In mijn tocht op zoek naar een manier om mijn e-alerts systeem verder te automatiseren kwam ik bij Auto-Mate uit: hieronder mijn (grotendeels positieve)  ervaringen daarmee.

Als de automatische forward in je organisatie uitgezet is,  valt het nog niet mee om een systeem te vinden dat dat wel kan. Zoals ik eerder al vertelde: Gmail en Zoho laten maar naar 1 email adres automatisch forwarden, en ik zit met een e-alert systeem van meer dan 400 titels die ik zoveel mogelijk automatisch wil laten lopen.

Alle mogelijkheden vielen zo’n beetje af, dus uiteindelijk een nieuw extern e-mail adres gekocht, in Outlook 2003 geactiveerd en aan de slag met het maken van ‘Rules’.

Maar al snel liep ik, met enig ongeloof, tegen de 32kb grens aan.  Outlook zou dan een professioneel e-mail systeem zijn…   ik kan er dus maar 14 rules in maken, dan zijn mijn toegestane 32kb’s opgebruikt 😦 .
Je kunt overgaan naar Outlook 2007, maar daar heb ik geen licentie voor, en onze werk exchange server werkt daar niet mee, dus dat wil ik niet. (Daar is de grens opgerekt naar 256 kb: zou nog niet eens alles kunnen behappen.)

Via het onvolprezen Twitter systeem vertelde iemand mij over Auto-Mate. Dus maar eens een trial opgezet en dat werkte inderdaad over die grens heen.

Auto-Mate is een soort script engine:  hij voert handelingen uit, zoals jezelf zou doen als je achter je computer zit, maar dan geautomatiseerd en een stuk sneller.  Het is geen freeware: binnen de 30 dagen moet je betalen. Je hebt een basis en een pro versie. Je download de complete versie en als je betaalt, krijg je een activatie code en werkt het verder gewoon door. Door onze stikte firewall had ik problemen met de activatie, maar daar hebben ze me netjes mee geholpen.

Stukje bij beetje voegde ik afgelopen tijd de e-alerts toe aan dit systeem, inmiddels ben ik over de 150 titels en het werkt nog steeds goed:  ik start ’s morgens de mail op en er gebeurt van alles in de tijd dat ik koffie haal.

Voordelen (afgezien van die +32kb grens overschrijding):

• is redelijk intuïtief, werkt tamelijk gemakkelijk
• je kunt een stukje tekst in de subject-regel invoegen
• je kunt aardig differentiëren naar welke info hij wanneer moet kijken
• wist en verplaatst  mails naar andere folders, ook over meerdere Personal folders heen

Minpuntjes:

• je kunt geen Discussion lists in een keer koppelen, maar moet alle namen stuk voor stuk toevoegen
• belangrijkste bij edit: als je een lijstje met meerdere email adressen forward en je klikt op edit om een toe te voegen of verwijderen, dan maakt hij die lijst leeg: als je niet oppast heeft hij ze gewist en alleen de nieuwe er in gezet. Lange lijsten zijn zo lastig te bewerken
• je kunt niet kiezen voor een bepaalde signature per rule

Ik heb nog niet gevonden hoe de verzonden mail in specifieke map te laten verplaatsen, misschien kan dat in een aparte actie.  Ik maak wel backups, maar kan niet zeggen of dat echt goed werkt en  kan ook niet zeggen of je het systeem zo naar een ander email adres zou kunnen verplaatsen. Want het is natuurlijk wel kwetsbaar, omdat het aan je persoonlijke mail hangt:  als je vrij ben moet iemand anders jouw mail opstarten om die acties te laten uitvoeren, via de RPD sessie (thuiswerken) werkt het natuurlijk niet en je kunt maar beter niet onder de tram komen…

Ben er toch heel tevreden over!