Sharepoint 2010 en Links in New Window

Laat een reactie achter

En dan heb je dus je lijst mooi voor elkaar met een kolommetje websites bijvoorbeeld.
Maar als je dan op een link klikt, dan open hij de nieuwe website op de plaats waar je pagina stond en die oorspronkelijke pagina ben je dan kwijt. En dat is hinderlijk, zeker als je hem dan per ongeluk sluit.
Het is me al vaker opgevallen -met de linkresolver bijv- dat ITers een voorkeur hebben om geen nieuwe windows te openen en het kost wat moeite om dat voor elkaar te krijgen, want ik doe dat graag: lekker veel windows open ;-) .

Dus op zoek naar een ‘target blank’ optie … maar dat valt nog niet mee.

In de help is het niet te vinden, op de site van Microsoft ook niet.
Wat blijkt: het zit niet in de standaard!
Wonderlijk, die target blank was een van de eerste ietsje geavanceerdere html codes na bold die ik gebruikte …

Via via kwamen we aan deze link Open Link List Items in New Window en dat was precies wat we zochten!

De bedoeling is dat je dan een webpart met een script toevoegt, en dan hoef je alleen maar achter elke link in je lijst “#openinnewwindow” te zetten.

Het staat een beetje mal -in de display van de pagina zie je het trouwens niet staan- maar het werkt wel.

Sharepoint 2010 en Excel

3 Reacties

Sharepoint en Excel zijn beide Microsoft producten dus hoe moeilijk kan het zijn een excelsheet in Sharepoint te stoppen?
Dacht ik toen ik een excelsheet had, waarvan ik de gegevens meteen op de Sharepoint webpagina wilde hebben, inclusief de sorteer- en filteroptie voor elke  kolom.

Het zal wel niemand verbazen dat dat een beetje tegen viel.

Wat zijn de opties:

1. Wat je kunt doen is de hele tekst van een Excelsheet kopiëren en plakken in de ‘Content’ van de Sharepointpagina
Dan krijg je wel de tekst netjes in tabelvorm, maar je kunt niet filteren en sorteren.

2. Wat je kunt doen is de Excelsheet als Document toevoegen en een link maken naar dat document.
Nadeel is dan dat het systeem eerst Excel moet opstarten en je wilt soms meteen de inhoud getoond hebben.

3. Je kunt een Web Part toevoegen en daar een Excel worksheet in oproepen: het zgn ‘Excel Web Access Web Part‘.
Daarmee heb je wel alle faciliteiten van Excel, maar dit is niet een standaard onderdeel in Sharepoint…  dus dan moet de IT afdeling dat wel gefaciliteerd hebben. Als ze dat (nog) niet gedaan hebben, kun je de sheet niet in een webpart oproepen.

4. Je kunt de Excelsheet als een Lijst inlezen.
Dat werkt met standaard Sharepoint, en je hebt de sorteer en filter opties van Excel.
Als je sheet niet al te groot is, is dat de eenvoudigste optie.
Eventuele macro’s neemt hij niet mee, maar zo ben je al wel een eind.
Wat me opviel is dat je niet bij alle kolommen een pull-down menu krijgt voor Filteren en Sorteren:
Met wat trial and error  -hoe zoek je op hoe het komt dat die pull-down  en dus de filter optie niet getoond wordt– kwam ik erachter dat dat ligt aan het feit dat bepaalde kolommen ‘Multiple lines of text‘ waren geworden en andere ‘Single line of text‘. En die Multiple lines gaven dus dat pull down menuutje niet.
Dat aspect aan een kolom kun je niet wijzigen, maar wat je wel kunt doen is een kolom erbij maken met Single Lines (of een keuze menu, dat mag ook)  en de hele inhoud kopiëren, waarna je de oorspronkelijke kolom verwijdert.
Niet volgens de regels waarschijnlijk maar het werkt wel.

Learning all the time ;-)

Haal meer uit Sharepoint : GO cursus middag deel 2

1 Reactie

Vervolg van het ochtend programma

Werkstromen
Dit gebruik je als je een bepaalde site, documenten sets, folders of documenten door de organisatie wilt laten gaan.
Er zijn er een aantal standaard ingevoerd (bijv goedkeuring,  feedback of handtekening verzamelen ), maar je kunt ze ook op maat maken.
Handmatig of automatisch starten : bijv bij upladen van een document komt er dan  een  melding dat je er iets mee moet doen. Die melding komt meestal bij takenlijst, wil je dat niet dan kun je daar een alert opzetten zodat het in je email komt.
Werkstoom formulieren worden snel heel groot en complex.
Dikwijls is er kennis van Visual Studio, maar SP designer en/of Infopath nodig.
Combinatie met formulieren is aan t bevelen.

