Onze ‘eindgebruikers’ mogen hun wensen gewoon bij ons ‘over de heg’ gooien: wij doen de aanvragen voor ze. Normaliter houd ik me alleen met de ‘moeilijke’ IBL gevallen bezig, maar door ziekte zat ik de laatste dagen in de ‘productie’: de bulk aanvragen dus. Dan valt het je op dat het anders werkt met een incidentele zoekactie dan wanneer je er veel achter elkaar moet doen.

Kosten
De meeste aanvragen plaatsen wij via Picarta of Subito. Bij beiden worden verschillende tarieven gehanteerd afhankelijk of je al dan niet ‘for-profit’ bent; tarieven Picarta (nog lastig te vinden) / Subito. De basiskosten liggen sinds 1 jan 2008 gelijk: 6 euro per artikel, de initiële keuze tussen die twee bepalen wij vnl door de lengte van het artikel. Een aanvraag in Picarta van meer dan 10 pagina’s wordt al gauw een stuk duurder, lengte speelt niet zo’n erge rol bij Subito, maar Subito levert weer een aantal artikelen alleen via DRM (zie beneden) en daar komt dan 3,50 per artikel bij.

Snelheid
Als je een aantal aanvragen hebt van relatief recente artikelen is het het snelste om die via Picarta te plaatsen: met kopiëren van de titel van het artikel uit de aanvraag (ik krijg ze meestal via de mail) in de zoekbox van Picarta heb je meteen alle gegevens ingevuld. Dat gaat vlot, paar kleine puntjes:

• de optie ‘verzenden via email’ wordt niet vastgehouden,voor akkoord moet je steeds 2x klikken en dat houdt een klein beetje op;
• dat je ineens in een ander scherm komt bij het plaatsen van je eerste aanvraag wekt ook even verwarring
• maar dat je dan twee windows open hebt (een voor de aanvragen en een voor de administratie is) op den duur wel handig.

Oudere artikelen (van voor 1992) moet je aanvragen via de tijdschrifttitel, en daarvoor heb je twee schermen nodig: dan werkt de Subito methode weer ietsje sneller. Al te recente zitten er nog niet in.

Subito heeft een poosje geleden de website veranderd: en werd daardoor aanzienlijk trager. Nog steeds vind ik het een trage website: met name opstarten kost veel tijd. Het komt ook nogal eens voor dat, als je alles hebt ingevuld en je op akkoord klikt, dat de pagina ineens niet gevonden wordt en je het opnieuw kunt invullen. Dat zal wel een firewall of proxy probleem zijn.
Je zoekt hier dus de titel van het tijdschrift op en vult daarna eerst het jaar in, waarna gecheckt wordt of dat jaar beschikbaar is (dat weet je dan meteen, bij Picarta moet je er eerst om vragen) , je kiest een leverancier en vult daarna de artikelgegevens in. Als je een aanvraag geplaatst hebt, en je wilt uit hetzelfde tijdschrift nog een artikel, duurt het ook weer even voor je ‘back’ kunt naar de vorige pagina, daar gaat Picarta weer sneller in. Wat je trouwens vooral niet moet vergeten is dan ook het jaar aan te passen, want dat blijft default erin staan: dat is me ook al een paar maal overkomen. ‘New search’ aanklikken is ook trager dan ‘back’ gaan 😉 .

DRM 😦
Subito heeft zich verbonden om de leveranties van een aantal uitgevers via DRM te laten verlopen (zie copyright sinds 2008) . Dat is heel vervelend (zie ook uitleg en gemopper op Medinfo) :

• als je in een netwerk zit, heb je een aparte PC nodig om de artikelen te kunnen downloaden omdat je daarvoor programma moet installeren.
• dan nog duurt het laden een hele tijd,
• mag je maar 1x een print maken,
• en is het expliciet verboden om de pdf te bewaren of er er wat dan ook mee te doen.

Op de kopie zelf staat dan ook nog op elke pagina je naam en user nummer, zodat elke kopie herleid kan worden tot de boef die de euvele moed had een aanvraag te plaatsen bij een bibliotheekcollectief in plaats van rechtstreeks bij de uitgever.

Afhandeling
Wat wel opvalt is de snelheid waarmee je de kopietjes zelf krijgt: soms dezelfde dag, maar heel vaak al de dag erna.
Over het algemeen geef ik de ontvangen PDFs door aan de eindgebruiker: mijn ‘gebruikers’ willen graag elektronische versies van al hun artikelen. Die koppelen ze dan weer aan hun RefMan/EndNote bestand. Ook de uitgeprinte artikelen geef je natuurlijk aan de aanvrager, en wat die er verder mee doet onttrekt zich aan je waarneming.
Wat ze dus zouden kunnen doen, maar strikt verboden is, is die print weer opnieuw inscannen… het hele DRM gedoe maakt het allemaal onnodig gecompliceerd.

(mijn collega is gelukkig weer beter 🙂 )