Voor onze onderzoekers die willen samenwerken met wetenschappers buiten het instituut om hebben we een beperkt aantal licenties op RefWorks aangeschaft. Het voordeel van RefWorks is nl dat deze databases ‘web-based’ zijn: je kunt ze dus overal benaderen.

Met RefWorks kun je op twee manieren samenwerken:

1. een login delen en zo samen een database opzetten en onderhouden,
2. een ‘ share’ aanmaken en de URL van een selectie meedelen aan anderen, zodat die erin kunnen zoeken. Die kunnen wel opmerkingen erbij plaatsen, maar geen records toevoegen. (Je kunt er zelfs een RSS feed op maken als je dat wilt!)

Beide mogelijkheden leken me nuttig, en daar zijn we nu mee aan het experimenteren. Met de eerste optie had ik al enige ervaring: Marianne (Ecobibl) heeft een databaseje met artikelen op het gebied van citatie-analyse opgezet en ik (en nog een paar) doen daaraan mee. Als een soort test.

Maar nu ben ik dus ook de ‘administrator’ van onze eigen licentie.

Ervaringen na twee dagen:

Uiterlijk: wat al meteen opvalt is de lelijke lay-out: dat kan in deze tijd echt niet meer, en lijkt me ook niet nodig. Daar is echter weinig aan te doen.

Prijs: het is duur, veel duurder dan ik verwacht had. RefMan bv is een programma dat je aanschaft, en de kosten daarvan zijn eenmalig, maar RefWorks is op licentie basis: dat bedrag komt dus jaarlijks terug.

Compatibiliteit: uitwisseling met RefMan en Endnote is goed: tot nu toe is daar niets mis mee gegaan.
Vanuit Scopus kun je ‘Direct downloaden’, maar dat moet je eerst in je profiel aangeven. Het kost even zoeken om erachter te komen hoe je dat moet doen: bij de ‘hoe zet je RW op handleiding’ voor de administrator staat er niet voldoende over vermeld. Je kunt dat alleen in de help van Scopus zelf vinden, niet in die van RW. En voor teruglinken moeten ze ook iets activeren bij RW zelf, ook daarnaar moet je eerst vragen.

Attachments: je kunt de full-text aan de records hangen. Ook dat is heel handig, want op die manier kun je overal bij je artikelen en wat je er meer aan wilt hangen: Word en Excel sheets en zo kunnen ook. Ik heb nog niet ontdekt of de gegevens die je zo up-load echt prive zijn, en of je er geen copyright problemen mee krijgt.
In de ‘korte presentatie’ (zoals boven) zie je niet dat ze eraan hangen: dat is onhandig. Maar misschien is daarvoor ook ergens een instelling aan te passen.
Tot nu toe krijg je de full-text van folders die je ‘shared’ helemaal niet in beeld, maar mogelijk valt dat in de instellingen aan te passen: ik heb nog niet gevonden hoe.
Een beperkte hoeveelheid ruimte krijg je standaard, wil je meer, dan kost dat, op jaarbasis, ook weer een fors bedrag.

Gebruikers: de reacties van de (paar) gebruikers die ik toegang heb gegeven zijn erg positief. Ze vinden het programma erg gebruiksvriendelijk en ontdekken als een speer de moglijkheden: binnen twee uur tijd kregen we van een van hen een URL van een share met de artikelen die deze wilde aanvragen 🙂 .

Training: we kregen meteen een aanbod voor locale training. Dat gaan we zeker doen.

Wordt ongetwijfeld vervolgd.