Bert Menting vertelt over Vestia – het expert search systeem dat hij aan het maken is voor Amnesty Int Nederland.

“Tijdens dit project is vastgelegd welke kennis, informatie en ervaring een medewerker heeft. De systematiek heeft als hoofddoel mensen met relevante kennis op te sporen binnen de organisatie. Daarnaast moet het ook gaan bijdragen aan: het bewust nadenken van individuele medewerkers over hun eigen kennisprofiel; een versterkt kennisnetwerk binnen de organisatie; beter zicht op de ontwikkeling in de kennishuishouding, wat aanleiding kan zijn tot management initiatieven.”

Kenniskaarten
Aanvankelijk was er smoelenboek, en dat hebben ze nu uitgebreid.
Bert noemt het een kennismanagement systeem, maar in mijn ogen is het een expert zoeksysteem. De naam is Vestia (godin van huis en haard)
In het systeem zijn medewerkers te vinden met foto, aanwezigheid, functie, expertises ed.
De kaarten kunnen zelf door mensen bijgewerkt worden.
Het systeem is op een thesaurusmodel gebaseerd: een korte naam met toelichting, ter voorkoming dat termen opnieuw worden toegevoegd.
Op allerlei verschillende termen kun je door klikken om zo op heel verschillende onderwerpen terecht te komen.

Je kunt zoeken via tekst, maar de resultaten kun je ook als grafische voorstelling laten presenteren.
Gebaseerd op een grafische thesaurus van een woordenboek dat hij op internet heeft gevonden: een soort beweegbare mindmap, ik heb het wel eens meer gezien. Ziet er leuk uit. (Volgens mij is het deze http://www.visuwords.com/ )
Het is een bewuste keuze geweest om Hestia zelf te ontwikkelen, het werkt nu nog alleen voor de Nederlandse vestiging, er is internationaal geen overkoepelend systeem, mogelijk gaan ze straks dit ook gebruiken.
Pasjes voor de deur werken er ook mee: daarom kun je ook zien wie er aanwezig is en wie niet.
Ziet er leuk uit.

Erik de Maijer vertelt over het Achief project van Amnesty Interntional NL

.
“Tijdens dit project zijn de beschikbare archieven bij het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) van 1968 tot 1997 geschoont, beschreven en geordend met als resultaat een inventaris op internet; het papieren archiefmateriaal van Amnesty International van 1997 tot 2009 is verzameld, beschreven en overdragen aan het IISG. Ook zijn de rechten voor foto’s en posters om op deze wijze (her)gebruik mogelijk te maken geregeld en wordt dit materiaal gekoppeld aan het papieren archief.”

Het was een wens vanuit de organisatie om het archief dieper te ontsluiten.
Oorspronkelijk was er een DIV afdeling, maar bij het opstarten van de nieuwe afdeling Informatiediensten is het archief een tijdje niet zo in de picture geweest.
Doordat ze onder IT vallen, is het ook wat natuurlijker om meer digitaal te willen doen.
Ze zijn heel tevreden over de samenwerking met / binnen  IT :

“IT kan systemen maken, wij kunnen ze inrichten. “

Papieren archief
Voor het schonen was er een paar honder meter archief.
Uiteindelijk is  59m aan IISG overgedragen en ook nog eens 53m bestuurlijk archief wat eerst in Rijksarchief zat.
Aanvankelijk was het onduidelijk wat er nu  precies in het archief zat: het moest dringend uitgezocht worden.
Ook omdat Amnesty eerdaags 50jaar bestaat moest het ook goed beschreven worden, en van de foto’s moest copyright duidelijk worden.
Dit project duurde anderhalf jaar en er was een budget van een ton voor beschikbaar.
Medewerking bestond uit allerlei afdelingen van informatiediensten, maar ook de audiovisuele dienst, er was een klankbord groep, en het  IISG.
Er hebben ongeveer vier mensen aan het project gewerkt, en er is veel advies gevraagd aan mensen die er lang werken.

