Afgelopen vrijdag heb ik, en met mij 15 andere geïnteresseerde en gemotiveerde collega’s, de GO Taxonomie Workshop van Evert Jagerman, auteur van Creating, maintaining and applying quality taxonomies gevolgd. Theorie in de ochtend en praktijk (werken met Mind Manager) in de middag.
Het was een motiverende ervaring: ik kijk nu toch anders tegen het invoeren van een taxonomie voor mijn werk aan.

Enkele zaken die ik ervan heb opgestoken:

• terminologie. Een echte taxonomie is puur genus-species: in de praktijk voeg je er meestal ook thesaurus elementen als relaties en zo aan toe. Het onderscheid is vnl academisch en je mag best pragmatisch zijn dus, dat bevalt me wel 🙂
• organisatie. Succes is oa afhankelijk van hoe goed je opzet, implementatie en onderhoud georganiseerd heb: zorg voor draagvlak in de organisatie, zowel bij management als bij gebruikers, en leg de eindverantwoordelijkheid over beheer en onderhoud bij een persoon (taxonomie architect) , geef gebruikers en collega’s inspraak in ontwikkeling (maar geen beslissingsrecht). Stel duidelijke regels
• soorten. Descriptieve taxonomieen indexeren documenten, en mogen meer termen bevatten dan Naviagatie taxonomieen voor een portal: hou het aantal termen daarin beperkt
• argumenten. Bepaal je doel, visie, statements,kritische succesfactoren. Analyseer behoefte. (Zoeken kost tijd: snel vinden is goedkoper)
• elementen. Ga niet te diep maar KISS (keep it simple stupid), hou rekening met groei, financiën, acceptatienivo, kijk naar reeds bestaande taxonomieen of classificaties, gebruik termen uit de eigen organisatie
• benadering. Kies voor een top-down, bottum-up of facetbenadering. Bij een facet benadering analyseer je relevante facetten afzonderlijk en die voeg je achteraf samen. Op zich een aantrekkelijke aanpak, maar samenvoegen kan lastig zijn
• criteria. Let op syntax (vorm boomstructuur, omvang, balans, diepte), terminologie (enkel-meervoud, samengestelde termen, voorzetsels, taal, hoofd-kleine letters, afkortingen), semantiek (subcategorieen uitsluitend, uitputtend, systematisch)

Als je een grote organisatie hebt, moet je kiezen tussen een taxonomie voor het geheel, of deeltaxonomieen voor aparte afdelingen. Beiden hebben eigen voor en nadelen.

Indexeermethoden
Dit zal de bottleneck worden vrees is. Een taxonomie ontwikkelen zie ik nog wel binnen de mogelijkheden, maar dat functioneert alleen als je ook ‘alle’ betreffende documenten via dat systeem geïndexeerd hebt. Je kunt niet een deel wel en een deel niet indexeren: dan vindt een gebruiker het al gauw onbetrouwbaar. En hoe krijg je dat voor elkaar bij een grote hoeveelheid documenten?

• Automatische indexeermethoden (verity bijv) zijn wel mogelijk, maar erg duur en ook niet altijd goed. Probleem heb je dan met teksten als ‘ Hoge bomen vangen veel wind’ : gaat dat over de natuur of over politici?
• Handmatig indexeren is ook duur: dat vergt de inzet van veel personeel. En wie doet dat? De informatie specialisten? De gebruikers zelf?
• Hybride systemen: na de eerste slag door een geautomatiseerd systeem, volgt er een ‘menselijk’ oordeel. Waarschijnlijk de beste methode, maar ook erg duur.