Michelle Boule heeft een ‘Library technology report’ geschreven ‘Changing the Way We Work‘ (weblog). Daarin beschrijft ze een aantal voorbeelden van hoe nieuwe technieken toegepast kunnen worden om een bibliotheek-situatie te verbeteren en hoe die technieken toe te passen voor virtuele teams.

Ze begon met te vertellen dat in teams mensen vaak in groepjes bijeenkomen, vervolgens gaan e-mailen, en daarna gaan de actievelingen elkaar onderling e-mailen, CCen of BCCen. Waardoor een hoop gedonder ontstaat, het groepsproces weer opnieuw gekanaliseerd moet worden, en de boel vertraging oploopt. En dat terwijl iedereen het al druk heeft met uitvoering van het werk.

Beter is het de manier van werken te veranderen door moderne technologieën in te zetten voor het werk zelf. Ze heeft een aantal interviews met managers van min of meer geslaagde projecten gedaan en de daaruit te destilleren ‘lessons-learned’ vat ik even samen:

• gebruik ‘stuff” zoals Phil Bradley het noemt, dat overal op het web (vaak gratis) voorhanden is om informatie centraal te houden en te delen
• het ligt een beetje aan de keuzes die je maakt voor de tools en de grootte van je project of je veel instructie / training nodig hebt voor de deelnemers, maar vaak valt dat erg mee
• wiki’s zijn bijv heel handig en hebben vaak niet veel instructie nodig. Je kunt ze lokaal hosten of via internet: MediaWiki, PBwiki, Seedwiki Wetpaint, PmWiki
• onderschat eenvoudige tools als IM (Instant messaging) niet: belangrijk om gemakkelijk te communiceren. Voorbeelden: Meebo, Trillian, Pidgin, Google Talk
• webconferencing is vaak wat lastiger op te zetten: VMukti, DimDim, Yugma
• blogs kunnen zowel gehost als niet-gehost worden, zijn vaak eenvoudig op te zetten en te onderhouden en hebben veel toegevoegde waarde: WordPress, Blogger, Typepad
• project management tools liggen wat ingewikkelder. Voor een bibliotheek moeten deze gefocust zijn op samenwerking en delen van bronnen, bijv Basecamp, Mingle
• Google accounts kun je inzetten voor een scala aan items: je kunt een eigen aangepaste homepage opzetten voor je groep met daaraan gekoppeld agenda, IM, documenten centraal houden en delen, gmail, notebook, mailinglijsten, Orkut, Picasa, etc
• als je niet van Google afhankelijk wilt zijn is er ook andere software met veel toepassingen is bijv Vyew, Zoho, Backpack, Writeboard

Ze eindigt met een aantal ‘Best practices’ voor virtuele teams:

• kies tools met het oog op voor functie, niet teveel toeters en bellen, zo eenvoudig mogelijk (KISS)
• hoe meer mensen meedoen, hoe meer kans dat iemand ergens verstand van heeft
• combineer een aantal van die tools om een nog grotere functionaliteit te krijgen
• experimenteren zou regel, geen uitzondering moeten zijn (hear hear!) en op alle niveau’s
• zorg voor goede technische ondersteuning
• zorg voor een leider
• hou iedereen betrokken (coaching en mentoring) en enthousiast
• stel regels op waar iedereen zich aan moet houden (bijv elke dag even inloggen) zodat je erop kunt vertrouwen dat je elkaar kunt bereiken
• context is belangrijker dan de tool
• zorg voor een duidelijk doel

De grootste eye-opener voor mij waren niet zozeer de toegepaste technieken, daar weet ik wel wat van, maar eigenlijk het statement dat een virtueel team een leider moet hebben en een doel. Ik wil alles te graag op vrijwillige basis …. 😉 .