Archief
Uiteindelijke ontsluiting nu is op stuk nivo in Adlib: voorheen was ontsluiting op dossier nivo, maar dat vond ze teweinjg.
Veel gedigitaliseerd in Alfresco een Sharepoint alternatief.
De beschrijving van de stukken deden ze in Adlib en digitale archiefstukken zelf in Alfresco, voor affiches  gebruiken ze ADAM.
Er is een Internationale trefwoordenlijst, maar is niet gekoppeld aan het interne kennismanagementsysteem Hestia.
De archiefinventaris van het IISG.
Uiteindelijk willen ze wel naar een systeem.
Foto’s en affiches worden wel internationaal samengevoegd en ter beschikking gesteld in Adam.

Er is al wel wat online via IISG.

Heden
Zaken die nu de deur uitgaan worden niet automatisch gearchiveerd, zijn wel al digitaal, maar moeten nog door de afdeling informatiediensten in het archief gestopt worden.

Rebecca Vlaun vertelt over de informatiediensten van Amnesty Int NL

20 mensen mogen 15 december  een kijkje komen nemen in de keuken van Amnesty International, een actie van Prissma.
Rebecca Vlaun is senior informatiespecialist van Amnesty. Thema van haar praatje:

Informatiediensten, Deel 1: Waar komen we vandaan?

Deel 2: Waar gaan we naar toe?

Amnesty aan de basis staat: onderzoek, aangestuurd door Londen. Daar komen rapporten uit voort waaruit weer acties uit volgen.
Centraal staat mensenrechten bevorderen. Ze doen ook aan lobbyen,  bewustwording, samenwerking.

Onder de directie vallen drie clusters, een ervan is interne bedrijfsvoering, waarvan de IT afdeling weer een onderdeel is.
De informatiediensten vallen daar onder de IT afdeling, in Nederland hebben ze 1.8 fte voor informatiediensten.

Taakgebieden : archief, bibliotheek, kennismanagement, documentmanagement, intranet.
Het bibliotheekonderdeel is maar heel beperkt.

Informatieplan 2012. 45k budget. Adviserende rol. Redacteur intranet.
Wat ze hier doen is erg op Nederland gericht.
Er wordt internationaal nog niet heel erg veel samengewerkt met ander locaties : de behoeften liggen erg uiteen.
Erg gewaardeerd is de knipselkrant,  die wordt alleen intern uitgegeven, de licenties zijn afgekocht.
er is ook monitoring op voor Amnesty interessante zaken vanuit de kant van  communicatie.

2 Waar willen we naar toe.

Bibliotheek
Omdat er geen leestafel is, werd de bibliotheek ook maar matig gebruikt. Digitale informatie heeft toch de voorkeur.
Is het het waard om bibliotheek in stand te houden? Antwoord is “Nee”op de collectie die ze hebben staan.
Boeken op afdelingen in decentrale opstelling zijn wel zinvol, maar die worden nooit uitgewisseld, dus waarom zou je ze registreren?
Aanschaf van titels heeft ook voorkeur boven IBL van boeken.
IBL van artikelen is wel veel gevraagd.

De papieren exemplaren kunnen wel weg.
Het AV materiaal dat hadden is naar het systeem ADAM over gehaald: videobanden kunnen daar ook in.
Tijdschriften kunnen ook omgezet naar digitale versie via EBSCO.
De eigen collectie kun je net zo goed opzeggen, want na zoeken in databases zijn mensen al afhaakt.
De bibliotheek catalogus kan een dus ook weg.

Intranetportal
Een van de ambities is om alle systemen (archief – expertsysearch en document managementsysteem) die ze hebben via een enkel systeem doorzoekbaar maken.
Er is vrij weinig overlap tussen de systemen.

Document Management
Heeft lange geschiedenis. Vanaf 2002 zouden alle beleidsdocumenten digitaal verzameld worden, maar dat was een vrij gebruiksonvriendelijk en dat is dan ook gestopt in 2008.
Voor een nieuwe opzet is zo’n voorgeschiedenis  vanwege het imagoprobleem wel rampzalig …
Daarom proberen ze nu een beetje onderhands voorzichtig verder te komen, bijv via een Doorkijksysteem.

Doorkijksysteem
Daar bedoelen ze een systeem mee dat een document dat gepubliceerd wordt in een map zet, zonder dat men dat ziet.
Op die map zit een RSSfeed. Vanaf de intranet pagina van de informatiediensten is die dan een week te raadplegen.
Workflow verder is niet geïmplementeerd.

Slimme uitsmijter:

Aan te raden is om niet te hoge ambities in begin te hebben, maar met veel kleine stapjes daarmee kom je ook een eind.