Prissma organiseerde vanmiddag voor ruim 80 leden een kijkje achter de schermen van het Stadsarchief Amsterdam, inclusief een rondleiding door het prachtige gebouw de Bazel (wikipedia).

Het was een interessant middag: de hele organisatie (van de dienst, niet alleen van de dag) kwam buitengewoon efficiënt op me over, en het gebouw is erg bijzonder.

De Bazel
De Bazel is een indrukwekkend Art Deco gebouw: vroeger was het een bank (ABN Amro) en toen kwam je er bijna niet in, nu is het een uitnodigende instelling die graag mensen binnen wil krijgen. En dat blijkt wel succesvol: in oude gebouw kreeg het stadsarchief  30.000 bezoekers per jaar tegen 120.000 bezoekers in het nieuwe!
Er was in de filmzaal waar we de lezing hadden geen wifi verbinding,  en ook de dongel bood geen soelaas:  de filmzaal ligt nl ondergronds, voorbij de prachtig betegelde Schatkamer (een oude particuliere kluis), in de voormalige effectenkluis waar vroeger alle waardepapieren lagen.
De goudkluis zit ernaast: daar zit nu de technische installatie.

• 14.00 Opening in de filmzaal. Welkom door directeur Jan Boomgaard
• 14.15 Presentatie over de digitalisering van het stadsarchief (de archiefbank) + ruimte voor discussie. Ellen Fleurbaay (adjunct-archivaris en hoofd afdeling Publiekszaken) vertelt over het grootschalige digitaliseringsproject van het stadsarchief (Archiefbank), dat onlangs werd bekroond met de Computable Award 2008 als ICT-project van het jaar
• 15.00 Presentatie nieuwe inspectietaken / opdrachten / acquisitie met gedigitaliseerde archieven en collecties
• 15.30 Rondleiding door het gebouw (waaronder de Schatkamer)
• 16.30 Afsluitende borrel

Ruimte
Toen de ANB Amro het gebouw aan de gemeente Amsterdam verkocht zou aanvankelijk de UB in dit gebouw komen, maar daar was de ruimte niet groot genoeg voor en daarom kreeg het stadsarchief dit. Vanaf het gebouwencomplex wat ze eerst hadden zijn ze naar minder vierkante meter gegaan, en dat kon alleen omdat ze van collectieberging naar formaatberging zijn overgegaan: dus veel meer inhoud op minder oppervlakte. Daarbij komt de digitalisering: bij de gehele gemeente is een slag van fysiek naar digitaal bezig, dus dat paste er mooi in. Verschil in ruimtebeslag houdt verband met onderwerp: fysiek beschikbaarstellen is niet meer zo nodig, het gaat er de meeste mensen om om gemakkelijk betrouwbare informatie te kunnen vinden. Minder ruimtebeslag  is wel een ingreep voor je collectie: de archieven zelf ‘verdampen’, je moet ze je ook niet meer fysiek voorstellen.
Het gebouw is wel een rijksmonument, dus dat geeft beperkingen: je moet een balans proberen te bereiken tussen respect voor het monument en het uit kunnen oefenen van eigen taken.

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Ellen Fleurbaay
Hield een aanstekelijk en interessant verhaal over hun digitaliseringsproject

De originele documenten zelf kun je nog wel raadplegen in dit gebouw, maar raadplegen tbv informatie, de inhoud dus, dat kan prima digitaal via de Archiefbank op Internet.
Ze rekenen er wel geld voor: 50 cent per pagina.
De kosten van het digitaliseren zijn ca 1 ton per jaar, tegen een omzet van 70.000. De verwachting is dat dat op den duur gelijk gaat lopen.

Het doel van de digitalisering was alle openbare documenten, overal en altijd digitaal toegankelijk te hebben, en dat  snel gerealiseerd (liefst binnen 14 dagen) en goedkoop (50 ct / scan max).
Het is duidelijk dat je met 40km archief honderden jaren bezig bent als je dat allemaal wil digitaliseren: dat vraagt een andere aanpak dan bij nummer 1 beginnen. Beter is te prioriteren naar de vraag: ‘scan on demand‘, laat de gebruiker aangeven waar deze interesse in heeft, en scan dat.
Wil dat goed werken dan moet het digitalisatieproces en het klantencontacten optimaal zijn.
Ze hebben een website waar men gratis kan zoeken: de meeste mensen willen graag zoeken via zoekvenstertje en daar hebben ze met het ontwerp van de database rekening mee gehouden.
De inrichting is zodanig dat zoeken via Google een item oplevert dat naar naar dezelfde ‘inventarisstuk‘ pagina leidt als dat in het eigen zoeksysteem zou zijn. En dat lukt aardig

Als je wat gevonden hebt, kun je bij ’t stadsarchief ter plekke al die brieven gratis lezen (printen kost geld), thuis moet je daarvoor betalen. Ze hebben zelf een Documentenviewer ontwikkeld voor het lezen van oude documenten: contrast bijstellen, inzoomen, printen naar pdf, en daar zijn weinig klachten over. Als je iets vindt dat niet al digitaal is, kun je aanvragen om dat te laten digitaliseren, dat is de ‘scan-on-demand’.
Van de meeste inventarisnummers is niet bekend wat er precies op stuksnivo in zit: de klant kan vragen om te digitaliseren, maar is daarmee nog niet verplicht om het af te nemen, of alles van dat betreffende item af te nemen.

Ze delen ook waardebonnen uit: dat heeft het effect dat mensen meer gaan kopen.
De backoffice administratie van dat al ziet er heel efficiënt uit, en werkt zo te zien bliksemsnel.