Werkstromen maak je  in een bibliotheek via Hulpmiddelen voor bibliotheken > bibliotheek > werkstroom instellingen.
Je wijst taken van aan een site.
Kan heel handig zijn.

Beheer
Daar ga je al wel eerder over nadenken dan aan het einde van het traject.
Nodig om te voorkomen dat het een zootje wordt.
Moet in lijn zijn met de organisatiecultuur en de strategie van het SP traject.
Al teveel flexibiliteit kan ongeorganiseerdheid in de hand werken, en de gebruiker van SP is ‘in control’ dus dat ligt op de loer.
Governance model is altijd van belang.

Beheermodel
Vastleggen : welke mensen, (rollen en verantwoordelijkheden), beleid (wat mag wel wat niet) en processen (gebruikelijke gang van zaken)
Onderwerpen : content, informatie architectuur, aanpassingen, beveiliging en toegang, technische architectuur, gebruikerstoegang.
Van belang is om wel het doel van SP in de gaten te houden : wil je het alleen als intranet gebruiken of alleen als ‘collaboration’ tool. Op basis daarvan dien je dan bepaalde zaken af te wijzen: bijv geen menulijst als SP primair een samenwerkingstool is en geen intranet.
Beslis of SP het systeem dat alle andere systemen gaat vervangen of gaat het er naast draaien.
Belangrijk om daar vooraf over na te denken en dat ook te communiceren.

Daaruit volgt dan antwoord of vragen als:
– welke documenten mogen wel en welke niet in sp
– bewaartermijnen en wat gebeurt er dan daarna mee
– maatwerk of niet
– verhouding tot andere systemen
– gebruikersondersteuning
– wie krijgt toegang
– wanneer teamsite en wanneer niet

Implementatie beheermodel: behandel als deelproject, communiceer je er over, bedenk sancties, zorg voor periodiek onderhoud.

Zoekmachine
Afhankelijk van de versie: Foundation,  Server standard, Server enterprise, Fast search.
Verschillende prijzen en verschillende functionaliteiten: hoe meer functionaliteit hoe duurder het wordt.
De meesten hebben Enterprise.
Wanneer Fast : betere performance, heel veel documenten, meerdere bronnen,  echt factet-navigatie, snellere preview. De zoeksuggesties zijn geavanceerder, maar het kost wel ca 130k.

Er is meer aan te passen aan de gewone zoekmachine dan je aanvankelijk zou denken.

Zoekbox op ieder pagina maar ook als aparte site.
Zoekbereik : in zoekbox kun je bereik aangeven : alle sites, this site of people. In een lijst zou je ook tot de aparte lijst moeten kunnen beperken.
Basiszoekcentrum je moet daar een aparte site voor aangeven in de navigatiestructuur. Wordt standaard niet getoond.
De relevantie bepaling van deze Zoekbox kan anders zijn: de relevantie bepaling is nl afhankelijk van de pagina waar je staat,  dus de resultaten kunnen anders zijn! Ook als je basiszoekcentrum in je linkernavigate opneemt kan het resultaat anders zijn.
Booleaans en wildcard aan einde van het woord.

Voorkeuren daar kun je weinig mee. Kan helpen als je op stopwoorden wilt zoeken. Bijv woord als ‘in’ zit in NL stopwoordenlijst, maar maar als je er toch op wilt zoeken kan dat via andere browsertaal.

Geavanceerd zoeken.
Lijkt beetje op Google.
Booleaans vereenvoudigt in bovenste regels.
Beperken tot bepaald document type. De pdf moet je aanpassen.
Specifieke veldnamen.
Als je wilt zoeken op trefwoorden moet je die hier apart aan toevoegende komen niet automatisch ‘op puppen’.

