Leonie Houtman Wie weet wat?

Leonie is bedrijfskundige, richting kennismanagement en netwerken, werkt per 1 mei 2009 als onderzoeker bij de VU. LinkedIn.

De kennis waar wij als individu over beschikken is niet alleen voor onszelf van belang, maar ook voor onze omgeving. Je baas wil graag weten over welke kennis en vaardigheden jij beschikt, zodat hij weet of jij de juiste persoon bent voor jouw taken. Onze collega’s willen ook graag weten wat wij weten, zodat ze in het geval van een probleem bij ons aan kunnen kloppen indien wij over de juiste kennis beschikken. Hetzelfde geldt voor ons als wij een probleem hebben. Naar wie ga je dan voor advies? Zowel in ons privé als zakelijk leven maken we gebruik van andermans kennis, simpelweg omdat we niet alles zelf kunnen onthouden. De specifieke kennis van ‘wie weet wat’ is de basis in ‘transactive memory theory’ (TMS). Leonie heeft onderzoek gedaan naar de manier waarop een organisatie gebruik maakt van een TMS en welke factoren een belemmering zijn voor het stromen van kennis in organisaties. “Hoe kan een organisationeel netwerk beter gebruik maken van de aanwezige kennis” en “hoe zorg je ervoor dat de aanwezige barrières tot kennisdeling worden verlaagd” zijn vraagstukken die hierbij aan de orde komen.

It’s not’ who you know’ it’s what ‘who you know knows’.

‘transactive memory theory’ (TMS).

Gaat om communicatie, interactie. Gedeelde geheugen theorie ontwikkeld in 1985 door Wegner et al.

1. Expertise recognition (wie weet wat)
2. Directory updating (aanpassen percepties op basis van nieuwe informatie)
3. Information allocation (doorgeven van inforamtie die voor anderen van belang zijn)
4. Retrieval coordination (info die ontoereikend bij jezelf is bij anderen halen)
   

Kwaliteitscriteria: hoe goed is dat systeem? Gaat over alle processen en is afhankelijk van:

• juistheid  ( accuracy)
  
• gezamenlijkheid (sharedness)
• participatie (validation)
  

Sinds 2001  empirisch onderzoek en heel nieuw is om dit proces te toetsen op organisatienivo.
Voor een organisatie kun je kijken in hoeverre deze processen bestaan in een organisatie.

Bijdrage van een TMS aan een organisatie:

1. sneller vinden van informatie
2. wiel niet opnieuw uitvinden
3. effectiviteit en efficiency
4. beter gebruik van netwerk maken

Barrières in kennisdeling in de communicatie tussen mensen: wat kan er dan misgaan? Zie model van Carlisle (2002, 2004).

• syntactische: spreken we dezelfde taal
• semantische:  bedoelen we hetzelfde
• pragmatisch: ben ik bereikbaar, sta ik er open voor

Sociale netwerk analyse

Methode om inzicht te krijgen in de netwerkkaart van de organisatie buiten de officiële hiërarchische lijnen om. Wie met wie in contact staat.e

Kijk op diverse nivo’s naar actoren en relaties (is de relatie wederkerig).  Je hebt bottlenecks (teveel lijntjes die over bepaalde mensen lopen), geïsoleerde actoren en subgroepen (afdelingen die niet met elkaar communiceren).
Netwerk-karakteristieken in een organisatie zijn dichtheid, afstand (6 degrees of separation, hoe groter de afstand, hoe minder hecht de dichtheid is) en reciprociteit (hebben we allemaal hetzelfde gevoel erover).
In een groep of team heb je ook dichtheid en reprociteit
Op individueel nivo heb  je afstand, centraliteit en macht. Als de afstand te groot wordt, bij mensen die aan de buitenkant van een netwerk staan, met weinig connecties,  zou het kunnen dat er niet optimaal van ze gebruik gemaakt worden. Sommige mensen geven meer kennis dan ze eruit halen (degree van centraliteit). Closeness meet de mensen die het meeste in contact staan met anderen. De mensen die daartussen instaan (betweenness) zijn heel machrtig omdat die de diverse mensen aan elkaar kunnen verbinden.

In een netwerk dat bijna geen connecties heeft onderling weet men niet zo goed weet welke kennis men in huis heeft.
Als mensen maar het gevoel hebben dat ze weten bij wie ze terecht kunnen: dan is er een nivo van TSM aanwezig.

Implicaties voor organisaties

• breng subgroepen bij elkaar (bijna altijd zijn er wel afdelingen die te weinig van elkaar weten)
• heb aandacht voor ‘hubs’ in het netwerk
• breng de periferie dichter bij de kern (daarme raak je die mensen niet kwijt en gebruik je ze efficiënter)
• zorg ervoor dat mensen weten wie wat weet
• zorg dat kennis wordt doorgegeven
• geef iedereen toegang tot kennis
• verlaag de barrières, met name de pragmatische

Als je weet hoe netwerk in elkaar steeks, kun je daar op inspelen.

————————-

Blijft de vraag: hoe doe je dat …