De workflow:

• eens per week worden de aangevraagde inventarisstukken in een download gerangschikt naar plaats
• orderbonnen worden geprint omdat je niet zomaar iets mag weghalen: daar moet iets voor in de plaats komen. De ordernummers hebben 12 digits: (de range voor stuksitems) en werken met barcodes (tip: type nooit iets met de hand in!! 😉 )
• deze bonnen worden bekeken: kunnen en mogen de items openbaar? (soms wordt dat ook geweigerd) en kunnen ze tegen massadigitaliseren?
• de hele set wordt verpakt en opgestuurd naar een externe partner
• als ’t terugkomt heb je scans met scanrapporten: bestandsnamen zijn dan zonder betekenis, en via metadatering terugvindbaar.  (Vergeten te vragen of ze dan nog metadateren op dat moment, omdat ze dan wel op stuksnivo de informatie hebben)
• geheel kost een week
  

De klant heeft een dag de tijd om het te downloaden, daarna is het voor hem toegankelijk via het systeem van het archief zelf. (Komt een vinkje bij te staan dan). Daar kun je een abonnement op nemen. Steeds meer mensen laten hun digitale aanschaf op deze manier gewoon door het archief beheren.

Projecten
Naast ‘on demand’ hebben ze ook projecten lopen, mn van / voor genealogische doelen.
Paspoortaanvragen van in (en voor) de oorlog, die vaak vergezeld zijn van pasfoto’s zijn erg geliefd: er wordt sowieso prioriteit gegeven aan archiefstukken waar foto’s bij zitten want soms zijn dat de enige foto’s die er van bepaalde familieleden te vinden zijn.
Het Marktkooplui archief van vlak voor de oorlog is pas online gekomen. Vaak wordt deze projecten betaald uit externe fondsen: Erfgoed van de oorlog bijv.

Informatie over mensen die minder dan 100 jaar gleden geboren zijn, is niet online: meestal pas na het overlijden.

Van allerlei kanten komen ook gedigitaliseerde items binnen, soms ook heel recent.

Ze hebben 5,6 miljoen scans online, klanten over hele wereld:  een goed beheer, en a la minuut kunnen terugvinden is cruciaal, en zo te zien is systeem bliksemsnel.

Zie verder: Digitalisering vereenvoudigd versie 1.1 en meer info over hun projecten

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Gert Zwagerman en Brigit Hoomans
Digitale ontwikkelingen in Amsterdam.

Gert is van de afdeling die zich bezig houdt met advisering, inspectie en het binnen halen van archieven, mn particuliere archieven: er komt nl heel veel binnen, alleen vorig jaar al 600 meter vorig jaar. Brigit vnl van de samenwerking binnen de diensten.

Beiden houden zich bezig met het coördineren van de aanpak binnen Amsterdam: er zijn nog veel koninkrijkjes en er is veel verschil in aanpak binnen diverse onderdelen van de gemeente Adam: vorig jaar is er een rapport geweest dat aandrong op clustering.
Bouw en woningtoezicht archieven worden door stadsdelen (bouwtekeningen) op grote schaal toegankelijk gemaakt en er is prioriteit voor digitaliseren van deze projecten.

De diensten zelf hebben nu systemen en schaffen nog steeds zelf nieuwe systeempjes aan.
Afgelopen zomer is er beslist dat er geen decentraal geld meer voor is, maar een aantal zaken loopt nog wel door. Dat levert wel de nodige frustratie op. Daarom is het ook nodig dat er op het hoogste niveau over beslist wordt.

Het Archieftoezicht wordt steeds ingewikkelder, mn door hybride situatie:  bij achteraf bewerken is dat vaak een groot probleem: wat is de status van een document, het versiebeheer ontbreekt vaak.
Al bij inrichting van bedrijfsprocessen wil dienst betrokken zijn.

Er komt een nieuw ‘besluit informatiebeheer’: (zo’n besluit is voor de gemeente verplicht)

Men wil de digitale ontwikkelingen in Amsterdam meer op elkaar aan te laten sluiten
– standaarden duurzame bestandsformaten
– standaard metadata

Standaarden
– aansluiten op internationale standaarden, zo min mogelijk zelf verzinnen
Archivering al op moment van ontstaan van document.
Verschil met papieren archief: snelle uitwisselbaarheid is wel gewenst.

Duurzame bestandsformaten hierbij kijkt men naar de File assessment methode van de KB (openess, adoption, complexity, Technical protections mechanism, self-documentation, robustness)  daarop kun je scoren.
Daar komt dan uit dat PDF meest geschikte formaat is.
Ze geven aanbevelingen aan andere diensten wat ze beste kunnen doen.
Ze geven ook lijst van software wel of niet te gebruiken.

Metadata
– uitwisselbaarheid mogelijk maken
– Dublin core
– rekening houden met voorschriften
– op hoog nivo vast laten stellen

E-depot
Ze willen een heel groot centraal gehost archief gaan maken, voor alle 45 diensten van Adam.
Zaakgericht werken:  advies is dan om de workflow ook mee te nemen, dat is ook wel logisch, maar vaak zit dat en de ICT elkaar nogal in de weg.
Geleidelijk aan worden de diensten aangesloten: over 10 jaar zouden dan alle 45 aangesloten zijn.
Ze willen geen twee e-depots in de stad, maar een gezamenlijk systeem.

Er werken 160 mensen, zo’n 120 FTE’s.

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Ben zeer onder de indruk …