De managed metadata vind je wel in de linkernavigatie als verfijningsoptie.
Is niet echt facet zoeken : je ziet bv de aantallen niet.
Reden daarvan : snelheid,  de facetten worden gebaseerd op eerste 50 resultaten.
Dat kan behoorlijk verwarrend werken, is op te lossen met de nauwkeurigheidsindex in het verfijningsdeelvenster. Dat gaat wel ten koste van de snelheid dus. Tot max 500 kun je dat verhogen, wil je meer dan heb je Fast nodig.
Als je klikt op Alle Sites in de navigatie klapt deze uit naar teamsites, maar dat nodigt in eerste instantie niet uit om erop te klikken.
Auteurs: als je extern document toevoegt, krijg je die ook bij de auteurs te staan.
Verschil tussen titel en bestandsnaam geeft ook veel verwarring : die zou je over kunnen laten nemen, dan moet dat wel geprogrammeerd worden.

Geavanceerd zoeken pagina kun je aanpassen met zoektips bijv.
De talen kiezer kun je uitzetten.
Aanpassen door naar de pagina te gaan, en via Pagina > pagina bewerken.

Resultaten pagina aanpassen. Kan alleen beheerder.
Eerst zoekopdracht dan Pagina en Pagina bewerken: zit vol webparts die je kunt bewerken.
Bijv categorieën om t verfijnen en de nauwkeurigheidsindex.
Je kunt schermen eenvoudig en geavanceerd samenvatten, want veel mensen willen niet geavanceerd zoeken.

Zoekbereiken
Ook voor teamsites kun je Zoekbereik aanpassen

Indexering wordt op bepaalde tijd gedaan, hier kun je zelf instellen hoe vaak en wanneer je dat wilt

Zoektrefwoorden.
Op hoogste niveau kun je dat aangeven met welke woorden je bepaalde termen wilt laten uitbreiden.
Synoniemen lijstje dus.
‘Best bed': een vaste pagina leveren op een bepaald zoekwoord.
Aan te bevelen is om dat naast de ‘managed terms’ te gebruiken, want als men de termen niet opgeeft als trefwoord dan vind je ze zo toch.

Extra zoeken
Je kunt de zoekmachine uitbreiden door te zoeken in andere bestanden of bijv de fileserver.
Business connectivity center
daarmee kun je ook een extern systeem als bijv je catalogus doorzoeken.
PDF op een fileshare zetten: als je die laat indexeren kun je ze laten doorzoeken met een apart zoekbereik. IT moet daarvoor wat aanpassen maar dat gaat wel.
Dat is handiger dan ze zelf in sp opnemen en geeft zo ook minder ruis in de gewone zoekacties.

Rol informatie professional
Je bent expert ‘zoeken en terugvindbaar’ maken, maar hoe zorg je dat ze dat zien?
Probeer vroeg in het traject aansluiting te vinden, meedoen aan piloten, stuurgroep, doe kennis op en etaleer deze.
Neem leiding of geef input rondom in kaart brengen gebruikers behoeften, toekennen metadata, migratie model, training, functioneel beheer.

Overerving rechten
Volgt ouder kind relatie,  neemt automatisch rechten bovenliggende site over.
Je kunt het doorbreken maar dan is later die breuk moeilijk vindbaar, regel daarom zoveel mogelijk op hoogste niveau.

Groepen en personen.
Een groep koppel je aan een site of bibliotheek.
Aan die groep voeg je personen toe.
Elke site heeft drie groepen : eigenaren, leden, bezoekers.
Kan snel uit de klauwen lopen als je daarin gaat wijzigen, omdat sp er altijd drie aanmaakt.
Zelfs op document niveau kun je dat aanpassen.

Sjablonen
Kun je ook van een site maken en die kun je daarna weer inlezen als voorbeeld voor een andere site.
Ook van externen kan dat, maar mogelijk via IT omdat die op een bepaalde plaats neergezet moet worden om ingelezen te kunnen worden.

———————–

Zie ook andere blogposts over GO cursus Sharepoint

Haal meer uit Sharepoint : GO cursus ochtend deel 2

1 Reactie

Vervolg van 1 november, dit keer over zoeken, migratie,  implementatie, metadata.
En de rol van de informatie professional.

Opmerkingen
Sharepoint neemt informatie uit het document over: als je bijv een Word document gaat hergebruiken, komt de oude titel weer terug in je overzicht / list. Of de datum dat het aangemaakt of gepubliceerd is: dat maakt ook uit bij presentatie.

