote diversiteit: sommigen zakelijk,  anderen privé, reden van bezoek (vacatures – toespraken), thema’s (brandweer – integratie – antillen) het is allemaal heel divers

Ze hebben dat als volgt aangepakt:

• usability mensen inhuren
• persona’s: op basis van  interviews met veel mensen kun je  typen gebruikers destilleren. 4 internationaal, 5 voor rijksoverheid bijv; burger -professional – journalist etc.
• prototyping
• usability testen, steeds weer opnieuw testen
• cardsort
• enquetes
• werken met interne mensen
• agile werken
• open source  / open standaarden (Hippo)

Op de website hebben ze eerst de Postbus 51  dossiers gezet in eenzelfde structuur (overal: -op de hoogte blijven -contactpersoon) en de WOB verzoeken. Ze concentreren zich voorlopig alleen op de kerndepartementen.
Uit de laatste test bleek dat:

• veel mensen komen via externe zoekmachine
• eigen zoekmachine weinig wordt gebruikt
• burgers met andere termen zoeken dan overheid zelf
• hoofdnavigatie goed is begrepen
• er een groeiend aantal bezoekers is: vraag en antwoord wel 110.000 per week, onderwerpen 90.000 per week
• actuele zoektermen worden vaker gebruikt (is ook wel logisch)

Samenvattend

• alleen vanuit jezelf kijken werkt niet: kijk goed naar webstatistieken
• gebruik van persona’s werkt goed, ook als je grote groepen bedient
• betrek eindgebruikers erbij
• stapsgewijs werken
• praktisch en pragmatisch aanpakken
• maak het visueel: bij overleg met andere disciplines die begrijpen dingen soms anders

Logo van Rijksoverheid.nl proberen ze zoveel mogelijk overal te gebruiken om eenzelfde beeld te krijgen, ook bij RIVM bijvoorbeeld en SCP.

————————————————

Rondleiding

En toen kregen we een rondleiding door het imposante bouwwerk: het gebouw van de Tweede Kamer is een samenstel van een aantal heel verschillende gebouwen.
We hebben de oude en de nieuwe bibliotheek gezien: raar dat de nieuwe bibliotheek eigenlijk toch ook weer ouderwets oogt, als is alles nieuw en blinkend, maar ja, digitale informatie kun je niet zo goed laten zien als een aantal kasten.
En we zijn even naar een debat geweest op de publieke tribune, dat ging toevallig net over herstructureren van Abbott Nederland: daar komen ook weer heel wat onderzoekers op straat. En dat terwijl men de mond vol heeft van innovatie en de kenniseconomie … nee daar gaat het echt niet goed mee. Zowat al het personeel was aanwezig, en maar een handjevol kamerleden…wel pijnlijk lijkt me.

——————————————-

Het was weer heel instructief: de informatievoorziening door mensen die gedreven zijn en er verstand van hebben doet me altijd goed. En dat dan ook nog in een interessante omgeving, leuk om meegemaakt te hebben. Er zijn heel veel foto’s gemaakt: als die op de site komen, pik ik er misschien nog wel een paar ter illustratie.

Prissma doet vaker leuke dingen:vorig jaar hadden ze ook zo’n interessante excursie naar het stadsarchief in Amsterdam.