Metadatamodel
Meerdere inhoudstypen kun je, als ze dezelfde metada / kolommen hebben,  samenvoegen.
Bepaal voor het model:  welke site-inhoudstype, site kolommen, eigenschappen van sitekolommen (vrije trefwoorden, numeriek,  persoon, een of meerdere tekstregels, keuzelijst, hyperlink) , en per inhoudstype welke sitekolommen van belang zijn.
Als je een model maakt,  kun je de kolommen anders invullen per inhoudstype  en in een schema ziet dat er naar mijn mening onoverzichtelijk uit, maar tenzij het heel belangrijk is, zou je ze wel het beste dezelfde volgorde op de site kunnen aanhouden. Voor het model zelf kun je ze wel door elkaar zetten.

Valkuil van velden verplicht maken is dat veel mensen gewoon de eerste de beste term nemen.

Metadatamodel voor documenten die geen definitieve status hebben zou je eenvoudiger kunnen houden dan voor definitieve documenten.
Zelf gemaakte trefwoorden kun je je laten groeien door ze te verplaatsen. (Zie ook de blogpost Meta data voorzieningen van Maarten van Dungen)
Aan aantal trefwoorden per document is geen limiet.

Als je een kolom aanmaakt met beheerde metagegevens moet je daarna nog koppelen met een set uit de groepen of taxonomieën .

In- en uitchecken en versiebeheer doe je per bibliotheek, en dat  kun je daar bepalen, dus dat hoef je eigenlijk niet in Metadatamodel op te nemen om t overzichtelijk te houden.
Importeren is goed te doen als je hem op een goede manier -csv- hebt opgebouwd: importeren is het probleem niet, netjes opbouwen wel. Bijhouden moet daarna wel in Sharepoint.

Migratie
Te vergelijken met een gewone verhuizing : eerst omgeving bouwen, dan spullen pakken wat je wel en niet meeneemt en dan de daadwerkelijke verhuizing. Klinkt logisch, maar in de  Sharepoint praktijk is dat vaak toch niet zo logisch.
Vanuit een bestaand DMS  naar sharepoint migreren is lastiger dan enkel vanuit een fileserver systeem. Nog lastiger is het om vanuit verschillende systemen te migreren.
Van SP2007 naar SP 2010 is eigenlijk upgraden en niet migreren.

ROT: redundant, outdated en triviale moet eruit.

Alleen overgaan van 2007 naar 2010 als er reden voor is. Je moet wel office 2010 hebben voor sp2010,  anders gaat t geheid niet goed.

Aandachtspunten
Plannen!
Verantwoordelijkheid en eigenaars: wie doet wat, wie voor welke content.
Content op orde: inventariseer bronnen en content en verder per bron welke documenten je hebt. Leg dat vast in een inventarisatierapport.
Bepaal nieuwe locatie.
Gebruik migratie tools.

Content opruimen : maak ROT criteria, dat helpt je gebruikers.
Bijv alleen definitieve of laatste versie.
Dan heb je minder te migreren en minder vervuiling in de zoekmachine.

Nieuwe locatie nieuwe informatie architect moet helder zijn,  inclusief inhoudstypen, metadata structuur,  site en navigatiestructuur.
Migratie : zowel verplaatsen als metadata toekennen, bevriezen oude data.
Er zijn diverse migratietools als Xillio, Tzunami, AvePoint, MetaVis etc.

Implementatie
Wel experimenteren maar weet tot wanneer, laat het niet aan elkaar hangen van pilots.
Niet te snel, eenvoudig, maar hou vaart erin.
Eerste release moet een wow factor hebben en/of kritische bedrijfsinformatie bevatten.
Manage verwachting, communiceer en train. (dat wordt nog wel eens vergeten.)
Niet de techniek, maar het afhaken van gebruikers is grootste probleem bij het succes van Sharepoint.
Biedt training aan op diverse niveaus, en de op diverse manieren, zoek ambassadeurs.
aan training moet je bij blijven spijkeren, zeker met nieuwe functionaliteit of release. Of als je ziet dat er verkeerd gebruik van gemaakt wordt.
Communiceer op diverse tijden er over, hoeft niet altijd klassikaal, gebruik Yammer, luister naar klachten, inloophelpdesk, korte video’s, tips en trucs, lunchsessies, nieuwsbrieven.
Training niet alleen van het hoe,  maar ook over waarom: dat vergroot de gebruikersacceptatie.
Zorg voor draagvlak, beloon goed gedrag, maak het visueel, laat effect zien op zoekmachine van gebruik van metadata.
Geef goed voorbeeld: communiceer via SP.
Betrek gebruikers, richt je op degene die willen, laat zien al het oplevert.

—————————
Vanmiddag deel 2

zie ook de andere posts over de GO cursus Sharepoint.

Haal meer uit Sharepoint : GO cursus – middag deel 1

1 Reactie

Informatiearchitectuur
Strategie en plan om informatie op te slaan en terugvindbaar maken.
Navigatie, classificeren en metadateren.

Site architectuur  / Metadata architectuur Pagina / Pagina architectuur

Site architectuur
Plaatsing site binnen sites
Ondergrond (basissite) met daarop bibliotheken en lijsten. Binnen lijsten werk je met kolommen: die kolommen kun je op diverse niveaus aanmaken. Handigste om deze op het hoogste niveau aan te maken, dan kun je ze op meer manieren gebruiken.
Inhoudstypen kun je ook op meerdere niveaus aanmaken.
Per inhoudstype horen bepaalde site-kolommen
Een site is een verzameling van een hoofdsite  met daaronder meerdere sites. Waar eventueel weer andere sites onder komen, de navigatie structuur wordt bepaald door deze structuur.
Advies: maak de navigatie max 7 niveaus breed (over de horizontale breedte van het scherm) en 5 diep. Beterschap is nog 3 diep.
Een van de grote valkuilen van een organisatie die is dat afdelingen de navigatiestructuur gaan bepalen : doe dat niet, want als je gaat reorganiseren moet je ook je intranet op de schop nemen. Een uitzondering is er wanneer de afdelingen ook functies zijn.
Met het mappenstructuurtje helemaal links bovenaan kom je weer hoger de boom in.
Landingspagina’s: zijn voor website gebruikelijk, maar  zorg dat ieder pagina nuttige context bevat en maak geen sites alleen voor logische navigatiestructuur.
NB: Niveau van diepte van de  pagina is van invloed op de ranking van het zoekresultaat!

Teamsites
Meestal op aanvraag. Niet aan te raden dat iedereen zelf te laten doen. Zorg voor overzicht in de structuur, en denk erom: het groeit explosief, zorg dus voor inbedding en borging bij de rest van de content.
Bedenk wat te doen na afsluiting van het project/team.
SP kan zelf geen sitemap maken : maak daarom een pagina een lijst met namen en beheerders van sites met bijvoorkeur ook de metadata en stel die voor iedereen ter beschikking.
Gebruik is dat iedereen mag lezen en alleen teamleden mogen toevoegen en editten.

Metadata architectuur
Dat gaat over inhoudstype, site kolommen, koppeling met bibliotheken / lijsten en hun onderlinge afhankelijkheid
Dit is de basis van hoe je documenten vindbaar zijn.
Iteratief.
Op hoogste niveau bepalen soorten documenten (houd aan max ongeveer 20soorten) , en welke sitekolommen daarbij horen.
Bepaal ‘beheerde metadata’ en keuzelijsten
Koppel inhoudstypen en sitekolommen
Bepaal bibliotheken en lijsten
Koppel inhoudstypen en bibliotheken en lijsten

Site-inhoudstype
Dit is een voorgedefinieerde manier om instellingen, gedrag en metadata te hergebruiken, niet te verwarren met bestandstype
Ongeveer 20 max, zorg voor overerving.
Onderscheid zich voor wat betreft metadata,  beleidsregels werkstromen

Site-kolommen
Eigenschappen van documenten
Niet verwarren met soort documenten
Bijv locatie, afdeling, onderwerp, taal
Aanvullende gegevens als soort kolom tekst, mail datum, plaats auteur, beheerders metadata
Hergebruik waar mogelijk bestaande SP kolommen

Keuzemenu of beheerde metadata
Je vindt de optie bij siteacties de linksboven dan termen opslag beheren.

Keuze als
– Beperkt aantal
– Plat, maar gn NT of BT
– statisch

Beheerde metadata als
– hiërarchie
– meerdere waarden
– sterk aan verandering onderhevig
Standaard kan SP wel synoniemen aan, maar maar geen hiërarchische relaties.
Je kunt wel een bestaande taxonomie importeren: csv file. Daarmee importeer je geen synoniemen.
Maatwerk nodig als je dat zou willen. De beheren moet dan ook hierin:  je kunt hem niet elders beheren.
Datafacet biedt kant en klare taxonomie aan,  deels (general business taxonomy in het Engels ) gratis importeren. Ervaring leert dat t nogal Amerikaans is.
Iemand moet het beheren, beste is om het eenvoudig te houden.
Kan max 7 niveaus inlezen, problemen met RTs.

Inhoudstypen en sitekolommen
Bepaal per inhoudstype de relevante sitekolommen
Bv rapporten : onderwerp taal klant
Notulen : onderwerp afdeling datum overleg
Max 5 kolommen per inhoudstype

Bibliotheken en lijsten
Regel niet op dit niveau wat je op site niveau kunt regelen
Bepaal per bibliotheek de relevante inhoudstypen
Zoveel mogelijk documenten in een bibliotheek zetten. De max is 3000.

Pagina architectuur
hoe inrichten mt bibliotheken lijsten ed
Een pagina bepaalt wat je van een bibliotheek ziet.

Weergaven
Bepalen welke kolommen getoond worden. De volgorde,  sorteren, filteren, aantal te tonen items.
Een bibliotheek kan als webonderdeel een andere weergave hebben. Bijv als je een vast aantal documenten wilt tonen, of bepaalde metadata niet wilt tonen, wil  filteren op afdeling, onderwerp regio, etc.
Je wijzigt niets aan document an sich maar alleen de blik erop.

Nu aan de slag met de opdrachten: verbazingwekkend hoe Microsoft het voor elkaar krijgt om het systeem zo onhandig in elkaar te zetten. Ik word er niet vrolijk van …

literatuur
– how to de everything microsoft sharepoint 2010
– essential sharepoint 2010 overview governance and planning
– managing and implementing microsoft sharepoint 2010 projects
– handbook sharepoint 2010. P van de der Woude
– sharepoint  2010 consultants handbook a practical field guide to manager metadata service. McNulty

Haal meer uit Sharepoint : GO cursus – ochtend deel 1

Laat een reactie achter

In juni had ik de GO introductiecursus gevolgd : zie het verslag van het ochtend en van het middag programma.
Vandaag deel 1 van het vervolg: haal meer uit Sharepoint deel 1. Deel 2 komt over twee weken.

Ga dit doen met een nieuw toetsenbord, SwiftKey  X, en daar moet ik nog wat aan wennen,  dus maar hopen dat dat goed gaat*
____________

12 deelnemers, maar paar (vaag) bekenden van de introductiecursus.

Elektronische leeromgeving LoGO aangemaakt. Login met naam en cursistennummer.
Werkt meteen, dat is leuk: daar staan sheets en komt er later aanvullende informatie bij te staan.

Agenda

Search expertise / domain expertise (: Search Patterns van Peter Morville en Jeffery Callender)

Dag 1
Strategie en planning
Wensen en eisen
Informatiearchitectuur
Dag 2
Implementatie
Beheer
Huiswerkopdracht
Optimalisatie functionaliteiten

Strategie en planning
Doelstelling is altijd belangrijk.
Je kunt er van alles van maken, maar als je maar de bouwstenen op een goede manier bijeenvoegt.
SP gebruiken op zich is geen doel.
Je moet doel niet richten op de functionaliteiten van Sharepoint zoals ‘team sites gebruiken’, maar op  ‘samenwerken’ en ‘informatie delen’. Als die bereidheid er niet is gaat t niet lukken.

Mogelijk doel
Inzetten voor corporate intranet.
Delen van interne documenten
Samenwerken in teams en aanprojecten
Exranet (samenwerken met externen)
Doorzoekbaar maken van kritische bedrijfsinformatie

Doelstellingen
Aandacht voor : Stakeholders / bedrijfsprocessen / informatiesystemen

Stakeholders: it, afdeling communicatie, contentleveranciers (iedereen kan zelf informatie toevoegen, waarmee contentleveranciers de eindgebruikers zijn die vaak geen zin in metadateren hebben, met alle gevolgen van dien) , beheerders, eindgebruikers.
Uiteindelijk doe je het voor de eindgebruikers.

Bedrijfsprocessen
Rekening houden met bedrijfscultuur : is die heel hiërarchisch of gericht op delen.

Informatiesystemen
Gaat er alles in of alleen de eindversies :  dat is een keuze.
IT landschap: vaak is het handiger als je een documentsysteem laat communiceren met SP dan het er helemaal in knutselen.
Als er al gekozen is voor SP,  zit je er alvast, maar maar als je nog kunt kiezen kun het beter eerst kijken of SP wel geschikt is voor je doel.

Wanneer is SP geschikt?
SP is geschikt als het aansluit bij eindgebruikers, past binnen budget (implementatie van SP is veel duurder dan de aanschaf ervan) en past binnen de IT  infrastructuur.

Inhoudstypen
Per inhoudstype varieer je in aantal zaken als kolommen, werkstromen, beleidsregels.
SP heeft er standaard al een aantal, maar je kunt er zelf aan toevoegen.
Gebruik maken van inhoudstypen is een krachtige manier om -als je met metadata  wilt werken-  in een keer een aantal metadata toe te voegen zonder de gebruiker ermee te vermoeien.
Het lijkt gemakkelijk om velden verplicht te tellen, maar wees er voorzichtig mee: mensen gaan dat niet doen.

Documenten sets
Niet in 2007.
Soort dossiers maken: binnen een documentbibliotheek een set van documenten maken om te delen, apart inhoudstype met daarin andere inhoudstype .
Metadata zit daaraan vast en die kun je laten overerven: ‘Gedeelde kolommen’, daar vink je ‘gedeeld’ aan en daarmee laat je de inhoud van die metadata meeneemt.
Moet wel in de kolommen voorkomen dus.
Addertje: documenten verplicht upload vanuit de documentset. (Raar van Microsoft dat hier niet een optie ‘Toevoegen nieuw document’ onder de andere documenten staat, wat overal wel aanwezig is, maar dat je via de ribbbon een optie aan moet klikken om een document up te loaden. Het hele systeem zit vol met dit soort inconsequenties: dan weer boven, dan weer beneden klikken, je zoekt je gek)

Eindgebruiker bepaalt uiteindelijk het succes.
Kun je in kaart brengen met persona’s: essentieel is dan de vraag: kan zo’n type gebruiker ermee werken.
Let daarbij op de verschillen:

  • Verschillen in zoekgedrag zowel wat betreft search expertise als domein expertise.
  • Situaties verschillen: je weet dat iets bestaat en waar t is / Dat t bestaat maar niet waar te is / Niet weet dat te bestaat.
  • Precision en recall: afhankelijk van gebruikers moet je daar keuze in maken: niets willen missen / niet te veel willen vinden
  • Samenwerken: hoe definieer je dat?  collaborate /create / communicate

Vertaling requirements
Wensen en eisen van gebruikers meenemen.
Geavanceerde gebruikers kunnen niet bouwen maar wel de experts vertellen wat er nodig is.

Van wens naar functionaliteit
– als je zeker wilt weten dat je meest recente versie hebt: Versiebeheer
– facetten kunnen gebruiken: faceted search / fast

Wireframes handig als je requirements duidelijk hebt: hoe gaat het er uit zien.
visio
– intranetfactory speciaal gericht op sharepoint

Geavanceerde functionaliteiten
Records declareren
Beleidsregels

Records declareren
Je zet het document vast, zegt dat dit de definitieve versie is,  je maakt er een archiefstuk van.
Op basis van dat declareren komen er dan eventueel andere bewaartermijnen aan. Dit is ‘in place record’ archiveren.
Dit werkt alleen op document zelf, niet op dossier.
Helaas is dat zo’n rare naam dat de eindgebruikers dat niet zelf gaan gebruiken, maar meer voor de afdeling archief.
Je kunt het niet meer ongedaan maken.
Herkenbaar aan het hoe slotje.

Beleidsregels
Bewaartermijnen erop zetten op basis van inhoudstypen
Records en niet-records worden verschillende behandeld.
Standaard staat deze uit: kun je aanzetten. Op basis van tijdsperiode acties laten uitvoeren.
Ook voor automatisch records declareren.
Maar ook oude versies verwijderen, verplaatsen naar een andere bibliotheek of naar het ‘record centrum’.
Of voor alles wat vijf jaar niet geopend is een werkstroom opstarten met de vraag wat je ermee wilt doen.
Vernietigen of naar de prullenbak: in het laatste geval kunnen ze nog teruggehaald worden, in t eerste niet.

- wordt vervolgd,  even lunchen, vanmiddag verder

(die autoaanvuller/corrector van Swiftkey zet toch nog vaak woorden neer die er niet horen ;-0)

Eric Burger E-mailarchivering- en management

Laat een reactie achter

Eric Burger E-mailarchivering en -management: Hoe bedenk je voor een organisatie een zo goed mogelijke strategie hiervoor.

foto Ron Wessels

Presentatie is een aansporing om een cursus over dit onderwerp te gaan volgen  (komt in november 2011) ;-) .

Hoe kun je het beste digitaal materiaal organiseren en vasthouden.

DMS en RM zie je steeds meer samenkomen in applicaties: mensen zelf documenten opslaan in systemen waar ze ook langere tijd bewaard moeten / kunnen worden. Aparte applicaties komen steeds meer in grote platforms bij elkaar.
Wel aan dacht voor documenten archivering  en social media zijn wel een hot probleem voor archivering, maar aan de mail wordt te weinig aandacht besteed.

Untold story of the bush white house emails aug 2010: rapport  ontluisterend verhaal om witte huis email te laten archiveren. daar kun je zien welke strategieën ze achtereen volgens gekozen hebben en wat mislukt is: lessons learned hoe het niet te doen dus. overgang van lotus notes naar outlook; bleek veel daarin niet te kunnen. E-mails opslaan in .PST file dat is eigenlijk een noodoplossing en is rampje om ze later terug te vinden.

Meeste organisaties werken met Outlook: Outlook is een programma voor individueel gebruik dat goed geschikt is om te zenden en te ontvangen maar helemaal niet om te archiveren.

E-mail berichten worden niet zorgvuldig bewaard, maar ook niet zorgvuldig vernietigd.
Rechter kan email accepteren als bewijs.
Disclaimers werken niet.
E-mail printen is geen garantie voor correcte weergave van de technische metadata
In wet en regelgeving is er wel allerlei over besloten: 7 jaar. Eigenlijk is dat helemaal niet zo gemakkelijk om dat voor een langere periode te bewaren.

Als je een email verwijdert, is hij niet helemaal weg, al denken we dat vaak van wel.

Is email archivering wel een issue in de organisatie? Als je een oplossing gaat bedenken kost het waarschijnlijk geld.

Rapport: Gartner. Building an e-mail retention strategy (july 2010)
Op basis daarvan kun je een strategie maken: aanbevelingen hoe hou je je bewaarstrategie eenvoudig.

Vaak bouwt men mogelijkheden het DMS in om mails toe te voegen, maar ze zijn vaak zo lastig uitgevoerd dat mensen  dat helemaal niet doen.

Wil je dat wel doen:

  • Maak team uit verschillende afdelingen : gebruikers / ict / juridsich / recordmanagement
  • Strategie in-box klein houden : Beperken omvang , automatishc legen default mappen, attatchment stripping (heeft allemaal niets met archivering te maken)
  • backup email (is geen archivering, overschrijft oudere versies,  houdt geen rekening met bewaartermijnen
  • opslagbehoefte berekenen; transitory mail alternatieve opslag, cloud?  (meeste willen niet in cloud archiveren maar houden het liever binnen de deur)
  • opslag opties: locale archieven …
  • classificatie: iemand moet zeggen waar t bijhoort, tagging, filteren, slepen naar archief
  • vastleggen door eindgebruikers bv in SP via Colligo contributor
  • drag en drop vanuit outlook naar sp (zie microsoft site)

Je moet het zo eenvoudig mogelijk maken, anders doen gebruikers het niet.

Gartner; Automatische classificatie (zender, rol, onderwerpsregel, trefwoord, type attach)  is vaak succesvoller dan mensen zelf te laten indelen.. Risico is wel een te ingewikkeld og gediversifieerd geheel van bewaartermijnen en uitzonderingen. Wordt in NL eigenlijk niet zoveel gedaan.

Elementen email archivering

  • combinatie van categorieën en email
  • bepaal omvang en schonen mailboxen
  • wat te doen met bestaande emailarchiven
  • hoe classificeren